É inquestionável a mudança que as empresas de todos os mercados estão fazendo em direção à digitalização dos dados do negócio. Cada vez mais arquivos físicos são convertidos em digitais e todos os dias documentos virtuais são criados em grande volume.
É possível afirmar que o volume de dados virtuais cresce com muita velocidade em muitas empresas, isso se tornou uma realidade comum e trouxe consigo também algumas preocupações que precisam de atenção dos gestores.
Hoje em dia, não é possível somente criar documentos digitais, armazená-los e usá-los na rotina da empresa, é preciso que haja uma gestão inteligente acerca desses arquivos e proporcione segurança e eficiência para a empresa e seus stakeholders.
É nesse cenário que entra o conceito de gestão de arquivos digitais, uma área da gestão empresarial que merece muita atenção dos empresários que querem garantir o bom funcionamento do negócio.
Assim, pode-se entender gestão de arquivos digitais como os processos, padrões, políticas e rotinas que dizem respeito a criação, armazenamento e acesso de documentos virtuais dentro de uma empresa ou instituição.
Qual a importância de uma boa gestão de arquivos digitais?
Essa área de gestão vem ganhando cada vez mais importância entre os empresários e gestores pois grande parte dos dados das organizações estão em formato digital na atualidade e esse volume só cresce a cada dia.
Não só isso, os riscos de segurança da informação passaram a ser mais perigosos e prejudiciais às empresas, criando um alerta de necessidade de dar atenção para a gestão de arquivos digitais.
Ao passo que os riscos aumentaram, também surgiram mais leis e padrões que buscam controlar tudo isso, enfatizando ainda mais a necessidade de se investir tempo e dinheiro no assunto.
Nesse cenário, é possível dizer que a gestão de arquivos digitais tem uma grande importância na gestão empresarial como um todo hoje em dia. Os benefícios que ela pode trazer são diversos, alguns dos mais relevantes são:
Disponibilidade e integralidade
Antes de tudo, uma boa gestão de arquivos digitais deve garantir que os documentos certos estarão disponíveis para as pessoas certas de maneira integral, esse é um dos principais objetivos desse gerenciamento.
A integralidade é o conceito que indica que o arquivo em questão possui as informações corretas, sem alterações ou perdas indesejadas. Nesse quesito, ter um histórico de alterações, caso ocorram, é indispensável.
Com isso, esses documentos devem estar disponíveis para serem visualizados ou extraídos pelos colaboradores que devem ter direito de acesso de maneira simples e segura.
Segurança
No quesito segurança, a gestão de arquivo digitais preza para que os documentos da instituição sejam criados, armazenados, acessados e extraídos de maneira segura.
Isso quer dizer que todas as operações que envolvem esses arquivos poderão ocorrer sem representar riscos de segurança da informação para os usuários ou para a organização.
Especialmente na atualidade, num contexto onde a tecnologia avança também para hackers e crimes digitais, o pilar de segurança deve ganhar muita atenção dos gestores para manter as informações do negócio seguras.
Otimização de tempo e recursos
Uma vez que os documentos digitais da empresa são geridos de maneira correta e inteligente, é possível otimizar a produtividade da organização em diversos aspectos.
Isso acontece porque, fazendo a gestão corretamente, os arquivos digitais deverão estar disponíveis para serem acessados de forma rápida, simples e sem burocracias desnecessárias.
Essa realidade acaba reduzindo o tempo que os colaboradores levam para pesquisar e achar documentos que precisam na rotina de trabalho, um gargalo de produção que pode se tornar um problema em muitos negócios.
Quais são as melhores práticas?
Construa políticas para a empresa
As empresas que buscam fazer uma gestão documental digital profissional e eficiente devem buscar construir uma política própria sobre o assunto.
Para isso, é indispensável fazer um entendimento geral do contexto do negócio, baseando-se sempre nas leis de proteção de dados, conceitos de segurança da informação e necessidades internas e próprias da empresa.
Tal política deve ser a base para ditar e orientar como os processos que envolvem os documentos digitais devem ocorrer.
