A gestão de processos está presente em todos os lugares, desde empresas de pequeno porte até mesmo as de grande porte, o que apenas muda é o nível de complexidade.
Sejam eles complexos ou não, a gestão de processos precisa da nossa atenção diariamente para que continuemos com a garantia de que está tudo certo e que seu fluxo não apresenta falhas.
Porém, falhas estão sempre propensas a surgirem e isso pode influenciar totalmente em seus resultados, compreende?!
Logo, o quanto antes identificarmos os problemas e já buscarmos a solução, muito melhor para a saúde e continuidade da empresa.
E para já começarmos no gás, recomendo um conteúdo sobre aumento de lucro através da automação de processos aqui no nosso blog, provavelmente você irá conseguir tirar bastantes insights de lá!
A era da informação
Antes de irmos mais a fundo sobre a automação, organização e gestão de processos com o objetivo de você conseguir visualizar melhor qual é o ideal para nosso negócio, é importante também entender todo o contexto, tal como a era da informação.
A era da informação foi marcada após a era industrial na década de 1980 e sua principal contribuição foram com máquinas que auxiliassem as pessoas e que pudessem “facilitar” suas vidas.
Afinal, esse é um dos objetivos da tecnologia, concorda?! Fornecer tudo de maneira mais simplificada e assertiva.
Foram desenvolvidos equipamentos como:
- Microprocessadores;
- Redes de computadores;
- Computadores;
- Fibras ópticas; entre outros.
Um pouco de história é sempre bom! É importante compreender isso tudo para assim, darmos os próximos passos.
Gestão de processos nas empresas
A gestão e automação de processos só existe hoje, graças às “eras” anteriores e todas as revoluções feitas, tudo isso com o mesmo objetivo: facilitar processos.
Mas o que exatamente seria um processo?
Um processo pode ser definido como um conjunto de tarefas/atividades que possuem a finalidade de entregar um produto final, ou até mesmo um serviço.
Eles estão presentes em todos os setores em um ambiente corporativo e são primordiais para a organização e continuidade da empresa.
Você mesmo sem dúvidas executa um processo e talvez nem se dê conta do que é, mas ele garante que você consiga visualizar um resultado final.
Processos estão presentes no nosso dia a dia e fazem parte da nossa vida, mas dentro de um ambiente corporativo, ele pode e deve ser um pouco mais complexo.
Existem 3 tipos de processos e é importante você compreender um pouco mais sobre eles.
- Processos essenciais;
- Processos de suporte/apoio;
- Processos gerenciais.
Processos essenciais
Como o próprio nome já diz, eles são marcados pelos fluxos necessários para chegar ao objetivo final, abrangendo sempre as atividades que podem ser taxadas como as mais importantes.
É necessário que essas tarefas sejam sempre monitoradas, pois o ideal é se precaver a respeito de todo e qualquer erro que possa vir a surgir, evitando desperdícios e gargalos.
Além de tudo, ao monitorar essas atividades, você consegue garantir que o resultado final do produto seja o melhor possível, garantindo a satisfação do cliente… e convenhamos, essa é uma das melhores formas para atrair novas vendas.
Processos de suporte/apoio
Não necessariamente possuem uma uma frequência alta, mas servem como uma espécie de apoio para os processos essenciais, garantindo também o seu funcionamento.
Um de seus principais objetivos é garantir a eficiência e eficácia dos processos essenciais, geralmente executados pela equipe interna e até mesmo, terceirizados, agregando valor ao produto final.
Esse tipo de processo também é importante para conseguir mensurar até mesmo a eficácia dos processos essenciais, se realmente estão sendo bem planejados e executados, indo muito além de um simples processo, é algo que propõe uma melhoria contínua.
Processos gerenciais
Os processos gerenciais são marcados, como o próprio nome já diz, pela gestão de todos os outros processos. Esse tipo de processo procura visar sempre a eficácia e assertividade dos demais.
As principais atividades são mensurar, controlar e monitorar os resultados, identificando possíveis falhas e analisando como entregar o melhor produto/serviço sempre, garantindo clientes mais satisfeitos.
Interessante, né?!
Agora que você já compreendeu melhor como são os softwares e sua divisão, vamos ao próximo ponto: Softwares de Gestão.
Softwares de Gestão
O software de gestão tem o objetivo de organizar atividades e até mesmo arquivos de uma instituição, seja ela de cunho público ou privado, podendo ele ser virtual ou “físico”.
Existem diversos estilos de softwares para gestão, principalmente com foco em ambientes corporativos e apenas você conseguirá identificar qual é o melhor para seu negócio, e que provavelmente vai suprir mais dores em sua empresa.
É importante ressaltar que a integração entre setores através de um único software de gestão é muito mais assertivo e repleto de benefícios, como comunicação mais assertiva e segurança de dados.
Eles são essenciais e garantem o bom funcionamento de uma empresa, integrando setores até mesmo como administrativo, comercial, contábil e até mesmo operacional.
