Você sabe qual é este ativo?
Seus DOCUMENTOS!
Eles são seus maiores ativos. Como gerador de receitas, ou para resguardar sua empresa de futuros gastos ou custos desnecessários.
Existem vários documentos como: ativos, contratos, propostas, documentos dos seus colaboradores…
Em áreas especificas ainda tem prontuários médicos, históricos escolares, documentos com valor históricos e entre outros.
Então te pergunto novamente, como você está cuidando do maior ativo da sua empresa?
Venho aqui te passar algumas informações e dicas para que sua empresa possa iniciar e dar continuidade em uma gestão documental assertiva e eficaz.
Quando falamos de Gestão Documental, muitas pessoas pensam de imediato na questão de digitalização, mas a gestão vai muito além, a digitalização do seu acervo é um dos serviços e pode ser talvez uma das soluções, pois este universo é muito amplo.
Lembrando que um acervo digital bagunçado é pior e mais difícil de localização do que um acervo físico.
A forma de gestão pode ser feita de várias maneiras, mas o ideal e primordial é começar com um projeto base para alinhamentos e principalmente ter noção do seu acervo e tipologia documental.
Com o desenvolvimento deste projeto, partimos para algumas definições, como por exemplo o local de guarda/organização do acervo.
Este ponto pode ser realizado internamente nas empresas, mas indico a guarda externa/terceirizada.
Irei colocar alguns pontos para justificar esta escolha:
- Redução de custos com mão de obra e espaço físico interno para a administração do acervo;
- Comodidade nas consultas aos documentos físicos, agilizando os processos de auditorias e fiscalizações;
- Controle dos usuários que possuem acesso aos documentos;
- Facilidade de acesso aos documentos via web, evitando extravios;
Entre outras grandes vantagens, mas o ponto final é que está não é atividade fim da sua empresa, então você terceirizando vai poder focar em sua fonte de receita.
Com desenvolvimento do projeto e definição da guarda, a gestão pode seguir em várias vertentes, como por exemplo: criação da tabela de temporalidade.
Um fator muito importante, é que várias empresas guardam diversos documentos sem necessidade, documentos que já podem ser descartados.
Muita atenção a este ponto, pois tem que ser totalmente correto, um descarte seguro e seguindo todas as normas legais.
Outro ponto fundamental é usar a tecnologia a seu favor na gestão documental, procurar uma empresa que tem uma estrutura física para parte do acervo, mas que tem toda a parte do Software muito forte, para assim trabalhar alinhado na sua gestão.
Com o desenvolvimento do projeto, podemos mapear fluxos e trabalhar com gestão de processos dentro da empresa, abaixo irei citar algumas vantagens de trabalhar com um modelo de Software ligado na gestão de processos – Workflow.
- Gerenciamento automatizado que permite a redução de recursos humanos;
- Monitoramento do processo em tempo real, permitindo saber por quem, onde e quando as informações foram acessadas, além de quais foram as ações tomadas;
- Controle das tarefas atribuídas a cada colaborador;
- Etapas e recursos configuráveis de acordo com a necessidade de cada empresa;
- Alarmes de atividades em atraso para o responsável;
- Melhoria no atendimento ao cliente por meio de respostas rápidas e precisas.
Entenda que não há um método único na Gestão Documental
Uma empresa tem suas peculiaridades que são exclusivas, como se fosse o seu DNA operacional, por isso, não há como adotar um único método para realizar uma gestão de documentos.
Nesse contexto de adoção da metodologia para arquivamento, deve ser analisada a natureza dos documentos e a estrutura da organização.
Desse modo, alguns documentos terão a organização com base na sua numeração sequencial, outros pela data de competência, data de vencimento ou natureza do assunto que se refere, por este motivo a elaboração do projeto é fundamental.
Por essa característica, é de extrema importância a parte tecnológica para auxiliar a gestão, assim com um sistema GED, ajuda no processo de arquivamento e resgate das informações.
Assim, uma empresa pode adotar várias metodologias no arquivamento dos seus documentos.
Por exemplo: os processos administrativos podem ser arquivados pela sua numeração sequencial e ano, os pagamentos pela sua data de vencimento e as suas obrigações junto aos órgãos regulatórios, pela sua data de competência e natureza.
O importante é contar com profissionais especialistas da área de gestão de documentos que te ajudarão a traçar os melhores métodos de acordo com o perfil do seu negócio.
Isso permitirá o arquivamento da maneira certa, criação de processos e acesso às informações quando necessário.
Conheça também as etapas da gestão de processos até a automação de software clicando aqui!
