Auditoria de processos: o que é e como aplicar em sua empresa

O aumento da quantidade de processos e dos dados nas organizações estão sendo cada vez mais significativos, principalmente com a chegada da pandemia e com a transformação de departamentos físicos em digitais. Por isso, a auditoria de processos tem sido algo tão procurado.

O investimento em algumas áreas tem sido gigantesco, mas fica o questionamento: será que está sendo assertivo?

Muitas empresas acabam implementando soluções em suas organizações mesmo sem que haja o acompanhamento de resultados.

E no mundo em que vivemos, muitas organizações focam apenas em vender seus produtos e não visam a satisfação final do cliente.

Mesmo que esse cliente possa até ser um advogado da sua marca, futuramente.

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Entretanto, soluções pouco assertivas acabam gerando clientes insatisfeitos, e geralmente resulta no: “acabei investindo meu dinheiro em coisas desnecessárias”.

Por isso é importante ter o acompanhamento, ele é necessário tanto para o contratado quanto para o contratante.

São diversos os benefícios caso essa prática seja colocada executada e caso não, existem desvantagens também.

Realizar um acompanhamento periódico faz toda a diferença quando estamos tentando criar uma cultura de acompanhamento e gestão de informação.

É através dele que podemos acompanhar o andamento de processos e resultados, e assim, compreender onde e como podemos otimizar nossos resultados.

Espero que não tenha ficado confuso, mas é importante compreender toda a contextualização para assim, adentrarmos no que realmente seria uma auditoria.

Auditoria: o que é?

Então, o que seria uma auditoria? A auditoria é uma espécie de análise realizada em empresas de pequeno, médio e grande porte que possui o objetivo de fazer um levantamento sobre as atividades executadas, tal como seus processos.

Logo, analisando a sua assertividade, e fazendo um levantamento de resultados e fluxos.

Um dos objetivos é aprimorar sistemas e processos das organizações, garantindo a sua continuidade e que o resultado final consiga ser entregue ao cliente, seja ele interno ou externo.

Além disso, a auditoria também pode ser utilizada para garantir que uma instituição esteja cumprindo com normas estabelecidas pelo Governo através das leis.

De forma resumida, a auditoria funciona como uma forma de assegurar que as coisas estão “funcionando” e caso existam problemas, os processos e atividades desenvolvidas podem ser otimizadas.

Logo, é extremamente importante que haja uma periodicidade, mas a frequência depende muito do modelo de empresa/estilo de negócio da sua instituição.

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Tipos de auditoria

Existem dois tipos de auditoria, mas de antemão já te informo: ambas são importantes e podem ser feitas em uma mesma organização.

De forma clara e objetiva, são enxergadas como “pontos de vista” diante de duas perspectivas.

Ficou confuso aí? Confira o conteúdo e fique por dentro!

Auditoria interna

A auditoria interna é realizada a partir dos seus próprios colaboradores, ou seja, ela é elaborada e estruturada a partir da sua equipe, onde ao fazer esse levantamento de dados e informações, otimizações sejam feitas a curto prazo.

Esse tipo de auditoria é importante pois já que é realizada por uma pessoa que está no cotidiano da empresa e conhece muito bem os processos, é mais fácil de conseguir enxergar alguns pontos.

Um ponto bastante importante é sobre a autonomia ao realizar essa “vistoria”, sem que haja a intervenção de terceiros.

É necessário que as informações levantadas sejam as mais claras e transparentes possíveis, repassando a realidade cotidiana do processo ou da atividade.

Esse levantamento precisa ser feito de forma detalhada e tudo precisa ser documentado, para que assim, seja eficaz até mesmo futuramente para a gestão de conhecimento.

Logo, identificando possíveis erros e apontando possíveis melhorias. Essa apresentação de resultados geralmente é feita para  toda a diretoria, mas depende de cada estilo de negócios.

Algumas empresas optam por fazer a apresentação para os líderes dos setores os quais possuem pontos a serem aprimorados.

