O aumento da quantidade de processos e dos dados nas organizações estão sendo cada vez mais significativos, principalmente com a chegada da pandemia e com a transformação de departamentos físicos em digitais. Por isso, a auditoria de processos tem sido algo tão procurado.
O investimento em algumas áreas tem sido gigantesco, mas fica o questionamento: será que está sendo assertivo?
Muitas empresas acabam implementando soluções em suas organizações mesmo sem que haja o acompanhamento de resultados.
E no mundo em que vivemos, muitas organizações focam apenas em vender seus produtos e não visam a satisfação final do cliente.
Mesmo que esse cliente possa até ser um advogado da sua marca, futuramente.
Entretanto, soluções pouco assertivas acabam gerando clientes insatisfeitos, e geralmente resulta no: “acabei investindo meu dinheiro em coisas desnecessárias”.
Por isso é importante ter o acompanhamento, ele é necessário tanto para o contratado quanto para o contratante.
São diversos os benefícios caso essa prática seja colocada executada e caso não, existem desvantagens também.
Realizar um acompanhamento periódico faz toda a diferença quando estamos tentando criar uma cultura de acompanhamento e gestão de informação.
É através dele que podemos acompanhar o andamento de processos e resultados, e assim, compreender onde e como podemos otimizar nossos resultados.
Espero que não tenha ficado confuso, mas é importante compreender toda a contextualização para assim, adentrarmos no que realmente seria uma auditoria.
Auditoria: o que é?
Então, o que seria uma auditoria? A auditoria é uma espécie de análise realizada em empresas de pequeno, médio e grande porte que possui o objetivo de fazer um levantamento sobre as atividades executadas, tal como seus processos.
Logo, analisando a sua assertividade, e fazendo um levantamento de resultados e fluxos.
Um dos objetivos é aprimorar sistemas e processos das organizações, garantindo a sua continuidade e que o resultado final consiga ser entregue ao cliente, seja ele interno ou externo.
Além disso, a auditoria também pode ser utilizada para garantir que uma instituição esteja cumprindo com normas estabelecidas pelo Governo através das leis.
De forma resumida, a auditoria funciona como uma forma de assegurar que as coisas estão “funcionando” e caso existam problemas, os processos e atividades desenvolvidas podem ser otimizadas.
Logo, é extremamente importante que haja uma periodicidade, mas a frequência depende muito do modelo de empresa/estilo de negócio da sua instituição.
Tipos de auditoria
Existem dois tipos de auditoria, mas de antemão já te informo: ambas são importantes e podem ser feitas em uma mesma organização.
De forma clara e objetiva, são enxergadas como “pontos de vista” diante de duas perspectivas.
Ficou confuso aí? Confira o conteúdo e fique por dentro!
Auditoria interna
A auditoria interna é realizada a partir dos seus próprios colaboradores, ou seja, ela é elaborada e estruturada a partir da sua equipe, onde ao fazer esse levantamento de dados e informações, otimizações sejam feitas a curto prazo.
Esse tipo de auditoria é importante pois já que é realizada por uma pessoa que está no cotidiano da empresa e conhece muito bem os processos, é mais fácil de conseguir enxergar alguns pontos.
Um ponto bastante importante é sobre a autonomia ao realizar essa “vistoria”, sem que haja a intervenção de terceiros.
É necessário que as informações levantadas sejam as mais claras e transparentes possíveis, repassando a realidade cotidiana do processo ou da atividade.
Esse levantamento precisa ser feito de forma detalhada e tudo precisa ser documentado, para que assim, seja eficaz até mesmo futuramente para a gestão de conhecimento.
Logo, identificando possíveis erros e apontando possíveis melhorias. Essa apresentação de resultados geralmente é feita para toda a diretoria, mas depende de cada estilo de negócios.
Algumas empresas optam por fazer a apresentação para os líderes dos setores os quais possuem pontos a serem aprimorados.
Auditoria externa
A auditoria externa é realizada, como o próprio nome já diz, por profissionais externos que não fazem parte do seu negócio, tal como não podendo estarem também em seu quadro de colaboradores.
A auditoria externa traz uma visão diferente do negócio, e muitas vezes, juntamente com a auditoria, também é realizada uma consultoria.
Não somente identificando pontos de melhorias, mas também dando sugestões e auxiliando o cliente no processo de decisão sobre o que ser mais assertivo para seu negócio.
Logo, os auditores externos possuem o objetivo de avaliar a eficiência, processos, atividades, resultados e dificuldades de uma organização.
Assim, permitindo haver o aprimoramento desses resultados.
E sempre voltamos para o mesmo ponto: é essencial definir a frequência, pois problemas sempre surgem e o quanto antes identificarmos, melhor.
Auditoria de processos
Sendo mais específico no assunto, a auditoria de processos é a prática de avaliar todos os processos que estão presentes em uma organização.
Seu principal objetivo é analisar processos que já estão estruturados e que foram pensados especificamente para obter determinado resultado final.
Assim, avaliando principalmente a performance de processos e desempenho através desse levantamento de dados e informações.
A auditoria SEMPRE vai visar o mesmo ponto: a otimização de resultados. Seja para o cliente interno ou para o cliente externo.
Principais pontos na auditoria de processos
- Fluxo e continuidade do processo;
- Conhecimento e gestão de atividades;
- Tecnologia e automação de processos;
- Resultado e performance esperada.
Esses pontos são cruciais no processo de auditoria de atividades. Portanto, sempre fique atento e mantenha o foco nas otimizações.
Importância da auditoria de processos
Como já pontuado anteriormente, ao fazer o levantamento das informações no processo de auditoria, é possível identificar problemas que estejam presentes nos processos.
Esses problemas podem influenciar totalmente em seus resultados.
Eles podem ser: pouca produtividade por parte de seus colaboradores, pouca gestão de tempo, processos manuais e operacionais que poderiam ser automatizados, entre outros!
São diversos os pontos e vai depender, novamente, de cada modelo de negócio.
A auditoria visa identificar tudo isso, dando adeus até mesmo a “preocupações desnecessárias”, levando em consideração que está havendo na periodicidade ideal.
É importante ressaltar que diversas ferramentas podem influenciar nesse processo de otimização a partir da auditoria.
Recomendamos um conteúdo sobre as principais etapas até a automação de processos através de um software, talvez te ajude bastante.
Auditoria: como implementar
Para implementar a auditoria, alguns pontos precisam ser definidos e para isso, montamos um passo a passo para você.
- Crie um planejamento de auditoria – ao criar o planejamento, você vai assegurar sobre a data de início e fim, estabelecendo prazos e metas. Tal como responsáveis pelo processo e também a conscientização entre colaboradores de que isso irá ocorrer.
- Observe os processos – é essencial que haja a análise e observação dos processos, e logo em seguida, a documentação. As informações precisam estar da forma mais clara possível, visando a desburocratização do acesso à informação.
- Avalie os resultados – essa etapa é MUITO importante, pois todos os pontos precisam ser identificados, e de nada vai adiantar a sua auditoria se seus resultados não forem avaliados da maneira ideal.
- Defina ações de melhoria – as ações precisam ser definidas logo após a avaliação de resultados, aproveitando o timing certo para garantir os melhores resultados. Lembre-se: quanto mais cedo otimizar resultados, melhor.
O processo de auditoria é “simples”, mas requer muita dedicação e esforço, levando em consideração principalmente que não é algo simples e é necessário dar muita atenção.
