Antes de falarmos como reduzir custos operacionais, é importante compreendermos o que são atividades operacionais e como elas podem ser “identificadas” dentro de uma empresa.
Mas para isso, é necessário entender também o que são atividades de investimento e faturamento, para assim, facilitar a distinção entre elas.
As atividades em um espaço corporativo podem ser definidas a partir de três segmentos e é importante compreender suas diferenças para saber direcionar bem as tarefas:
– Atividades Operacionais: como o próprio nome já diz, envolve a operação, e essa operação geralmente possui o objetivo de chegar a um resultado final, fornecendo serviços e produtos ao mercado.
– Atividades de Investimento: esse tipo de atividade está atrelada à venda e aquisição de produtos/serviços, tanto à curto quanto à longo prazo.
– Atividades de Faturamento: já as atividades de faturamento, fazem referência às tarefas que envolvem o gerenciamento contábil; manutenção e cadastro de clientes; emissão de boletos e faturas; solicitação de documentação; entre outros.
Logo, após a definição de cada tipo de atividade, facilmente vamos pensando em uma espécie de fluxo para que haja o funcionamento ideal de um negócio.
É importante ressaltar que cada empresa possui seu modelo de negócio e não existe uma forma certa ou errada, existe a que melhor se adequa a sua organização.
Agora que já estamos cientes do que são atividades operacionais, vamos nos aprofundar um pouco no assunto!
Atividades operacionais
As atividades operacionais fazem parte de um conjunto de tarefas que estão totalmente interligadas com algo ou algum negócio para que o produto/serviço seja entregue.
Para que elas sejam executadas é necessário haver um conjunto de processos muito bem mapeados para que se obtenha êxito no resultado final, pois, esse é o grande objetivo.
Geralmente elas são executadas diariamente e possui uma frequência muito alta, influenciando totalmente no fluxo e faturamento da empresa, tal como atividades de manutenção e administração.
E aí? Já consegue visualizar quais atividades são operacionais em seu negócio?
Antes de prosseguirmos com o conteúdo, também é importante entender o que são custos, tornando-os mais palpáveis.
O que são custos operacionais?
O custo pode ser definido como um valor pago/investido para se obter um resultado final, estando totalmente interligados com mão de obra, aquisição e produção de mercadorias.
Sendo os principais:
- Custo variável;
- Custo fixo;
- Custo indireto;
- Custo direto.
É essencial que você fique por dentro de todos os custos de seu negócio, podendo até mesmo reduzi-los de acordo com sua necessidade, gerando mais resultados, mas é preciso gerenciar com bastante cautela.
Exemplos de custos:
– Mercadorias;
– Mão de obra;
– Matéria-prima;
– Manutenção;
– Energia elétrica;
– Materiais de conservação; entre outros.
Custos operacionais
Os custos operacionais podem ser caracterizados pelas tarefas que envolvem a continuidade das operações de uma organização.
Cada custo operacional vai depender do estilo do negócio, produtos/serviços oferecidos e a forma que são gerenciados.
Nos custos, precisam estar inclusos:
- Custo do produto/serviço;
- Despesas operacionais; e
- Despesas gerais.
A importância da redução de custos operacionais
Reduzir custos é sempre bom, concorda?! Mas reduzir custos e continuar com a mesma linha de produção, é melhor ainda!
A redução pode se dar pela análise contínua dos processos e o valor que ele representa/custa para a empresa, e quando procurado os fornecedores ideais, tudo pode mudar!
Mas, é importante ressaltar que toda e qualquer redução deve ser feita com cautela e antes, é recomendado uma auditoria sobre possíveis problemas/riscos, para que assim, esteja ciente de tudo o que pode acontecer.
O processo de redução de gastos precisa ser constante e gradativo, pois mudanças sempre irão acontecer!
Também é importante ter a maturidade de que não adianta reduzir custos e não entregar produtos/serviços com qualidade ao cliente final, isso pode influenciar na continuidade de sua empresa.
O ponto provavelmente mais importante para focar na redução de custos, é que eles interferem no valor final de seus produtos/serviços.
