Não faltam pesquisas que apontam que, hoje em dia, produzem-se muito mais dados do que anos atrás e essa realidade é presente de forma impactante nas empresas de diferentes portes e segmentos.
O mercado passa alguns anos por uma transformação a qual, cada dia mais, a quantidade de dados gerados, recebidos e armazenados de uma empresa cresce de forma significativa.
Junto a isso, a quantidade de documentos que precisam ser gerenciados pelas organizações acompanha esse crescimento.
Seja para gerar conhecimento dentro do negócio ou atender às políticas e leis, todo gestor de uma boa empresa sabe que o gerenciamento de documentos deve ser um ponto importante a ser gerido dentro da organização.
No que se diz respeito a geração de conhecimento, ter essa quantidade de materiais com inúmeros dados se torna algo muito vantajoso para o negócio, assim como atender normas e políticas também é indispensável para qualquer empresa.
Contudo, essa gestão pode se tornar um grande desafio para os gestores pelo volume de material que se deve controlar e pela necessidade de se ter a informação certa na hora certa.
Dessa forma, a maneira de fazer a gestão documental pode ser tão tecnológica quanto os avanços que se tem hoje em dia. Além disso, existem diversas formas que ajudam a fazer com que essa operação seja eficiente para o negócio e não se torne um problema.
Quais as melhores práticas de gerenciamento de documentos?
Verifique e monitore Tabela de Temporalidade de Documentos
Um problema frequentemente enfrentado por empresas, e em especial as que já estão em atividade por muitos anos, é o acúmulo de documentos num volume muito alto.
Isso acaba gerando um trabalho muito grande para essa organização, acarretando a necessidade de mais espaço, mais armazenamento e mais tempo de gestão. Isso tudo gera maiores custos.
Nesse contexto, algo que não é de conhecimento de grande parte dos gestores é que existe uma classificação que determina o período até o qual o documento precisa obrigatoriamente ser armazenado pela empresa.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é uma ferramenta que indica por quanto tempo a organização precisa guardar e ter um certo tipo de arquivo.
Por isso, ao monitorar esse ponto é possível eliminar ou descartar materiais que já não precisam mais ser guardados de acordo com a tabela e que também não apresentam mais nenhum uso para a empresa em questão.
Digitalize os arquivos
Uma prática muito comum e atual é a digitalização dos arquivos. Na verdade, hoje em dia, ela passou a ser uma etapa quase que necessária no processo de gerenciamento de documentos.
Isso dá mais segurança de que se terá as informações do documento disponíveis de forma virtual e também de que mesmo que o arquivo físico seja perdido ou danificado, ainda se terá acesso a ele e a seus dados.
Assim como o avanço tecnológico, não é difícil encontrar desde aplicativos para celular até grandes máquinas que fazem essa digitalização de forma rápida, assim como empresas especializadas nisso.
Logo, o investimento nesse processo, por mais que se tenha muitos documentos de maneira a tornar a digitalização de todas demorada, é muito importante de ser feito.
Implemente e use software de gestão documental
A partir do momento que se tem os documentos digitalizados, é dispensável que se tenha um sistema para controlar e visualizar tais documentos.
Um software de gestão documental pode ser o centralizador de todos esses arquivos digitais. Ele irá permitir que se armazene de forma segura cada um desses materiais numa rede ou nuvem.
Além disso, também é possível fazer buscas por meio de filtros, monitorar entradas de arquivos, acompanhar versões de arquivos e compartilhar tais materiais com outras pessoas ou empresas.
Defina um modelo de classificação
Uma prática que pode parecer trivial mas acaba sendo deixada de lado algumas vezes é o estabelecimento de um modelo de classificação inteligente dos arquivos.
É importante lembrar aqui que não existe um padrão global o qual se deve seguir mas é possível criar um padrão para organização em questão, seja do zero ou adaptando padrões já existentes.
