Gestão da Informação é algo (vamos descobrir o que) importante e necessário para todos os tipos de organizações,.
Seja a instituição de pequeno ou grande porte, pública ou privada, tradicional ou moderna, de qualquer setor da indústria.
O pressuposto básico do qual partimos para essa constatação é que todas elas buscam, de alguma forma, ganhar destaque no mercado e manter-se bem posicionadas diante das questões de competitividade.
O que é possibilitado exatamente a partir de gerenciamento de recursos informacionais, desde que bem executado.
As informações são, antes mesmo de se tornarem informações, fatores estratégicos para um negócio e ferramentas essenciais para a tomada de decisão.
Na etapa inicial deste ciclo temos os dados, que são o pontapé inicial para a organização de toda uma estrutura de armazenamento e acesso informacional dentro de uma empresa que busca as promessas de uma boa Gestão da Informação.
Embora a febre dos dados tenha se consolidado há pouco tempo, o crescimento dessa área tem chamado atenção pela velocidade e proporção que tomou – o que fortalece a relevância deles para os negócios.
Com isso, a informação também se tornou – ainda mais do que já era – um elemento determinante no ambiente organizacional.
Mas afinal, o que é Gestão da Informação?
Ela significa ter os processos utilizados pela empresa bem definidos, assim como rotinas de processamento, armazenamento e compartilhamento.
Incluindo nisso tudo tanto os documentos físicos como os documentos eletrônicos, pois mesmo com o avanço da tecnologia os livros contábeis e documentos fiscais continuam sendo indispensáveis.
Inclusive, aproveitamos para te recomendar um conteúdo muito interessante em nosso blog sobre como fazer o arquivamento de documentos da maneira certa, acesse já clicando aqui!
Retomando… Ou seja, é algo muito maior do que simplesmente arquivar os dados disponíveis para a organização, sejam eles internos ou externos.
A Gestão da Informação vai além disso quando proporciona uma visão estratégica deles e os transforma em conclusões que guiam decisões que, por sua vez, também guiam o negócio ao sucesso.
Também é importante que isso seja feito de forma que todos possam ter acesso ao que de fato precisam, com facilidade e integração entre as necessidades de cada setor.
Ou seja, parte do sucesso da Gestão da Informação depende da disponibilidade e acessibilidade das informações das quais o negócio depende para atingir os melhores resultados.
Através do seguinte checklist já será possível dar os primeiros passos para alcançar uma boa Gestão da Informação para o seu negócio:
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Tecnologia
Ela será a principal parceira para garantir que os profissionais da empresa tenham uma boa experiência com as soluções de TI aplicadas no processo. Além disso, precisará manter o funcionamento dos sistemas sempre ativo para acesso.
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Sistemas integrados
Afinal, existem dados que são compartilhados entre diferentes setores e em diferentes ambientes. Isso não é ruim, porém precisa ser preparado de maneira eficiente para garantir a ausência de erros.
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Regras de controle de acesso
Esse é um tópico indispensável, pois garantirá a integridade dos dados. As regras de controle de acesso definirão quem poderá acessar quais dados e quais boas práticas devem ser seguidas antes, durante e depois do acesso. E por fim, garanta que isso seja monitorado.
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Organização de dados
É importante que a sua Gestão da Informação tenha uma estrutura direcionada a suprir as particularidades da empresa, e desenvolver tarefas como categorizar corretamente os registros, por exemplo.
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Cultura
Você também vai precisar criar uma cultura que valorize dados e informações para que a nova política funcione bem na equipe e um bom caminho para isso é conscientizar as partes interessadas do valor dessas informações.
Também como as que são ligadas ao consumidor, por exemplo: recorrência de compra, satisfação com atendimento e número de reclamações.
Mas por que é tão importante aplicar a Gestão da Informação?
Existem várias respostas para essa pergunta. A principal delas já foi citada anteriormente, que é o quanto isso pode impulsionar seu negócio dentro do mercado.
Mas como?!
Através dos resultados que surgirão com isso.
Um dos benefícios é que com um bom gerenciamento das informações que o negócio dispõe, será possível apontar com mais assertividade as ações de marketing, por exemplo.
Podendo desencadear um maior número de vendas, e provavelmente um aumento de receita.
Ao mesmo tempo, essas informações podem revelar onde estão os gargalos de qualquer um dos processos da empresa, podem servir de base para a definição de metas mais bem alinhadas com a realidade.
Também podem ser o pilar para o desenvolvimento de novos produtos ou serviços que atinjam as expectativas do consumidor, e muito mais.
Sendo assim, não restam dúvidas sobre o valor que a Gestão da Informação tem para qualquer negócio.
Mas a Gestão da Informação também tem seu lado negativo!
Por isso, é importante se atentar a tudo!
A política de gerenciamento de recursos informacionais requer seriedade para que tenha resultados positivos e não negativos.
Lidar com dados é algo que precisa dos devidos cuidados para que não haja nenhum vazamento, seja ele prejudicial à imagem do cliente ou à imagem do empreendimento.
Os riscos, apesar de serem menores do que os benefícios, podem afetar o negócio profundamente e até inibir a possibilidade de recuperação.
Porém, isso não é motivo para desistir de aderir a Gestão da Informação, pois a lista de vantagens é inúmeras vezes maior do que a lista de desvantagens.
Além disso, existem formas de minimizar os riscos mencionados e uma delas é através de treinamentos para a equipe, que sejam voltados tanto para a conscientização como para o preparo e competência técnica.
Sua Gestão da Informação vai depender de 3 principais etapas: planejamento, execução e controle.
Para garantir sucesso em todas elas você pode contar com empresas especializadas em Outsourcing de TI, que disponham dos recursos adequados para a sua empresa.
Por isso é importante que antes de contratar todo e qualquer serviço é necessário que você consiga alinhar as suas expectativas com o que a possível contratada pode vir a oferecer.
Afinal, você estará lidando com dados, não é mesmo?! Precisa ter bastante cautela!