Quanto mais gastos, maior o valor do produto/serviço, e isso pode interferir na continuidade de seu negócio.
É importante ressaltar que o mercado é extremamente competitivo, e geralmente, sempre quem vende mais é quem tem o melhor custo-benefício.
5 formas de reduzir custos
Agora vamos ao que importa, 5 formas de reduzir seus custos operacionais!
Mapeamento de processos
Esse é um dos pilares para que se obtenha o mínimo de organização em uma empresa. O mapeamento é essencial e indispensável.
É a partir desse mapeamento que os processos ficarão mais palpáveis e, até mesmo, fica mais fácil identificar quais custos estão presentes em cada processo.
Esse é o primeiro passo para analisar e buscar melhorias, pois a partir da reavaliação você vai conseguir enxergar as tarefas com outros olhos, agregando valor aos seus processos.
Logo logo você irá conseguir reduzir seus custos operacionais.
Confira nosso conteúdo sobre gestão de processos e fique por dentro de tudo!
Negociação com fornecedores
A redução de custos operacionais com fornecedores é extremamente importante, pois é a partir deles que provavelmente sua organização funciona.
Buscar fornecedores que possuam um custo-benefício que melhor se adeque a seu negócio é a melhor saída, visando até mesmo a melhoria de seus produtos. Mas lembre-se: a qualidade deles deve permanecer.
Uso de tecnologia e sistemas
Esse é um dos métodos mais utilizados no mercado corporativo na redução de custos operacionais!
A tecnologia hoje é algo que está presente em todas as empresas, de forma direta e indireta.
Quando unida ao mercado corporativo e seus processos, ela pode resultar em muito mais produtividade e redução de custos para seu negócio.
Os sistemas hoje em dia conseguem suprir necessidades de atividades operacionais, principalmente pensando a curto e longo prazo.
Além de reduzir custos através dos sistemas, você também consegue mensurar os dados facilmente, mas depende muito de quem presta tal serviço para sua empresa.
Por isso, é muito importante escolher com cautela a empresa que irá ficar à frente da terceirização de seus sistemas.
Melhoria Contínua
A melhoria contínua é algo que pouco a pouco está sendo implementada nas empresas, e muitos empreendedores ainda não possuem uma visão mais ampla de sua importância.
O planejamento de melhoria contínua é importante que sua empresa esteja sempre buscando a otimização de seus serviços e produtos! E para reduzir custos operacionais, esse método também se aplica.
Quando conseguimos realizar uma vistoria e levantamento de dados a respeito de um processo, por exemplo, conseguimos enxergar quanto ele custa e se está valendo a pena, caso não, planos de ações precisam ser tomados.
Interessante, né? A melhoria contínua faz toda a diferença!
Metas
Sim! A redução de custos também pode ser uma de suas metas!
Quando conseguimos traçar metas a respeito de gastos, conseguimos reduzi-los através de planos de ações que estejam alinhados com o negócio.
As metas andam lado a lado com a melhoria contínua, pois para que haja metas, é necessário haver uma análise para atingir esses pontos. Portanto, não resista ao incluir a redução de custos operacionais em suas metas!
Operacionais vs. Sistemas
Os sistemas e as atividades operacionais podem e devem andar lado a lado, uma não elimina a outra e muito pelo contrário, você consegue até mesmo reduzir gastos!
Ao utilizar sistemas para executar tarefas operacionais, de certa forma, você está terceirizando essas atividades, o que resulta em uma mão de obra menor e um gasto fixo com uma maior produtividade.
A automação de processos é muito importante e virou uma grande pauta no mercado corporativo, dê uma conferida em nosso blog sobre o conteúdo!
São diversos os pontos, mas eles vão depender dos objetivos que você tem para seu negócio!
Portanto, vale a pena dar uma conferida em sistemas que possivelmente suprem suas necessidades.
Inclusive, acesse nosso conteúdo sobre as principais etapas da gestão de processos até o software de automação, talvez seja assertivo para você!
