As organizações com visão por processos focam seus esforços nos processos de trabalho, se importando com a etapa seguinte de cada atividade.
Isso permite ter um conhecimento real dos processos por não depender do conhecimento inerente a cada colaborador, facilita a implementação de mudanças a partir da alteração dos procedimentos existentes e proporciona, por meio da organização e controle, um melhor atingimento das estratégias empresariais.
Sendo assim, a gestão de processos possibilita o gerenciamento da empresa por meio da medição, monitoramento e melhoramento dos processos, integrando as atividades de diferentes áreas e sistemas, o que resulta na otimização do trabalho de todo o negócio.
Nesse artigo, vamos falar sobre as etapas da gestão de processos, desde a fase de identificação dos processos até a implementação de um sistema de automação para tornar esse gerenciamento mais fluido e menos oneroso. Continue acompanhando e aproveite o conteúdo.
Quais são as etapas da gestão de processos?
Existem diferentes abordagens e metodologias para estruturar uma gestão de processos, porém todas elas visam fazer com que os processos atinjam seus objetivos (baseados na estratégia da organização) com o mínimo de erros, atrasos e uso de recursos, além de direcioná-los a sempre agregar valor em todas as suas etapas.
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Podemos definir a estruturação da seguinte forma:
1. Mapeamento de processos
A primeira etapa consiste em observar e identificar o conjunto de atividades do fluxo de trabalho, ou seja, simplesmente registrar como cada parte do trabalho é executada por determinado setor, sem interferências. Isso possibilita compreender os detalhes de como cada processo da organização está sendo executado no momento atual.
Dessa forma, o passo a passo da operação é mapeado, definindo entradas, saídas e ações e sinalizando todos os departamentos envolvidos naquela atividade, utilizando-se de ferramentas como os fluxogramas.
2. Análise e remodelagem dos processos
Após o mapeamento dos processos atuais, é possível ter conhecimento de como o fluxo de trabalho ocorre e, consequentemente, identificar gargalos, atividades que não agregam valor e otimização dos processos dentro daquele fluxo, visando sempre a perspectiva dos objetivos estratégicos da empresa.
Nessa etapa, portanto, uma análise aprofundada da forma de trabalho atual é realizada e aprimorada, focando nos fatores críticos de sucesso para o negócio.
Com isso, realiza-se uma remodelagem dos processos com as oportunidades de melhoria identificadas, desenhando novos fluxogramas para as atividades serem realizadas de forma padronizada (para o processo ter um padrão a ser seguido por todos os colaboradores) e da melhor forma possível.
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3. Implantação e monitoramento
Na etapa de implementação, o modelo desenhado deve ser disseminado para toda a empresa.
Sendo assim, é necessário utilizar-se da comunicação assertiva e de treinamentos com todos os colaboradores envolvidos, sempre enfatizando o porquê das mudanças propostas.
Além disso, os novos processos devem ser continuamente acompanhados (etapa de monitoramento) para certificar-se que estão sendo executados da forma correta e trazendo os resultados esperados.
Nessa fase, é interessante utilizar-se de indicadores de desempenho como métrica da evolução desses processos.
4. Automação dos processos
Após a disseminação da cultura de processos por toda a empresa e da comprovação da melhoria dessa implementação, a organização está pronta para realizar o controle e gerenciamento dos processos de forma automatizada.
A automação dos processos possibilita uma visão sistêmica do fluxo de trabalho e expõe novas melhorias a serem feitas no processo, além de facilitar a comunicação e o compartilhamento de informações entre os setores.
Assim, para obter-se uma gestão inteligente dos processos, a G Trigueiro possui uma das melhores ferramentas do mercado por conceber fluxos de trabalho automáticos, de modo a dinamizar processos cruciais para o negócio.
A solução é fácil de utilizar, requerendo dos seus colaboradores pouca formação, e resultando numa forma de trabalhar muito mais eficiente.
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5. Melhoria contínua
Por fim, a última etapa é também uma ação ininterrupta, pois conforme os negócios vão se desenvolvendo e expandindo, novos processos serão demandados e novas formas de trabalho vão substituindo o fluxo anterior.
Aqui, os indicadores de desempenho também trazem informações preciosas sobre o andamento dos processos e do atingimento dos resultados: processos que não estão agregando mais tanto valor, gargalos não identificados anteriormente, não conformidades e se o processo condiz com os objetivos pretendidos pela organização.
Como é possível perceber, o foco da gestão de processos estará voltado na melhoria do desempenho das atividades com menores custos, adaptabilidade dos processos, aumento da eficiência e, principalmente, agregar valor ao cliente.
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