Isso deve ser construído por pessoas estratégicas dentro da organização e disponibilizado para todos os funcionários de forma que os auxilie na rotina a seguir a política estabelecida.
Estabeleça modelos e padrões
Na própria política da empresa ou de maneira paralela, devem ser estabelecidos modelos e padrões a serem seguidos por departamentos ou por toda a empresa no que se diz respeito aos arquivos digitais.
Alguns pontos como nomes de pastas e arquivos, boas práticas, agrupamento de documentos, decisões de criação de novas versões, etc podem ser padronizados.
Isso servirá para que toda a empresa consiga gerar e armazenar documentos de maneira padronizada e similar, de forma que se tenha uma forma única de lidar com os arquivos da organização.
Algo que ajuda bastante os colaboradores a assimilar esses padrões é a criação de modelos que servirão como exemplo para que todos entendam os novos padrões.
Acompanhe e controle o cumprimento dos padrões
Uma vez que se estabelecem as políticas e os padrões, é preciso acompanhar se estes estão sendo seguidos e cumpridos pelos times e departamentos do negócio.
Por isso, criar uma rotina de monitoramento é necessário para garantir que tudo o que foi planejado está sendo realmente feito no dia a dia da empresa.
Essa tarefa por se tornar difícil, pois toda mudança que ocorre na empresa normalmente sofre resistência natural dos funcionários, sendo necessário um esforço da gestão e das lideranças para que elas realmente ocorram.
Por isso, é preciso usar de artifícios como varreduras e auditorias para identificar arquivos e operações fora do padrão e apontar esses desvios, relembrando os padrões a serem seguidos e alertando os departamentos das desconformidades encontradas.
Utilize sistemas compatíveis com a necessidade negócio
Com a imensa possibilidade de softwares e sistemas que auxiliam a realizar a gestão de arquivos digitais, pode parecer difícil escolher um ou um conjunto dessas ferramentas que seja ideal para a empresa.
Porém, o que é necessário ao se tomar a decisão de quais sistemas escolher é entender bem a realidade da organização, listar um grupo de possíveis softwares que possam atender essas demandas e buscar identificar quais são os mais vantajosos.
Essa atividade pode até demandar um tempo da gestão, mas com certeza fará toda a diferença no dia a dia, já que os sistemas que alocam os arquivos digitais são responsáveis por grande parte da operação que envolve esses documentos.
Não esqueça dos backups
Nas boas práticas criadas na empresa, a rotina de backups deve ser indispensável.
É comum encontrar relatos de profissionais que já passaram por imprevistos devido a perda de documentos de forma que os trabalhos foram prejudicados, atrasados ou impossibilitados, essa é uma realidade que não é muito difícil de ser encontrada.
Por isso, é de extrema importância orientar o time a realizar cópias de segurança e também fazer backups gerais de pastas na empresa.
Isso tudo irá garantir que os documentos importantes fiquem armazenados em outros locais de segurança e disponíveis para serem acessados caso algum erro ocorra nos locais padrões de acesso desses arquivos.
Considere o auxílio de terceiros
Por ser um assunto que demanda de entendimento específico de gestão documental, processos e sistemas, é possível que sinta-se a necessidade de contratar ou estabelecer parcerias com organizações especialistas no assunto.
Essa opção pode ajudar muito na implantação de mudanças na gestão dos arquivos digitais e dar celeridade em todos processo, além de maximizar as chances de se criar uma realidade mais segura, eficiente e tecnológica dentro do negócio.
É preciso pesquisar e escolher bem uma empresa de confiança que consiga atender as necessidades do negócio e dar todo o suporte necessário durante a implementação das mudanças e/ou o dia a dia da empresa após essa fase inicial.
Conclusão
Se preocupar com a geração, armazenamento e acesso dos arquivos digitais do negócio não deve ser só uma preocupação dos gestores, mas sim uma área que recebe atenção de forma que possa criar benefícios para o negócio.
Quer entender mais sobre como a G Trigueiro pode ajudar seu negócio com a gestão de arquivos digitais? Fale conosco!