Aqui será necessário definir de quais maneiras os documentos serão classificados, divididos e agrupados. Diante disso, existem infinitos aspectos que podem fazer essa organização os mais comuns são:
- Data de criação;
- Departamento;
- Cliente;
- Projeto;
- Natureza;
- Tipo.
Mantenha um ambiente físico adequado para a armazenagem
Seja dentro da própria empresa ou em um espaço terceirizado, não se pode de maneira alguma deixar de se preocupar com o espaço físico no qual os materiais estão sendo armazenados.
Essa gestão vai desde a manutenção da limpeza e das condições sanitárias desse lugar até a organização por meio de salas, prateleiras, pastas e etiquetas.
Alguns fatores também devem ser considerados, pois está se falando de materiais físicos e precisam ter certos cuidados. Assim, é preciso também monitorar umidade, temperatura e exposição à luz, por exemplo.
Terceirize a operação de gestão documental
Uma das tendências atuais, após os efeitos da pandemia global do coronavírus nos mercados, é a terceirização de serviços e para a gestão documental, isso não é diferente.
Como já dito, vive-se em uma realidade onde o volume de informações e arquivos cresce numa velocidade muito acelerada a cada dia e as empresas precisam produzir e armazenar os materiais que representam um volume muito grande.
Nesse caso, uma estratégia muito inteligente é terceirizar toda a gestão documental ou partes dela. Isso pode ser feito com uma empresa que seja especialista no assunto pois ela irá executar todas as práticas já listadas da melhor forma possível.
A terceirização permitirá que a gestão da organização possa focar mais em outros pontos mais vitais para aquele negócio e deixe a operação da gestão documental nas mãos de uma outra empresa que consiga desempenhar com excelência esse gerenciamento.
Assim, é válido entender bem como funciona o serviço de gestão de documentos e considerar essa possibilidade tão estratégica.
Quais os benefícios das boas práticas de gerenciamento de documentos?
Liberação de espaço físico
Especialmente por meio da terceirização do armazenamento físico, um benefício muito interessante para uma empresa é a liberação de um espaço físico dentro da loja, escritório, fábrica, etc.
Com aumento do valor de propriedades investir na terceirização desse armazenamento pode ser uma saída muito vantajosa quando se tem um volume considerável de arquivos em papel.
Qualidade e segurança na armazenagem do material
Outro benefício advindo de um bom gerenciamento de documentos é a garantia que tais materiais serão armazenados da melhor forma e não sofrerão alterações ou perdas.
Não só isso, saber que os materiais estão bem armazenados, seja fisicamente ou digitalmente, dá a segurança de que estão guardados e privados mas ao mesmo tempo disponíveis para a pessoa certa na hora certa.
Facilidade de acesso às informações
Ainda nesse assunto, uma operação eficiente do gerenciamento de documentos deve garantir que as informações estejam bem seguras, mas também fáceis de serem acessadas pelas pessoas que têm autorização para isso.
Nesse aspecto uma organização física e virtual é o que irá garantir essa vantagem tão desejada por muitas empresas que não conseguem gerenciar seus dados. Esse benefício torna todos os processos que recebem ou geram documentos mais rápidos.
Redução de custos
Um dos grandes objetivos de qualquer gerenciamento dentro de uma empresa é a relação de custo e com a gestão documental não poderia ser diferente.
A combinação das práticas citadas pode sim acarretar numa redução de custos muito significativa para a organização, desde a redução de gastos com espaço físico até a redução de tempo para se armazenar ou achar um arquivo.
Conclusão
Saber gerir bem os documentos de uma organização não é uma tarefa simples. Mas com os métodos adequados e tecnologia ideal pode-se não só fazer isso de forma muito eficiente mas também gerar outros benefícios para o negócio.
Nesse cenário, a G Trigueiro tem ampla experiência, com muitos cases de sucesso, e está pronta para transformar a gestão documental do seu negócio. Entre em contato conosco!
