O que é produtividade?

Um assunto muito comentado no meio empresarial e de trabalho no geral é a produtividade. Não é difícil encontrar profissionais insatisfeitos com a sua própria gestão de tempo e desempenho ou gestores que reclamam da operação e resultados de equipes.

Contudo, o conceito de produtividade pode não ser tão bem compreendido por muito, e chega ser confundido com trabalhar mais tempo do que o normal, o que não é correto. 

No geral, produtividade diz respeito à maneira como as tarefas são realizadas, considerando que se pode fazer mais tarefas, numa maior qualidade e num menor tempo.

Esse conceito, mesmo que seja básico, se torna um desafio para muitos. Não é fácil manter um nível de produtividade satisfatório e constante, isso porque é realmente impossível conseguir uma constância absoluta nesse aspecto.

Esse fenômeno acontece porque infinitas influências impactam na produtividade. Fatores externos ou internos e controláveis ou não acabam afetando, em diversos níveis, a gestão de tempo, velocidade e qualidade da operação de muitas empresas e profissionais.

Contudo, entender quis influência são essas é o primeiro passo para conseguir mantê-las o máximo possível sob controle e conseguir criar um ambiente favorável para se atingir uma produtividade boa.

Quais influências impactam na produtividade?

Conhecimento técnico 

Algo que parece básico, mas pode sim, ser determinante na produtividade é o nível de conhecimento técnico que se tem sobre o assunto foco do trabalho que está sendo realizado, que pode ser mais de um.

Mesmo partindo do pressuposto que, normalmente e especialmente no trabalho, se executa tarefas que se tenha capacidade de fazer, ainda existem situações que podem ser desafiadoras no que se diz respeito a esse tópico.

Nesse contexto, é natural ter que lidar com demandas que requerem um conhecimento específico além ou com a mudança de posição que também requer que o profissional apresente um conhecimento mais avançado ou novas áreas de conhecimento.

Em qualquer caso, ter ou não domínio do assunto que é objeto de trabalho faz toda a diferença na hora de executar, afetando de maneira direta a produtividade do indivíduo, de uma equipe toda ou de uma companhia inteira.

Quando se tem o conhecimento necessário para desempenhar uma atividade, é mais fácil de realizar, mais rápido de fazer e o resultado é comumente melhor, pois não se precisará fazer um estudo amplo do assunto antes de iniciar a tarefa ou durante a execução.

Ainda assim, há situações nas quais pedem que o profissional revise alguns conceitos ou busque se aprofundar em alguns pontos específicos para conseguir realizar a atividade da melhor forma, mas quando já se tem a base do conhecimento isso se torna mais simples.

Por outro lado, ao receber a demanda de uma atividade que requer um conhecimento técnico que o indivíduo ou a equipe não possuem a execução se torna mais difícil, a evolução do trabalho mais lenta e o resultado pode não ser tão bom quanto esperado.

Isso acontece porque precisará se fazer um esforço de estudo maior antes de começar a execução ou paradas para pesquisar durante a operação serão comuns, deixando o processo mais devagar e o trabalho menos produtivo.

Mesmo não sendo possível se ter conhecimento sobre todos os assuntos de uma área e estar preparado para tudo, é indispensável que se tenha uma base para facilitar quando for necessário realizar uma atividade mais complexa a etapa de estudos ser mais facilitada.

Conhecimento gerencial

Se o conhecimento técnico insatisfatório pode prejudicar muito a produtividade, com o conhecimento gerencial também não poderia ser diferente.

O conhecimento gerencial pode ser compreendido aqui como as técnicas, métodos e assuntos que auxiliam na gestão do trabalho, do time, das metas e de tudo o que o trabalho engloba.

Quando não consegue se gerenciar bem a rotina de execução, as chances da produtividade apresentar uma queda são altas pois não há controle sobre o andamento das demandas.

É indispensável planejar, controlar e monitorar diversos pontos do processo ou projeto em questão, alguns dos mais importantes são:

• Prazos;
• Metas;
• Recursos;
• Stakeholders;
• Responsáveis;
• Entregas.

Nessas esferas, e nas demais outras que também precisam ser gerenciadas, é necessário não só planejar e acompanhar, mas principalmente saber replanejar, resolver conflitos do dia a dia, alinhar expectativas, treinar o time e desenvolver cada um desses aspectos.

