Como fazer o arquivamento de documentos da maneira certa

A informação é muito importante em nossas vidas e para as empresas ela é imprescindível. Dizem inclusive que informação é poder.

E não podemos negar, é através dela que muitas decisões estratégicas podem ser tomadas e gerenciadas tornando as atividades mais fluidas e inteligentes.

No entanto, se não estiver bem arquivada pode trazer grandes problemas ao invés de soluções, em muitos casos até mesmo a falência de grandes empresas.

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Existem pesquisas que apontam que os gestores de empresas perdem cerca de um mês ao ano procurando papeis armazenados de forma inadequada.

Esse dado é reflexo da falta de maturidade das empresas no quesito gestão documental, ou seja, falta entendimento do fluxo de documentos/informações de suas organizações, sendo ainda um grande desafio a ser vencido para muitos.

Começando pelo básico…

É possível que com alguns passos fundamentais uma empresa, que antes não sabia onde encontrar nada, passe a localizar uma informação de forma rápida e segura.

O primeiro desses passos é entender que a gestão de documentos só trará benefícios à organização, dentre eles a rastreabilidade e segurança da informação.

Para isso é de suma importância aprender a fazer o arquivamento de seus documentos da maneira certa.

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Antes vamos entender dois conceitos muito importantes:

“– Consideram-se arquivos, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

“– Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (arquivo inativo).”

A seguir, 6 estratégias para realizar arquivamento que envolvem esses dois conceitos:

  1. Conheça os documentos da sua empresa

Seja de iniciativa pública ou privada, a principal regra para o início e bom andamento do processo de arquivamento é conhecer os documentos e suas características.

Não apenas saber de que setor pertence, mas do quê e para que se trata.

É por meio desse conhecimento que conseguimos definir como o processo será conduzido, se a armazenagem em papel é necessária, e até mesmo por quanto tempo aquela informação precisa estar armazenada.

  1. Realize a triagem dos documentos

Nessa etapa realiza-se uma análise mais aprofundada dos documentos fazendo junção de documentos semelhantes, da mesma natureza, do mesmo setor e organizando-os em ordem cronológica.

Após se é determinado em qual fase do arquivamento o documento será armazenado.

  • Fase corrente: documentos muito consultados. Geralmente são os documentos do ano corrente, e então arquivados o mais próximo possível do usuário de origem principal.
  • Fase intermediária: são documentos ainda consultados, porém com um espaço maior de tempo. Deve-se manter por perto, mas possível de ser gerenciado a distância, envio para o setor arquivo por exemplo.
  • Fase permanente: documentos não consultados a um tempo ou sem nenhuma necessidade de consulta, destina-se para o arquivamento definitivo.
  1. Identifique os documentos:

A etapa que identifica os documentos é uma das principais estratégias da gestão documental.

Não é apenas definir a qual setor os documentos pertencem, colocar dentro de uma caixa e enumerar, é fundamental que as principais informações estejam acessíveis, seja visual ou virtual. 

  1. Acondicione com segurança os documentos

Essa é a etapa que garante a segurança da informação para uma consulta no futuro distante.

O ideal é adotar ferramentas que possibilitem a conservação do papel e em casos de acervos digitais, ter um bom servidor com garantia de backup.

Evitar o máximo de clipes e ligas pois deterioram o papel e consequentemente a informação do documento, se possível utilizar envoltórios transparentes para facilitar a identificação ou colocar etiquetas.

  1. Estruture um espaço físico

Muitos se enganam ao destinar apenas uma salinha pequena cheia de entulhos para a guarda dos seus documentos.

Muitas vezes confundido almoxarifado, um arquivo é um organismo em constante crescimento, mesmo que haja em algum momento descarte, à medida que sua empresa cresce, ele cresce junto.

Então, para um bom acondicionamento dos documentos e recuperação segura da informação, o ideal é proporcionar um ambiente adequado para seu crescimento, longe de fiação exposta, presença de insetos, umidade, poluição, água, comida, entre outros.

Evite um arquivo em situação insalubre, evite qualquer dado ao seu patrimônio informacional. Como garantia ainda do rastreio da informação sinalize bem seu acervo, estantes, prateleiras e caixas.

No rótulo das caixas coloque as informações necessárias para que outra pessoa consiga encontrar o documento. 

  1. Estabeleça uma tabela de temporalidade

A tabela de temporalidade (TTD) determina o tempo de arquivamento de cada tipo de documento, evitando acúmulo desnecessário de papel ou ainda perca de material antes do prazo.

Não só o tempo de vigência do documento, mas ela também determina o destino dentro das fases do arquivo e o destino final do documento, tendo como base a legislação vigente traz segurança e responsabilidade para os funcionários na hora de arquivar.

Importante: antes de estabelecer a TTD, criar uma CPAD (Comissão permanente de avaliação documental) que nada mais é que um agrupamento de pessoas da organização que avaliará cada temporalidade para cada documento, e dará permissão ou não para o descarte final.

Pelo que pudemos ver, não é tão simples arquivar documentos. Porém, é de extrema importância tê-los armazenados acessíveis quando necessário.

Portanto, pense a longo prazo e estrategicamente, e tenha seus documentos seguros o quanto antes.

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