Auditoria externa

A auditoria externa é realizada, como o próprio nome já diz, por profissionais externos que não fazem parte do seu negócio, tal como não podendo estarem também em seu quadro de colaboradores.

A auditoria externa traz uma visão diferente  do negócio, e muitas vezes, juntamente com a auditoria, também é realizada uma consultoria.

Não somente identificando pontos de melhorias, mas também dando sugestões e auxiliando o cliente no processo de decisão sobre o que ser mais assertivo para seu negócio.

Logo, os auditores externos possuem o objetivo de avaliar a eficiência, processos, atividades, resultados e dificuldades de uma organização.

Assim, permitindo haver o aprimoramento desses resultados.

E sempre voltamos para o mesmo ponto: é essencial definir a frequência, pois problemas sempre surgem e o quanto antes identificarmos, melhor.

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Auditoria de processos

Sendo mais específico no assunto, a auditoria de processos é a prática de avaliar todos os processos que estão presentes em uma organização.

Seu principal objetivo é analisar processos que já estão estruturados e que foram pensados especificamente para obter determinado resultado final.

Assim, avaliando principalmente a performance de processos e desempenho através desse levantamento de dados e informações.

A auditoria SEMPRE vai visar o mesmo ponto: a otimização de resultados. Seja para o cliente interno ou para o cliente externo.

Principais pontos na auditoria de processos

  • Fluxo e continuidade do processo;
  • Conhecimento e gestão de atividades;
  • Tecnologia e automação de processos;
  • Resultado e performance esperada.

Esses pontos são cruciais no processo de auditoria de atividades. Portanto, sempre fique atento e mantenha o foco nas otimizações.

Importância da auditoria de processos

Como já pontuado anteriormente, ao fazer o levantamento das informações no processo de auditoria, é possível identificar problemas que estejam presentes nos processos.

Esses problemas podem influenciar totalmente em seus resultados.

Eles podem ser: pouca produtividade por parte de seus colaboradores, pouca gestão de tempo, processos manuais e operacionais que poderiam ser automatizados, entre outros!

São diversos os pontos e vai depender, novamente, de cada modelo de negócio.

A auditoria visa identificar tudo isso, dando adeus até mesmo a “preocupações desnecessárias”, levando em consideração que está havendo na periodicidade ideal.

É importante ressaltar que diversas ferramentas podem influenciar nesse processo de otimização a partir da auditoria.

Recomendamos um conteúdo sobre as principais etapas até a automação de processos através de um software, talvez te ajude bastante.

Auditoria: como implementar

Para implementar a auditoria, alguns pontos precisam ser definidos e para isso, montamos um passo a passo para você.

  1. Crie um planejamento de auditoria – ao criar o planejamento, você vai assegurar sobre a data de início e fim, estabelecendo prazos e metas. Tal como responsáveis pelo processo e também a conscientização entre colaboradores de que isso irá ocorrer.
  2. Observe os processos – é essencial que haja a análise e observação dos processos, e logo em seguida, a documentação. As informações precisam estar da forma mais clara possível, visando a desburocratização do acesso à informação.
  3. Avalie os resultados – essa etapa é MUITO importante, pois todos os pontos precisam ser identificados, e de nada vai adiantar a sua auditoria se seus resultados não forem avaliados da maneira ideal.
  4. Defina ações de melhoria – as ações precisam ser definidas logo após a avaliação de resultados, aproveitando o timing certo para garantir os melhores resultados. Lembre-se: quanto mais cedo otimizar resultados, melhor.

O processo de auditoria é “simples”, mas requer muita dedicação e esforço, levando em consideração principalmente que não é algo simples e é necessário dar muita atenção.

E aí? Gostou do conteúdo? Espero que sim! O processo de auditoria é complexo, mas é extremamente importante.

No Grupo G Trigueiro fazemos constantemente e isso influencia totalmente em nossos resultados. Caso tenha alguma dúvida ou deseje falar melhor sobre, entre em contato com a gente!

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