Isso é normalmente feito pelo líder ou gerente das equipes, que deve conseguir realizar esse trabalho bem visando o aumento da produtividade do time e garantindo que o grupo tenha um contexto ideal para desempenhar suas funções de forma otimizada.

Porém, ao se trabalhar de forma individual, é necessário que o profissional também consiga ter controle de tudo isso em prol da sua produtividade. Assim, consegue-se gerenciar tudo da melhor forma e garantir uma melhor gestão de tempo.

Ferramentas, materiais e equipamentos

Um ponto que pode chegar a impossibilitar a realização de atividades ou causar brusca queda na produtividade de um colaborador, setor ou empresa é a falta de infraestrutura necessária para realizar as atividades.

Nessa realidade, é normal que todos os trabalhos precisam de algum sistema, alguma ferramenta ou materiais para serem executados. Isso vai desde um sofisticado ERP numa grande fábrica até um simples martelo numa pequena oficina.

Quando se tem disponível esses aparatos de maneira ideal, as tarefas têm toda a base necessária para serem realizadas, dependendo então do desempenho humano para completá-las.

Contudo, quando algum desses meios não está disponível, não é o correto ou está com defeitos gera-se um cenário o qual a realização do trabalho se torna mais difícil ou até impossível.

Um exemplo disso é tentar preparar um prato num restaurante com uma faca que não está afiada, com alimentos fora da validade ou um forno que não atinge a temperatura necessária. Aqui, a produtividade da equipe da cozinha será totalmente comprometida.

Nesse caso, completar a tarefa de cozinhar o prato se tornará muito mais lenta, será preciso fazer pausas para conseguir os materiais ideais ou o resultado final não sairá como o esperado, podendo até não ser possível nem completar de nenhuma forma o processo. 

Em resumo, ter as ferramentas necessárias à disposição são indispensável para se ter uma boa produtividade, sem estresses, pausas ou limitações indesejadas na execução das demandas.

Time

No que se diz respeito a uma rotina de trabalho que acontece dentro de um time, é impossível que esse grupo não influencie na produtividade do indivíduo e que esse indivíduo não influencia na produtividade do time.

Numa organização, os papéis, times e setores compõem um sistema aberto e que possui interação com diversas áreas e responsáveis de forma que uma conexão entre esses pontos gera uma relação de influência entre eles.

Se um time não executar bem seu trabalho, a produtividade de outro pode ser afetada. Se um colaborador não está desempenhando bem, pode atrapalhar o seu grupo. Se um time não tem um bom relacionamento entre si, a dinâmica do trabalho é prejudicada.

Por isso, é indispensável que, antes de tudo, busque se criar e manter um bom relacionamento entre as pessoas do time, aqui a liderança é papel fundamental na construção e evolução de um time alinhado e unido. 

Além disso, o trabalho constante para que o desempenho individual dos componentes evolua e se mantenha num nível considerado satisfatório também é um esforço que precisa ser feito para garantir que a produtividade geral do time não seja prejudicada.

Com esses pontos bem desenvolvidos, é possível construir um grupo que consiga manter um nível de produtividade geral desejado.

Metas e prazos

Algo que afeta muitos profissionais e atrapalha a produtividade é o estabelecimento de metas e prazos inadequados. 

Quando se tem metas pouco audaciosas ou prazos muito distantes, é natural do ser humano procrastinar e adiar ou demorar para realizar as atividades que lhe foram atribuídas, fazendo com que a produtividade caia significativamente.

Por outro lado, com metas irreais ou prazos muito curtos, pode acontecer de se criar um contexto de ansiedade e estresse para realização de todo o trabalho que precisa ser feito, colocando o profissional numa situação de estresse que prejudica também a produtividade.

Por isso, entender bem a importância e urgência de cada tarefa e comparar com a disponibilidade e capacidade de quem irá executar é o caminho correto para conseguir definir metas e prazos adequados.

Assim, irá se criar um ambiente mais favorável para que a produtividade se mantenha num nível bom e o resultado saia como o esperado, no tempo certo e na qualidade demandada.

Conclusão

É notório que manter uma produtividade considerada ideal é um desafio para muitos profissionais, times e empresas. Contudo, entendendo o que impacta diretamente nisso é possível criar um contexto que seja favorável para a operação do negócio. Ficou alguma dúvida? Entre em contato com um de nossos especialistas.