No mundo corporativo o tempo é um elemento valioso e determinante, e é desejável o menor desperdício possível.
Nas organizações, muitos problemas têm relação com a produtividade e estão ligados diretamente a como os processos são definidos e como são executados.
Dessa forma, ferramentas que otimizem tempo são essenciais para garantir o diferencial competitivo da empresa.
Nesse contexto de mercado, uma boa gestão de processos agrega valor ao negócio e atrai melhores resultados que contribui para a saúde da empresa.
Por isso, o objetivo deste post é mostrar informações necessárias para que sua empresa consiga melhorar a produtividade, maximizar resultados e diminuir desperdícios de tempo.
O que é gestão de processos e como ela pode ajudar a sua empresa a otimizar tempo e maximizar resultados?
Primeiramente, Gestão de processos nada mais é do que um conjunto de práticas com o objetivo de desenvolver e aperfeiçoar os processos organizacionais da empresa.
Basicamente segue-se 5 etapas para potencializar os resultados da gestão de processos:
- Mapeamento de processos;
- Análise e remodelagem dos processos;
- Implantação e monitoramento;
- Automação dos processos;
- Melhoria contínua
Seguindo essas etapas, teremos processos alinhados e bem definidos pela equipe e a identificação de jornada tranquila e “feliz” para a equipe e clientes.
A gestão de processos é uma excelente estratégia que contribui nas tomadas de decisões de forma ágil.
Com ela a organização tem um planejamento mais eficaz e consegue mensurar o tempo das etapas de forma mais realista, evitando possíveis falhas e tratando problemas de forma imediata.
Para se inserir mais no mundo da gestão de processos, neste link você encontra a sugestão de 5 livros que vão te auxiliar na gestão de processos e se aprofundar mais na temática.
Gestão de processos x Tempo:
Em uma empresa, a produção (independentemente se é serviço ou produto) a produtividade dos colaboradores é um fator determinante principalmente para a saúde financeira da empresa. Quanto mais produtivos mais ganho para a empresa.
Pensando na frase “Tempo é dinheiro”, produtividade se torna um dos pontos mais relevantes para o gestor se preocupar.
Mas o que a produtividade de um colaborador tem haver com gestão de processos?
Sem o devido controle e um indicador para se basear, dificilmente se consegue estabelecer metas nas entregas de forma realista. Ou seja, colaboradores podem estar sobrecarregados ou disponíveis demais.
Com processos bem definidos é possível acompanhar cada etapa, identificar gargalos, antecipar problemas e solucionar de forma mais rápida interrupções. Ou seja, tem-se algo palpável para analisar.
Como ser mais assertivo na otimização de tempo?
Gerir tempo é algo bastante complexo e possui algumas variantes, como envolvem pessoas e a produtividade de cada um pode ser diferente, é necessário mecanismos que ajude o gestor a manter o controle dos processos.
Por isso, sem a utilização de métodos que corroborem para essa gestão, fica praticamente impossível para o gestor ter controle das equipes e isso pode impactar diretamente nos serviços prestados.
Vale lembrar que o prazos e as metas dependem do planejamento que os gestores fazem. Sendo assim, um dos pontos que mais requer cautela para a gerência.
Por outro lado, uma boa gestão do tempo facilita o trabalho, diminui possíveis dores de cabeça, ajuda a aumentar a produtividade e impacta (para melhor) no nível de serviço prestado.
Principais benefícios para a empresa:
- Aumento da produtividade
- Redução de custos
- Correção de problemas
- Melhorias contínuas
Um dos principais benefícios globais da empresa é o impacto que causa nos clientes, quanto menos problemas, menor tempo mais o cliente fica satisfeito com a empresa e impactando no que chamamos de indicadores de “saúde do cliente”.
Outro ponto importante é que diminui as incertezas e facilita na hora da tomada de decisão, já que as métricas servirão como parâmetro para o gestor.
Sendo assim, é imprescindível a busca de métodos, ferramentas e um bom estudo para que se consiga ser mais assertivo na gestão.
Sendo assim, se liga nas dicas para ser mais assertivo!
5 Estratégias para otimizar tempo.
#1 Levantamento demandas:
Faça um levantamento de todas as atividades necessárias de forma visual e ordene-as de acordo com as prioridades.
2#Utilize ferramentas tecnológicas:
As tecnologias estão aí para nos ajudar a melhorar nosso trabalho, sendo assim, procure uma que mais se adequa às suas necessidades e que te ajude a lembrar e fazer o controle do tempo.
3# Priorize as demandas:
Veja o que mais é prioritário e comece por elas.
4# Estabeleça prazos e metas:
Estabelecer metas e prazos faz com que a sua produtividade aumente.
5#Crie e análise indicadores:
Indicadores são parâmetros para que não se atire no escuro, ver o que causou maiores problemas, o que te demandou mais tempo e quais são as áreas que mais precisam da sua energia.
A influência das tecnologias no gerenciamento de processos e otimização de tempo.
Com o avanço tecnológico e de estudos e métodos, tivemos muitas melhorias no campo da administração gerencial. Sendo assim é imprescindível que estejamos munidos de ferramentas que nos ajudem a visualizar melhor os processos e a identificar gargalos.
Uma ferramenta que tem sido bastante utilizada para gerenciar tarefas e controle do tempo é o ClickUP, com ela dá para acompanhar processos, controlar tempo de cada etapa, estabelecer prazos e colocar responsáveis para as atividades.
O gestor tem acesso às atividades e pode monitorar em tempo real todos os projetos que estiverem dentro da ferramenta.
Outro ponto interessante na gestão de processos é a automatização de processo, criar funções que liguem o botão de “start” para outras ações, é um diferencial para as equipes e na ferramenta ClickUp você consegue automatizar as tarefas.
Benefícios da utilização do clickUp:
- Ganho de tempo;
- Controle de equipes;
- Visualização dos processos e fluxo;
- Criação de indicadores de tempo
Além disso, a ferramenta possui um design atrativo e dinâmico, sendo de fácil manuseio com parte dos serviços podendo ser utilizado de forma gratuita.
Vale salientar que existem diversas ferramentas que podem te ajudar nesse processo, vale a pena testar várias e ver a que melhor se adequa a sua realidade.
Concluindo com um bônus para você!
O objetivo desse post foi fazer você refletir sobre a importância da gestão de processos e como utilizá-la para otimizar tempo e assim ajudá-lo a gerenciar melhor sua empresa ou sua equipe com mais qualidade e em menos tempo. Ficou claro para você?
E falando em otimizar tempo e gestão de processos, nada melhor do que automatizar processos e para que a tarefa a ser realizada seja mais rápida e fácil de fazer.
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