A automação de processos pode estar mais perto de você do que imagina.
O processo para que automações sejam implantadas em empresas muitas vezes parece ser simples, mas na prática, é bem mais complexo e requer muita atenção.
Muitas pessoas acabam até mesmo fazendo automações, mas não percebem que o simples fato de otimizar aquele processo por meio de algo que execute planos de ações sozinho, é uma automação.
A automação de processos é muito poderosa e quando utilizada de maneira assertiva, pode ter como consequência muitos resultados, mas até lá, tudo é preciso ser analisado com bastante cautela.
Interessante, né? Foi só para você se situar e compreender melhor esse mundo que vamos nos aprofundar um pouco!
Agora vamos aos conceitos!
O que é automação de processos?
De forma simples e objetiva, a automação de processos consiste na transformação de tarefas operacionais/manuais em processos “automáticos” que contam com o auxílio da tecnologia para otimizá-lo.
Vale salientar que podemos definir a tecnologia como diversas coisas e ela pode ser aplicada de várias formas, e não é necessariamente algo que tenha ligação apenas com “sistemas”, vai muito mais além.
Exemplos de tecnologias utilizadas na automação de processos:
- Máquinas
- Softwares de automação
- Instrumentos
- Planilhas;
- Plataformas de repasse de dados; entre outros.
A automação de processos pode ser até mesmo um Dashboard que você alimenta com uma certa frequência e consegue acompanhar seus resultados. Você já havia pensado dessa forma?
É importante ressaltar que nem todo processo na automação é feito de maneira totalmente individual sem a ajuda ou o auxílio de algum usuário.
As pessoas são necessárias (desde a implantação do processo) e a automação surgiu para impulsionar ainda mais o desempenho das pessoas.
Como as automações estão presentes no dia a dia?
As automações estão por toda a parte, mas estão inseridas e foram desenvolvidas com objetivos distintos.
Todo e qualquer empreendimento pode automatizar seus processos, desde os emails marketing que você recebe em sua caixa de entrada até a uma compra virtual em que você faz o processo sem a ajuda de terceiros.
Exemplos de automações de processos presentes no dia a dia:
- Notificação de emergência: provavelmente você já deve ter visto em diversos espaços algumas placas de alerta para notificação caso tenha fumaça, gás ou até mesmo vazamento de água, isso tudo de forma automática.
- Transações bancárias: antes as transações bancárias só poderiam ser realizadas fisicamente/presencialmente e com o avanço da tecnologia, elas conseguiram ser automatizadas e podem ser feitas através de até mesmo um smartphone.
- Transporte público: desde o cartão para ser utilizado no transporte até mesmo o próprio transporte, principalmente em casos de usos que envolvem o metrô, alguns por exemplo não possuem operadores.
- Controle de equipamentos por comando de voz: esses comandos facilmente são encontrados em smartphones que possuem sistema operacional tanto Android quanto IOS, para acionar, basta configurar o aparelho. Inclusive, as assistentes virtuais também te escutam a todo momento.
São coisas que podem parecer simples, mas que fazem toda a diferença!
Já imaginou se todas essas automações fossem feitas de forma manual? Resultando em um grande trabalho, concorda?!
A automação de processos existe para facilitar a vida das pessoas, mas precisa ser usada com cautela.
Espero que esteja gostando do conteúdo, continue conosco!
Automação de processos vs. Mundo corporativo
Toda a contextualização anterior foi necessária para que você consiga visualizar melhor como a automação de processos pode estar presente no mundo corporativo.
As pessoas possuem diversas opiniões sobre a implementação dessa prática em ambientes corporativos, mas estamos aqui para te mostrar a importância e o quão assertivo é!
O mundo corporativo é marcado por muitos processos. Desde a fase de contratação de um(a) novo(a) colaborador(a) até a sua demissão também.
