O que é gestão de processos?
A gestão de processos pode ser entendida como o conjunto de atividades dentro de uma organização que visam melhorar o desempenho dos processos desse negócio com melhores resultados, maior economia e maior eficiência.
Isso pode ser aplicado em toda e qualquer área de uma empresa, mas é um desafio para muitos gestores pela complexidade que se imagina. Contudo, com ajuda tecnológica, conhecimento técnico e algumas dicas é possível sim, ter uma boa gestão de processos.
Por isso, algumas práticas são importantes de serem consideradas para conseguir inovar e garantir resultados nessa área da gestão empresarial. Seguem 7 dicas para melhorar a gestão de processos:
Dicas inovadoras para a gestão de processos
- Liste e priorize os processos
É muito comum que os gestores queiram mapear, melhorar e controlar todos os processos da empresa ou do setor de uma só vez. Mas a ideia de que tudo tem que estar perfeito para rodar bem pode atrapalhar a execução das coisas.
Por mais que se deseje fazer um trabalho desse tipo em toda a empresa, é preciso priorizar para decidir por onde começar, o que pode ser deixado de lado por um momento e o que é mais crítico para se atentar.
Falando em criticidade, um conceito muito importante de se ter em mente é que apenas o que é crítico deve ser priorizado num primeiro momento. Buscar padronizar processos ou etapas que não são críticos pode burocratizar alguns fluxos da empresa sem necessidade.
Assim, buscar listar os setores e seus processos e posteriormente priorizá-los é um passo indispensável para se ter uma boa gestão por processos, pois ajudará a gestão a direcionar melhor os esforços.
- Entenda a relação entre setores e processos
Uma vez que se tem noção dos processos que acontecem em cada departamento da organização, é hora de estudar as relações e conexões entre eles.
Essa etapa é muito importante, pois cada processo tem um input, que dispara o início, e um output, um resultado que dispara outro processo. Essas conexões acabam criando uma grande rede de processos que foram toda a operação da empresa.
Desse modo, entender como os processos estão conectados é um passo muito necessário na gestão por processos, pois irá ajudar a se ter uma visão macro de como a operação funciona e quais as consequências de se alterar um único processo.
Sem esse entendimento, há um alto risco de se fazer alterações de forma isolada em algumas tarefas específicas e isso prejudicar outras, desbalancear uma operação e causar algumas desvantagens para a empresa de maneira geral.
- Aproveite a tecnologia disponível
Não é difícil encontrar sistemas que ajudem na gestão de processos atualmente. As possibilidades são diversas e vários aspectos dos processos podem ser incorporados nesses softwares.
Essas tecnologias podem ser usadas para abrigar um processo de forma completa, fazendo com que todas as etapas aconteçam no sistema de forma digital, seja de forma automatizada ou sendo operadas por um usuário humano.
Essa passagem de processos para uma plataforma digital é uma tendência inovadora e muito forte, pois gera uma economia de tempo e esforço humano muito grande e benéfica para a organização.
Também há a possibilidade de se usar um sistema para controlar as etapas, o andamento e o desempenho de um processo que ocorre fora do digital. Essa alternativa é muito usada também.
- Estabeleça limites de controle e metas
É sabido que o que não é medido não é gerenciado. Logo, para conseguir uma gestão de processos que forneça resultados para a empresa, é preciso primeiramente definir alguns parâmetros para a execução desses processos em questão.
Um conceito bem usado é o de limite de controle. São parâmetros os quais determinam um desempenho máximo e mínimo que é aceitável naquele processo. Eles ajudam a minimizar a variação da operação e garantir um padrão de resultados finais do processo.
Por exemplo, pode-se definir o mínimo e máximo de gramas que um pacote de certo tipo de alimento pode ser numa produção industrial. Se alguns pacotes tiverem gramatura acima do limite superior ou abaixo do inferior, podem configurar o processo como fora do controle.
Alguns desses limites são determinados por leis ou ISOs, mas a empresa pode determinar outros limites que configuram maior qualidade e controle para o seu processo, contanto que esteja dentro desses determinados pelas instituições.
Esses limites por si só já podem ser compreendidos como metas. Contudo, nem todos os processos são facilmente encaixados em limites. Além disso, mesmo os processos que tenham esses padrões, precisam de objetivos de melhoria também.
É aqui que entra a importância do estabelecimento de metas de desempenho ou melhoria para os processos. Elas irão ajudar a direcionar as alterações que precisam ser feitas, manter um padrão de execução e guiar toda a gestão por processos.
- Controle e monitore o desempenho
Com as metas e limites de controles bem estabelecidos, e os processos sendo executados, é hora de monitorar a operação e controlar os resultados.
Essa prática é importante para atingir os objetivos desejados com a gestão por processos, pois, acompanhar como essas tarefas estão acontecendo, o que está no esperado e o que precisa ainda de melhoria é a chave para conseguir os benefícios esperados.
Esse controle é normalmente feito por líderes, supervisores e gerentes, de forma mais operacional e coletando os dados manualmente ou por meio de sistemas que fornecem essas informações dos processos inseridos neles ou controlados por eles.
Nesse caso, obter um software que ajude a fazer esse monitoramento é muito vantajoso, pois economiza tempo, garante-se que os dados são precisos e a coleta dessas informações pode acontecer instantaneamente em tempo real.
- Faça ciclos de melhoria
Algo comumente esquecido por muitos gestores é a melhoria contínua. De nada adianta implementar algumas mudanças e monitorar o resultado delas se não há mudança diante dos resultados considerados insatisfatórios para a organização.
Talvez a parte mais crucial da gestão de processos é justamente ir melhorando, modificando e ajustando os padrões de processos diante dos resultados obtidos em um determinado período e repetindo essa ação novamente de forma repetida.
Isso garante a busca não pelo perfeito, mas sim pelo cada vez melhor. Essa prática pode ser entendida como ciclos de melhoria, indispensáveis para atingir os objetivos esperados e manter os processos atualizados.
- Tenha um responsável pela gestão de processos
Uma prática adotada por muitos negócios, em especial aqueles de maior porte ou que já deram alguns passos na gestão de processos, é a definição de um ou mais responsáveis para se responsabilizar por essa área.
É comum que no início se faça as primeiras ações em prol da gestão de processos com os funcionários que já existem na empresa ou com uma consultoria especializada, isso já ajuda a avançar bastante no assunto.
Porém, ter um time ou um cargo designado para cuidar da gestão de processos pode ser uma alavanca muito forte para aumentar e acelerar os resultados dessa área.
Por ter uma rotina totalmente focada nisso, o departamento ou colaborador que irá direcionar seus esforços para os processos da empresa terá maior disponibilidade e conhecimento necessários para agir em cima da operação do negócio.
A partir disso, as responsabilidades de reunir e analisar os resultados gerais, auxiliar no monitoramento, apontar oportunidades de melhoria e acompanhar mudanças passam a ser concentradas nesse papel, que poderá dar uma atenção exclusiva a isso.
Conclusão
Com o avanço e crescimento das organizações, a gestão de processos pode passar a ser algo complexo para muitas empresas. Porém, com a base necessária é possível evoluir muito nesse assunto.
Boas práticas e tecnologia são duas bases importantes aqui e a G Trigueiro pode te ajudar nisso. Quer saber mais? Entre em contato conosco!
