Gestão de processos: Será que estou fazendo da maneira certa?

Você já deixou de estudar Gestão de Processos simplesmente por achar que seria algo burocrático na sua empresa? Pois bem, estou aqui para te dizer que você estava errado (a)!

E se além disso, você ainda pensou que ‘esse negócio’ de processo é somente para indústria, não se preocupe, nesse artigo vou te mostrar como o Gerenciamento de Processos da forma certa pode ajudar a sua empresa a ter mais resultados!

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Fonte: Fundação Instituto de Administração (FIA)

Primeiro, o que é Gestão de Processos?

Também conhecida como Gestão por Processos, a Gestão de Processos consiste em um conjunto de técnicas com o objetivo claro de gerenciar as atividades da empresa de forma mais consistente e sistêmica, tangendo ao objetivo comum da melhoria contínua.

A lógica está baseada em ações e tarefas concatenadas entre si, afim de que exista uma clareza nos procedimentos desde o nível operacional, passando pelo nível tático e chegando ao escopo gerencial da empresa.

Fazendo-se uma associação com a hierarquia das empresas, a Gestão de Processos também consiste em um processo.

Ou seja, é um conjunto de ações organizadas entre si, que por sua vez, são um conjunto de tarefas coordenadas e planejadas para que, diante de sua execução, o objetivo fim seja alcançado.

O que é considerado como um processo?

De maneira grosseira, toda atividade que envolva pessoas ou equipamento e que tenha um objetivo fim, é considerada um processo.

Um exemplo muito comum de processo em empresas se dá na assinatura de contratos, onde as etapas de elaboração do contrato, assinaturas e validações são as ações do macroprocesso.

Esse processo possui tarefas manuais e repetitivas em diversas empresas, na ótica da melhoria contínua, ele pode ser facilmente automatizado.

Foi partindo desse princípio que a Caritas, empresa originalmente italiana, automatizou seu processo de faturamento e assinatura, como pode ser observado no vídeo abaixo.

Existem diversas atividades dentro de uma empresa que podem ser considerados como processos, abaixo estão listados alguns exemplos:

– Contratação de colaborador;

– Compra de insumos;

– Auditoria de qualidade;

– Integração de novos colaboradores;

– Venda de produto ou serviço;

– Suporte técnico.

Afinal, qual a importância da Gestão de Processos?

Uma Gestão de Processos feita da maneira correta tem impactos positivos inimagináveis em uma empresa, abaixo estão alguns desses principais tópicos.

Visão sistêmica do negócio

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Uma das principais dificuldades dos gestores corporativos consiste na ausência de dados e informações estratégicas necessárias para a tomada de decisões, isso ocorre principalmente pela estruturação mal feita dos processos, que por sua vez, não permite uma visão panorâmica da empresa.

Colaboradores mais eficientes

Ter os processos mais claros, simplificados e bem definidos pode auxiliar na rotina de seus colaboradores, isso se deve ao fato de que, dessa forma, os colaboradores têm suas funções muito claras e cada envolvido no processo sabe o que tem de ser feito, a partir disso, a eficiência e o melhor desempenho vêm quase em conjunto.

Mensuração de resultados

Muitos especialistas dizem que vivemos na ‘Era dos Dados’, boa parte da rotina dos gestores atualmente é despendida na análise de dados para a tomada de decisões mais assertivas, porém, para que isso aconteça, os dados precisam ser confiáveis e na mesma linha de raciocínio, para que os dados sejam consistentes é preciso que os processos estejam bem definidos para que a mensuração seja realmente eficiente.

Padronização das tarefas

Se por um lado é importante para os colaboradores que suas atividades estejam claras e bem definidas, também é importante para o nível gerencial da empresa que todos os processos estejam bem definidos e que cada ‘peça’ saiba sua função, gerando uma descentralização do negócio e fluidez maior na execução de todos os processos inerentes à empresa.

Redução de custos

Partindo do mesmo pressuposto de que medir os dados do negócio é de fundamental importância, saber como gerenciar essas métricas é ainda mais importante para que se tomem as decisões mais assertivas possíveis.

Uma lógica contínua dentro de uma empresa é a redução de custos desnecessários e com a Gestão de Processos feita de maneira correta, é possível identificar claramente os pontos mais custosos de um processo e tomar medidas para a diminuição desse custo, seja ele financeiro ou de tempo.

Melhoria contínua

Sabendo que a Gestão de Processos feita de maneira correta fornece à empresa uma visão sistêmica clara do negócio, é possível então identificar gargalos na operação, propor um plano de ação de melhoria, testar o novo processo e estabelecer a nova rotina, ou seja, melhorando continuamente a empresa como um todo.

Aumentar a satisfação dos clientes

Se por um lado os colaboradores são mais eficientes diante da clareza de suas atribuições, o impacto positivo final chega até o incremento na satisfação dos clientes, isso pois a Gestão de Processos feita de maneira correta melhora significativamente as operações de um negócio e assim o cliente final receberá um produto ou serviço executado com mais presteza e excelência.

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Percebi todas as vantagens, mas como implemento na minha empresa?

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Fonte: CONVEX

O primeiro passo é entender a maturidade que sua empresa está atualmente com relação à Gestão de Processos, para isso, uma simples pergunta pode representar muita coisa.

Questione-se: Na sua empresa, os processos são bem definidos ou os colaboradores vivem ‘apagando incêndio’?

Entendida a maturidade da sua empresa com relação aos processos, é importante mapeá-los para identificar quais são, atualmente, os de maior criticidade.

Mapeados os processos de sua empresa, ou pelo menos os mais críticos, chegou o momento de melhorá-los e automatizar as rotinas envolvidas afim de reduzir custos desnecessários e agilizar sua execução.

Se você não tem expertise em Gestão de Processos, o ideal é procurar no mercado quem possa te auxiliar.

Diante disso, o Grupo  G Trigueiro com sua sólida atuação pode sim te ajudar a alavancar os resultados da sua empresa com a Gestão de Processos feita de maneira correta.

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