São diversas as etapas para que a implementação de um sistema de gestão possa ser feita, inclusive recomendamos o nosso postblog sobre o passo a passo!
Existem alguns tipos de software e geralmente cada um possui uma finalidade, mas acabam sendo mais limitantes por oferecerem soluções específicas, mas trouxe aqui para você!
Tipos de software
CRM
O Customer Relationship Management é um estilo de software adotado principalmente por modelos de empresas que possuem contato com o público, seu objetivo é fazer uso de práticas tecnológicas que possuem o foco de aprimorar interações e relações entre a empresa e o público.
Ele pode ser caracterizado até mesmo como um software que guarda informações de clientes, dos processos dos clientes, do fluxo de venda, histórico de interações, entre outros!
O CRM é um tipo de sistema de gestão, mas direcionado para o contato da empresa com o público, tendo em seus processos algumas das atividades a seguir:
– Coleta de informações de clientes
– Repasse de informações para equipe de vendas
– Cadastro de ficha de clientes
– Integração entre time de vendas(geralmente)
– Automação de interação com leads; entre outros.
Gestão de RH
Já o software voltado para a gestão de recursos humanos, geralmente tem o objetivo de auxiliar em processos desde o recrutamento de novos colaboradores, até mesmo a análise e acompanhamento de desempenho das pessoas.
Ele é marcado por facilitar algumas atividades “burocráticas” e automatizá-las:
– Controle de frequência;
– Cálculo da folha de pagamento;
– Gestão de segurança do trabalho;
– Acompanhamento de prosel; entre outras.
ERP
O Enterprise Resource Planning tem o objetivo de automatizar e gerenciar a maior parte dos processos de um negócio, buscando integrar o máximo possível de setores, permitindo executar diversas tarefas dentro de apenas um sistema.
Ele é caracterizado pela quantidade de tarefas automatizadas e a sua facilidade de gestão, proporcionando uma experiência muito mais positiva aos seus colaboradores.
De certa forma, ele pode ser definido como um “mega” sistema, que engloba a maioria dos pontos de sua empresa, visando sempre a maior e melhor entrega.
Geralmente esse estilo de software é desenvolvido de forma personalizada de acordo com as dores de cada empresa, ele possui uma base e as estruturas são modificáveis para melhor se aplicar ao cliente.
Quanto mais personalizado o sistema, melhor!
Ele pode ser disponibilizado em formato de módulos que integrem entre os setores, podendo ser eles:
– Comercial;
– Operacional;
– Administrativo;
– RH;
– Estoque;
– Faturamento;
– Fiscal; entre outros!
Interessante, concorda?! Muita coisa pode e deve ser feita, só depende do seu objetivo e de quem você busca para realizar essas tarefas.
Agora que você já sabe quais são os tipos de softwares para automatizar seus processos, cabe a você tomar a melhor decisão para seu negócio, mas antes de tudo, é preciso analisar bem alguns critérios.
Critérios para escolha de software de gestão
Custo-benefício
O custo-benefício SEMPRE será um ponto importante e essencial, ele precisa estar alinhado também com o valor que você estipulou para o investimento, tal como sua assertividade.
Se o sistema não for assertivo para sua empresa, de nada serve e você provavelmente só estará usando ele para o básico. Portanto, teste! Testes são essenciais.
Suporte
Sempre haverá alguma dúvida ou dor a ser sanada dentro dos sistemas e que acaba prejudicando os processos, e o suporte, é a melhor saída(ou deveria ser).
Como o próprio nome já diz, teoricamente, as empresas de softwares/sistemas deveriam dar apoio aos seus usuários para que consigam executar seus processos com êxito.
Mas caso haja dificuldade nessa comunicação, talvez não seja a melhor saída para você. Um outro ponto é sobre o idioma falado pelo suporte, opte pelo idioma da sua língua nativa e predominante entre seus colaboradores, as coisas não precisam ser difíceis.
Necessidades
Antes de contratar o sistema, você precisa fazer um levantamento de dores que consegue identificar em seu negócio e levar para a reunião de alinhamento com a empresa responsável pela implantação e suporte, identificando até futuros processos.
Ao fazer esse alinhamento, você precisa deixar explícito quais são as suas intenções com a contratação do sistema, a empresa contratada precisa estar ciente de tudo o que você pontuar.
Integração com sistemas
Muitas vezes um ERP consegue suprir todas as necessidades de um setor, mas em casos específicos, talvez isso não seja possível.
Logo, é importante contratar um sistema que seja adepto a integrações com outros softwares, pois, faz toda a diferença caso você não consiga suprir alguma dor em específica através de um único sistema.
E aí? Gostou do conteúdo?! Espero que sim! Com certeza, você vai conseguir escolher o melhor software para sua empresa depois desse conteúdo.
No Grupo G Trigueiro também trabalhamos com automações, caso seja de seu interesse, entre em contato conosco e tenha uma conversa sem compromisso. Estamos te esperando!
