Controle de impressões: aprenda como gerenciar e reduzir custos

Você já pensou o quanto gasta de papel em sua empresa, juntamente com mão de obra, máquinas, energia e tudo mais?

Já calculou o quanto isso representa para a receita de seu empreendimento ao final do mês?

Já imaginou o quanto você poderia estar lucrando se investisse de maneira mais assertiva em métodos eficazes para as impressões de papéis em seu negócio e em seu gerenciamento?

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Provavelmente não, né?!

Esse é o problema! Quando acabamos não dando tanta atenção para todas as áreas da empresa e negligenciamos alguns processos, isso pode custar caro para o negócio.

Influenciando até mesmo a existência do empreendimento, podendo chegar a gerar 0% de rentabilidade, até mesmo você pode acabar “pagando” para oferecer tais serviços.

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Complexo, né? Essa realidade pode bater na porta de muitos empresários e são pequenas coisas que acabam mudando o rumo do negócio, principalmente quando pensamos muito em lucrar e pouquíssimo em investir para obter um ROI decente.

E estamos aqui para te lembrar que tudo isso custa bastante, e que se você olhar com outros olhos para o seu negócio e talvez controlar suas impressões, muita coisa pode mudar e evoluir em sua empresa, basta você querer!

Antes de prosseguir, precisamos alinhar alguns pontos quanto a redução desses custos e o controle dessas impressões!

Custo por impressões

Um dos primeiros passos para conseguir gerenciar melhor suas impressões e otimizar o tempo ágil que você leva para fazer cada uma delas juntamente com o quão assertivo está sendo para a sua empresa, é calculando o custo por impressões!

O ideal é que inicialmente uma planilha seja feita com o levantamento para que assim seja identificado o volume de impressões por dia/semana/quinzena/mês e quanto cada uma custa.

É necessário também incluir todos os gastos e calcular juntamente com a mão de obra envolvida, pois envolvem muitos custos: tinta, papel, impressora etc, depende muito do modelo de sua empresa.

Também será necessário contabilizar todas as etapas do processo, desde o estoque até aos equipamentos!

Gerenciamento de impressões

A gestão de impressões nada mais é que uma espécie de solução inteligente que visa monitorar e controlar as impressões do negócio de maneira que o contratante tenha os recursos da sua empresa otimizados.

O gerenciamento está totalmente interligado com a tarefa de monitorar as digitalizações, cópias e impressões.

Assim, permitindo que o uso das impressoras seja acompanhado, tal como multifuncionais e os materiais. Assim, ajudando a reduzir custos e a controlar suas impressões, de forma que otimize o seu negócio.

Impressão e Tecnologia

Quando tentamos associar um meio físico com um apenas tecnológico é mais complicado de imaginar qual seja o seu resultado final, mas aqui estou para te provar de que,

sim: é possível que as impressões e a tecnologia estejam lado a lado

Provavelmente, agora você está se perguntando como, né? 

Aproveito a oportunidade para te mostrar um conteúdo muito enriquecedor que temos sobre Pessoas e Sistemas, basta clicar aqui para ter acesso!

Quando juntamos o OFF com o ON pode sim rolar muita coisa legal, e com as impressões não seria diferente.

Hoje em dia, temos alguns softwares que facilitam essa integração e que ajudam empresas a terem um controle de impressões maior, ou até mesmo, o seu gerenciamento dos documentos é digital.

Com o digital, funciona da seguinte forma: a contratada fornecerá à contratante os documentos físicos de sua empresa, e a terceirizada digitaliza tudo, todas as páginas e cria um sistema para o seu negócio, facilitando até mesmo a busca por essas impressões.

Para entender mais, confira o próximo tema!

Quer compreender melhor como funciona a gestão documental? Clique aqui e confira a nossa matéria sobre o Arquivamento de documentos!

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Outsourcing de Impressões

O outsourcing de impressões consiste na prática de terceirizar todos os serviços relacionados a impressão da sua empresa, permitindo que a empresa contratada tenha total controle da gestão das impressões, mesmo as gráficas, otimizando o uso.

Investindo e terceirizando esse serviço, você garante para a sua empresa também a manutenção de forma imediata e troca de equipamentos sempre que for preciso, assim, tendo até mesmo o acompanhamento mais assertivo do seu negócio, isso tudo por parte da contratada. 

Ao controlar suas impressões gráficas a partir da terceirização, você acaba garantindo e se certificando de que os prazos e as entregas terão uma taxa de cumprimento maior. Mesmo quando são utilizadas com um grande número de impressões, criando até mais confiança, qualidade e seriedade na execução de suas entregas.

Um outro ponto que é extremamente importante ao terceirizar, é contar sempre com especialistas para controlar suas impressões gráficas, facilitando até mesmo a resolução de eventuais problemas e em curto período de prazo.

