Você precisa de um meio que te dê mais controle do negócio, onde possa compartilhar informações e gerenciar melhor a equipe?
Então a intranet pode ser sua grande aliada nessa missão!
Através de um protocolo de comunicação chamado TCP/IP, a intranet é uma rede privada, acessada apenas pelos funcionários daquela empresa.
Atenção: a internet utiliza esse mesmo protocolo, porém interligados num sistema global, o que permite o acesso de qualquer usuário de qualquer lugar do mundo.
Ela pode ser desenvolvida de duas formas diferentes:
- Por uma empresa especializada.
- Pela área de TI da sua própria empresa.
Na primeira opção, a grande vantagem é poder customizar as funcionalidades da ferramenta sob medida, porém o custo será mais alto e o tempo de desenvolvimento também será maior.
Já a segunda opção, apresenta mais desvantagens do que vantagens, pois pode gerar sobrecarga de atribuições aos membros do setor e falta de aderência por parte da equipe. Por isso, é menos recomendada.
Será que é realmente vantajoso investir em uma intranet?
Sabendo que diversas organizações de diferentes portes e setores no mundo inteiro utilizam a intranet, é fácil entender que ela propõe uma gama de benefícios e vantagens.
Entre os motivos pelos quais vale a pena ter uma intranet, estão:
- Menos burocracia para ter acesso a informações, documentos e até outros colaboradores;⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
- Maior produtividade devido a otimização do tempo e dos processos por como funciona o sistema e pelo que faz parte dele;
- Comunicação ágil entre pessoas, setores e departamentos, bem como uma maior interação;
- Centralização de manuais de integração, normas e procedimentos da empresa;
- Armazenamento de dados que precisam ser acessados com certa frequência, e impacto na assertividade da tomada de decisões;
- Pode ser conectada a outras plataformas;
- Redução de custos diversos – a partir de funcionalidades que simplificam meios de executar algo; assim como aumento da receita devido a uma melhor gestão;
- Divulgação de notícias como mudanças, datas de eventos, integração de novos colaboradores, treinamentos de capacitação, etc, bem como formulários a serem preenchidos, a exemplo de solicitações, pesquisas de clima e avaliações de desempenho;
- Eficiência operacional e possibilidade de fluxos mais otimizados;
- Usabilidade simples (há também empresas que podem ser contratadas para capacitar o time com um ótimo desempenho em user experience);
- Variedade e diversidade em elementos de multimídia, podendo fazer publicações também por meio de áudio de vídeos, aumentando a dinamicidade da comunicação;
Além dessa lista com razões bem pertinentes no contexto de gestão empresarial, ainda existem algumas intranets mais modernas que possuem chats internos.
Assim, os colaboradores conseguem se comunicar ainda mais rapidamente do que nas menos modernas – que já são mais ágeis do que num cenário sem essa ferramenta.
E não é só isso que promove uma economia de tempo na rotina de trabalho de cada um! Pelo uso do chat, o tempo destinado à leitura de extensos comunicados formais e também de e-mails torna-se menor.
Ademais, se pensarmos em logística e transporte, tem-se o fato de evitar deslocamento e viagens para contatos comerciais, que podem ser também facilitados via intranet.
Logo, percebe-se que apenas um pequeno detalhe traz um ganho acumulativo vindo de diferentes ações.
Como manter a hierarquia de acesso à informações?
Por um lado, é muito positivo centralizar as informações num só local e descentraliza-la de apenas alguns funcionários. Por outro lado, algumas dessas informações precisam ser restringidas a apenas alguns usuários.
E agora?
Na intranet, é permitido também estruturar níveis de acesso.
Assim sendo, o compartilhamento de informações pode ser adaptado para o perfil de cada usuário e isso pode ser feito com base nos cargos – ou seja, um gerente tem acesso a muito mais do que um estagiário – e também com base em projetos distintos nos quais cada um está trabalhando.
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Não há desvantagens em implementar a intranet ao negócio?
Como nada é totalmente perfeito, é justo considerar também as desvantagens da intranet. A primeira delas é o custo – não aquele curso que entrará em redução, mas sim o custo inicial de implementação.
Em compensação, os custos de manutenção não são tão altos – fora o retorno recebido em todas as vantagens já mencionadas anteriormente.
Outra questão que pode ser colocada como desvantagem é o grau de complexidade, caso seja alto e isso vire um empecilho para a equipe.
Mas como já foi exposto, existem empresas especializadas em tratar desta problemática através de auxílio aos usuários e, de forma geral, o uso costuma ser intuitivo.
Então não dá para acessar nada fora dos computadores da empresa?
Atenção: se a empresa estiver funcionando em formato remoto, que é uma das tendências nascidas devido a pandemia – totalmente ou parcialmente – ou até mesmo caso haja simplesmente a necessidade de que algo possa ser acessado fora daquela rede por outro motivo, é possível!
Quer saber como?
Pela criação de processos de autenticação, qualquer colaborador pode acessar aquele conteúdo da intranet mesmo que esteja fora do sistema, seja trabalhando remotamente em casa ou durante uma viagem de trabalho.
E isso não é tudo!
A intranet também se destaca por ter grande potencial em proporcionar uma cultura mais colaborativa à empresa, que é uma tendência cada vez mais fortalecida no mundo dos negócios.
Ou seja, quem quer garantir uma boa posição no mercado com certeza estará no caminho certo ao aderir essa prática que traz diferenças relevantes e positivas aos mais variados tipos de organização.