Processos em setores como RH, DP, financeiro, administrativo, comercial… poderia passar horas e horas conversando sobre isso com você, mas vamos aos demais pontos!
A automação de processos é essencial principalmente para deixar no modo automático atividades que são repetitivas e cansativas, gerenciando melhor até mesmo o tempo que seus colaboradores destinam para executar determinada tarefa.
Essas atividades influenciam diretamente em alguns pontos do seu negócio:
- Produtividade de seus colaboradores;
- Aumento da linha de produção;
- Melhor gestão de tempo;
- Resultados mais assertivos;
- Maior lucro com um investimento menor; entre outros.
Listamos apenas alguns, mas já dá para ter uma noção da importância, concorda?!
Logo, caso ainda esteja na dúvida sobre a automação de processos ser assertiva ou não para ambientes corporativos, recomendo continuar aqui conosco para compreender melhor e ficar por dentro de tudo.
BPM
Antes de prosseguirmos, é importante também compreender o que é o BPM e como funciona seu fluxo!
O Business Process Management – BPM é um estilo de abordagem de gerenciamento de processos que visa gerir um ciclo contínuo, sistematizando e facilitando processos.
Essa abordagem de gerenciamento é totalmente adaptável e pode ser aplicada tanto em processos internos, quanto externos no mundo corporativo.
Ela funciona praticamente a partir de 6 etapas, são elas:
- Planejamento do projeto
- Modelagem
- Simulação
- Execução
- Monitoramento
- Melhoria
Segue vídeo para compreender melhor seus benefícios e um pouco da problemática:
Cada etapa é destrinchada juntamente com a equipe responsável pelo processo, e pouco a pouco otimizada, gerando mais resultados para a empresa!
Interessante, concorda?
O investimento vale a pena?
Logo de antemão, sim! O investimento vale a pena.
Esse é um questionamento presente na vida de muitas pessoas que visam a melhora e otimização de seus processos, mas que acabam não dando a devida importância para que a execução deles seja feita com êxito.
Antes de tudo é importante mapear como seria a aplicação da automação de processos no seu negócio, visando a linha de “produção” e complexidade das atividades.
Elas precisam ser muito bem pensadas para que realmente sejam assertivas, muitas das pessoas que investem acabam não se atentando aos mínimos detalhes e é aí que está o problema.
Tudo precisa estar muito bem “fechado” e planejado, não dando espaços para futuros erros. E caso aconteça, a otimização desses processos precisa ser feita urgentemente.
Rentabilidade e automação de processos
Um dos motivos das maiores procuras e consequências da automação de processos é o aumento de lucro que ele pode proporcionar ao negócio.
Muitas pessoas buscam esse retorno “financeiro” sempre a curto prazo, como se fosse algo simples de ser implementado, mas é necessário muita paciência.
É importante ressaltar que bons resultados nem sempre estão atrelados ao lucro, mas sim até mesmo a forma que seus colaboradores estão lidando com o processo.
E isso vai muito mais além do resultado final, envolve todo o processo. Desde a motivação para realizá-lo com êxito, até o fluxo de trabalho contínuo.
O aumento de lucro é a consequência de um processo muito bem mapeado e executado com maestria.
Logo, é importante ter consciência de que as coisas levam tempo e aos poucos você irá conseguir metrificar os resultados para fazer as devidas otimizações.
Como implantar a automação de processos?
Para implantar a automação de processos é necessário seguir algumas etapas para até mesmo conhecer melhor a sua própria empresa.
Muitas pessoas quando vão fazer a análise de seus processos, descobrem coisas que elas não faziam ideia de que acontecia para a realização do processo como um todo, logo, é importante se atentar a todos os detalhes.
- Compreender quais são as necessidades do negócio
Nesta etapa o objetivo é realmente entender o que o negócio precisa e de que forma ele precisa, para que assim, possa definir áreas para ter um foco maior inicialmente e que requer mais urgência.
