Gestão de documentos: entenda como organizar a papelada

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Imagem por Flowup

Dentre os diversos fatores que permitem para que se atinja uma maior produtividade e bons resultados de uma empresa, tarefas diárias que envolvem a administração, finanças e marketing, tem grande necessidade de uma boa organização de seus documentos.

Ao fazermos uma gestão documental, organizando os papéis importantes, como contas pagas e a receber, contratos, guias e diversos outros documentos, teremos então uma melhor organização, e consequentemente  irá agilizar diversos processos, que podem vir a requerir estes documentos.

Claro que todo o processo de gestão de documentos irá desprender um custo, pois não necessitamos apenas de um local de armazenamento para estocar os documentos físicos e digitais. Nesse post vamos nos adentrar na gestão de documentos, explicando o que é, quais seus objetivos e importância.

Gestão de documentos

A gestão de documentos é definida como um conjunto de processos que ao serem implementados, tem como objetivo garantir a produção, arquivamento e uso adequado dos registros mais importantes. Esses processos irão simplificar o uso desses papéis diariamente, além de agilizar os processos que precisam consultá-los, tornando essa busca mais fácil, organizada e segura.

Podemos dizer que a gestão documental é executada de acordo com a realidade de cada empresa ou organização. Onde aquelas que produzem uma grande quantidade de arquivos, podem necessitar da automatização daquele processo, incluindo o salvamento e armazenamento dos arquivos. Já em empresas menores o serviço manual pode ser o suficiente para o atendimento.

Importância da gestão de documentos

Como já tratamos anteriormente, a grande maioria das atividades empresariais são tratadas a partir de papéis importantes, que geram uma maior autoridade e confiança ao processo. Aprender a lidar com esses documentos é de grande importância para a empresa, pois cada arquivo assume uma função estratégica no processo, devendo ser conservados de forma adequada.

A gestão de documentos permite também agilizar a tomada de decisão, elevando a produtividade e reduzindo os tempos de busca por um documento em particular. Além de auxiliar na adequação da empresa com as leis vigentes e normas reguladoras das atividades da empresa, pois teremos uma maior organização de arquivos, facilitando a busca por contratos para análise detalhada dos riscos.

Ao deixarmos de lado a gestão de documentos, precisamos estar prontos para assumir as graves consequências que podem surgir em decorrência desse descaso, como o aumento do risco de perda de informações importantes em decorrência de fatores físicos, e a redução do sigilo empresarial pela possibilidade da exposição de informações.

Benefícios da gestão de documentos

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Imagem por Access Brasil

Atrelado a uma boa gestão de documentos temos vários benefícios decorrentes da adesão, como:

Redução de custos

É inegável que ao trabalharmos com documentos temos o surgimento de custos como algo natural, sejam despesas com envio, preservação ou mesmo o próprio armazenamento dos documentos. Entretanto, ao não se aderir uma boa gestão de documentos, os custos podem ser ainda maiores para a empresa.

Dentre os maiores geradores de custos desnecessários estão os gastos com o tempo perdido na busca por um documento, os prejuízos decorrentes de perdas ou danos dos documentos, a necessidade de reimpressão de informações e outros fatores responsáveis por elevar o orçamento.

Assim, empresas que adotam a gestão documental eficiente apresentam uma maior produtividade, pois os funcionários não perdem tempo com os processos burocráticos para procurar uma determinada informação ou documento, podem dedicar essas horas ao desempenho de suas funções.

Uniformidade e qualidade dos processos

Ao se ter documentos devidamente ordenados e em condições ideais para identificação, a empresa irá ter uma maior agilidade e qualidade nos seus processos. As consequências de se ter um processo empresarial paralisado, ou mesmo perder prazos por não se ter um documento no momento, ou mesmo apenas uma cópia de baixa qualidade é de conhecimento de todas as empresas que lidam com papéis importantes em suas operações e processos.

A perda de contratos é um dos inúmeros prejuízos que podem ser causados pela falta de gestão de documentos. Além da perda de contratos também podemos citar o prejuízo para a imagem da empresa, como também a perda da credibilidade e queda do desempenho da organização no mercado.

Histórico empresarial

Etapas fundamentais de uma administração eficiente dos recursos, e para o progresso da empresa, são o planejamento estratégico, análise de resultados e avaliação do desempenho.

Ao aplicarmos a gestão de documentos teremos acesso de forma ágil, devido ao armazenamento correto dos números, dados e outras informações importantes referentes aos anos anteriores.

Tendo uma gestão documental em dia, se tem a garantia de que se tem uma maior segurança jurídica da empresa a longo prazo.

Ferramentas para gestão de documentos

Com o desenvolvimento tecnológico surgiram diversas ferramentas que podem auxiliar na gestão de documentos. A melhor opção para cada empresa varia de acordo com as suas atividades, os riscos aos quais está exposta e o volume de dados com o que se trabalha.

Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem vem se tornando cada vez mais utilizado pela população, seja para arquivos pessoais, ou até mesmo arquivos empresariais.

A utilização feita por pessoa jurídica, geralmente é caracterizada pelo envio de todos os arquivos da empresa a um servidor remoto, onde serão armazenadas por um fornecedor específico escolhido a partir do espaço disponível que será utilizado pela empresa. 

Essa ferramenta, além de garantir o sigilo das informações da empresa, também permite um fácil acesso às informações pelos gestores.

Microfilmagem

Nessa ferramenta é feita a filmagem de papéis, e posterior armazenamento em um microfilme. Esse recurso reduz o espaço necessário para estoque consideravelmente.

Além disso, podemos destacar o aumento da segurança e da preservação das informações, necessitando de pouco espaço físico para armazenamento e aumento na durabilidade dos arquivos, já que com um armazenamento eficaz irá garantir ação contra o tempo e dos riscos ambientais.

Gerenciamento eletrônico

A conversão dos dados e documentos em arquivos digitais por meio de softwares escolhidos de acordo com as necessidades do usuário são uma ferramenta muito importante na gestão dos documentos da empresa.

Uma grande vantagem de se adotar essa possibilidade é controlar o acesso aos dados pelos colaboradores, além de se ter o histórico de acesso a cada arquivo ou diretório. Dado que o acesso ao sistema poderá se dar por meio de senhas específicas para cada colaborador, e a partir dessas senhas controlar o acesso, limitando o contato de membros da equipe com dados sigilosos.

Como fazer uma gestão de documentos

Políticas claras de uso

É preciso definir regras claras e normas para o uso e manuseio da documentação, pensando sempre nas condutas que não oferecem riscos aos documentos e garantem sua integridade.

Separar os documentos e fazer backups

É importante elaborar uma tabela que deverá separar os arquivos mantidos em formato físico, e quais poderão ser digitalizados.

Estabelecer um padrão

Outro fator importante é a elaboração de um padrão, tanto para os serviços e processos da empresa ligados aos documentos, quanto os próprios documentos devem ser padronizados.

Criar uma rotina de digitalização

Uma solução bastante utilizada na gestão de documentos é a digitalização dos documentos, pois irá preservar os arquivos e proteger de diversos fatores ambientais que poderiam danificá-los.

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