Por que terceirizar o serviço?

Como já citado anteriormente, terceirizar serviços de outsourcing para controlar suas impressões gráficas vai te trazer vários benefícios, entre eles estão dois dos principais pontos: a maior e melhor gestão de tempo (que influencia diretamente na produtividade) e também a reduzir gastos, além de controlar suas impressões.

Essa terceirização é importante na gestão de tempo, pois a máquina acaba fazendo tudo por você e o tempo que você iria gastar com a mão de obra do serviço, você ou seu colaborador já pode utilizar esse tempo para executar outra tarefa, assim, aumentando a sua produtividade.

Sabemos que para reduzir gastos é necessário ter muitos insumos e um estudo mais aprofundado sobre seus dados, e é a partir do outsourcing que você vai conseguir controlar suas impressões e garantir uma qualidade nas entregas.

A “consultoria”(depende de cada empresa) vai estudar formas de otimizar seu negócio e lucrar mais gastando menos, assim, chegando a reduzir custos.

Como implementar o outsourcing de impressões em minha empresa?

Alguns passos são necessários na hora de buscar implementar o outsourcing de impressões em seu negócio, controlar suas impressões não é tarefa fácil e envolve muita coisa, tal como reduzir custos. Segue:

  • Defina prioridades: é muito importante termos um foco e tentar alcançá-lo o quanto antes;
  • Estruture e organize o ambiente de impressões: esse é um ponto crucial, pois o funcionamento do processos dependerá disso
  • Gerenciamento de impressões – invista em um software: a sua jogada de mestre será esse software para o gerenciamento, pois ele é um dos pontos chaves para obter o sucesso!

Vale a pena conferir o nossos conteúdo sobre OKRs, metas e a sua importância em instituições corporativas, basta clicar aqui!

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5 dicas para reduzir gastos com impressões

E por último, mas não menos importante, lá vão 5 dicas para você reduzir custos e controlar suas impressões!

1 - Apenas o necessário

Sei que acabamos nos “empolgando” na hora de fazer algum tipo de atividade que envolve volume e acabamos ficando desatentos a algumas coisas.
Mas nesse caso a sua atenção é primordial para que obtenha sucesso ao tentar reduzir custos, estabelecendo uma espécie de
conscientização em seus colaboradores também.

É importante ressaltar também que para esse ponto andar é necessário que a cultura organizacional da empresa também esteja alinhada com as outras questões, assim é mais fácil implementar essa prática. 

2 - Use a frente e o verso da folha

Outra maneira super eficiente de economizar papel e dinheiro também é utilizando a frente e o verso dos papéis, além de ajudar a natureza, ainda é melhor para o seu bolso!

Dados apontam que ao utilizar a frente e o verso das folhas você consegue diminuir em até 30% a quantidade de papel utilizado

3 - Adote o uso das impressoras multifuncionais

As impressoras multifuncionais acabam até mesmo influenciando na gestão organizacional de sua empresa, com as multifuncionais você adquire um equipamento que faz diversos tipos de atividades, economizando espaço em seu negócio!

Ao invés de ter diversas máquinas com diversas funcionalidades, uma só com tudo pode ser mais barato e acessível, além do espaço físico otimizado!

4 - Mais digitalização e menos impressões

Além da praticidade e da redução de custos, com o uso frequente da digitalização você acaba aprimorando o gerenciamento de impressões da sua organização.

O futuro é da tecnologia e não podíamos deixar de unir áreas tão importantes, a digitalização é extremamente necessária até mesmo na hora de procurar um arquivo/documento mais rápido, influenciando na gestão dos processos da sua empresa.

5 - Invista em softwares de impressões

O uso de um softwares de impressões para auxiliar seu negócio é muito mais assertivo quando o assunto é reduzir custos e controlar suas impressões!

E o software também faz muito sentido quando é adotado juntamente com o outsourcing de impressões, você dando adeus a problemas chatos e burocráticos que não serão mais resolvidos por você!

Ao investir, você consegue até mesmo separar e escolher equipamentos com um maior custo-benefício para o seu negócio, terceirizando impressões e garantindo manutenção de forma imediata das máquinas.

Sabemos que para controlar suas impressões e reduzir custos o gerenciamento de impressões vai muuuito mais além de descobrir o valor do custo por página e isso é indiscutível, existe uma série de fatores que precisam ser colocados na balança, para assim, chegar na maior e melhor solução para o negócio.

Sendo assim, indicamos que conheça melhor o Grupo G Trigueiro e o que temos a oferecer! Envolvendo desde gestão documental, até mesmo gestão de processos e outsourcing de TI, podemos te ajudar a reduzir custos e a controlar suas impressões!

Nos colocamos inteiramente à disposição para ajudar! Entre em contato conosco!

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