- Mapeamento de processos
Na fase do mapeamento é importante que o levantamento dos processos da sua empresa seja feito juntamente com as pessoas que o executam, documentando todos os pontos que foram abordados, problemáticas e possíveis planos de ações. - Estruturação e adequação dos processos
Nesta terceira etapa, o intuito é alterar e estruturar o processo de acordo com os insumos que foram coletados na fase anterior, levando em consideração os pontos abordados e os planos desenvolvidos para a otimização. - Treinamento
Esta é uma etapa MUITO importante para que o processo consiga fluir bem. De nada adianta fazer automação de processos na sua empresa se seus colaboradores não são treinados para executá-los, concorda?! - Monitoramento de resultados
O monitoramento dos resultados é essencial para que consigam compreender como está funcionando o fluxo do processo, é a partir desse monitoramento que as melhorias serão propostas e pouco a pouco você conseguirá enxergar os resultados!
Incrível, concorda?!
Com o intuito de te ajudar com o máximo de conteúdos assertivos possíveis, te indicamos o nosso blogpost sobre como ter um controle de processos mais eficaz! Confira!
O processo é complexo, mas necessário.
Software customizado
Atualmente os softwares customizados estão em alta na automação de processos, principalmente por ser mais “fácil” de ser implementado e também pelo aumento de processos tecnológicos que podem ser gerenciados remotamente.
O mercado corporativo está investido em sistemas personalizados integrados, facilitando e otimizando a comunicação entre setores de empresas, facilitando até mesmo o gerenciamento de dados.
Esse estilo de automação é um dos mais assertivos e que consegue mostrar resultados de forma mais prática e simples, podendo ser metrificado a sua eficácia.
Softwares customizados são muito importantes principalmente para empresas que possuem processos complexos e que seguem uma cadência, logo, é importante ter tudo muito bem mapeado e alinhado com os propósitos do negócio.
Inclusive, recomendamos um conteúdo muito interessante sobre as principais etapas da automação até a implementação do software de automação, confira!
Por último, mas não menos importante:
5 benefícios da automação de processos
Padronização de processos
Ter processos padronizados é essencial principalmente no mundo corporativo em que tudo acontece de forma muito rápida.
Essa é uma das principais vantagens da automação de processos, pois é a partir da padronização que você até mesmo facilmente compreendê-los e passá-los “à diante”.
A maior vantagem é a gestão de conhecimento que ela permite que seus colaboradores tenham, facilitando a execução da atividade mesmo que o responsável por determinado fluxo não esteja em condições de pôr em prática.
Tomadas de decisões mais assertivas
As decisões passam a ser mais assertivas a partir do momento em que você tem dados palpáveis sobre sua automação de processos, pois você consegue metrificar o que está funcionando e como otimizar.
É importante que todos os riscos sejam levantados antes de toda e qualquer ação.
Redução de custos
Como já abordado anteriormente, a redução de custos também está presente na automação de processos e tem o objetivo de tornar o seu investimento ainda mais assertivo.
Processos complexos e “caros” podem ser automatizados e facilmente gerenciados. A intenção é investir o menor valor para obter o maior resultado.
Aumento da produtividade
A automação de processos sempre estará atrelada ao aumento da produtividade principalmente por fazer essa otimização das execuções das atividades.
Logo, funciona como um efeito dominó: é necessário automatizar processos para que eles consigam fluir melhor, gerenciando melhor o tempo de seus colaboradores e influenciando totalmente na produtividade deles.
Incrível, concorda?
Melhor gerenciamento de dados
O gerenciamento de dados acontece de forma mais fluída e é mais eficaz quando está relacionado a automação de processos.
O processo de decisão é mais “simples”, pois você pode ter os insumos necessários para planejar novos planos de ações.
Gerenciar e documentar tudo é muito importante para a gestão de conhecimento, podendo até mesmo construir gráficos para acompanhamento e apresentação de resultados.
