Hoje falaremos sobre os métodos de arquivamento para documentos e como ele é uma solução atrativa e promissora para a gestão de documentos e organização deles dentro de uma empresa.
Não é novidade que otimizar os processos de um negócio é essencial para o conforto dos colaboradores e também para a amenização de erros que podem ocorrer por conta de algumas demandas, não é mesmo?
Se você está interessado em saber como esses métodos de arquivamento são importantes, continue lendo este conteúdo.
Afinal, o que é a gestão de documentos?
Gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros. Pode ser feita física ou digitalmente, de acordo com a natureza dos documentos e os recursos disponíveis na companhia.
Ao longo dos anos de funcionamento, o volume de arquivos produzidos pela empresa aumenta exponencialmente. Isso gera problemas de falta de espaço, lentidão nos processos e até perda de informações importantes, tornando a gestão de documentos absolutamente necessária para o funcionamento sustentável da organização. Com esse método, é possível preservar dados que são considerados patrimônio da empresa e ainda transformá-los em recursos de competitividade.
Quais os benefícios da gestão de documentos?
Não é a toa que gestão de documentos traz inúmeros benefícios para uma empresa, principalmente quando o assunto está voltado a organização e identificação dos documentos de maneira prática e eficaz.
Listamos alguns benefícios que ela pode proporcionar. Confira:
#01. Mais agilidade nos processos
Uma boa gestão de documentos consiste em armazenar os arquivos da empresa de acordo com sua natureza e necessidade. Documentos sigilosos devem estar em um local seguro, como um sistema criptografado ou cofre de difícil acesso, para reduzir o risco de invasões e roubo de dados.
Documentos muito utilizados no dia a dia, por sua vez, precisam ser guardados em locais de fácil acesso, para simplificar sua busca e dar mais agilidade aos processos.
Imagine uma empresa com alta rotatividade de colaboradores, na qual o RH precisa manusear os contratos de trabalho com muita frequência. Para facilitar a rotina, esses documentos devem estar visíveis, digital ou fisicamente, para que o departamento não tenha que fazer longas buscas para ter o documento em mãos.
Dessa forma, os funcionários conseguem dedicar seu tempo a tarefas realmente relevantes, sem gastar horas e horas procurando informações difíceis de encontrar.
#02. Redução de custos
Ao tornar os processos mais eficientes, a empresa reduz gastos, já que os funcionários conseguem produzir mais em menos tempo. Falta de planejamento e organização gera custos extras, como erros operacionais e necessidade de retrabalho. Esses problemas minam o orçamento não apenas em uma área específica, mas em todos os departamentos.
A gestão de documentos tem como objetivo realizar mais ações com o menor investimento possível. Isso envolve práticas como a impressão de cópias na quantidade certa e o armazenamento otimizado, apostando alto em sistemas tecnológicos.
#03. Garantia de segurança jurídica
Documentos servem como garantia de que a empresa age dentro da lei. O controle de ponto, por exemplo, comprova que os funcionários estão cumprindo a jornada de trabalho conforme combinado em contrato. Em caso de horas extras, as folhas de pagamento revelam se elas foram pagas ou não. Tudo isso protege a organização em eventuais ações trabalhistas.
O mesmo vale para comprovantes de pagamento a fornecedores e guias de recolhimento de impostos. A gestão documental é importante para organizar esses arquivos de forma que eles não se percam e estejam disponíveis quando forem requisitados.
É fundamental validar esses documentos oficialmente, por meio de assinaturas e carimbos. No caso de versões digitais, a assinatura eletrônica é uma ótima forma de comprovar a autenticidade dos arquivos.
Os 4 métodos de arquivamento de documentos
Existem diversos métodos de arquivamento que podem ser utilizados, sendo que 4 tipos são considerados básicos e mais comuns. São eles: alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. Continue a leitura para entender cada um!
Alfabético
Esse é um dos métodos mais conhecidos, que organiza os documentos pela ordem alfabética, tornando a consulta aos arquivos mais intuitiva. Isso é feito a partir do nome referente ao documento, como a pessoa, empresa, o evento ou local de referência. Ele tem uma versão chamada “variadex”, que utiliza cores para indicar as letras iniciais de cada documento com o objetivo de facilitar a busca.
Numérico
Nesse caso, é preciso atribuir números aos documentos, que serão organizados seguindo essa ordem. Portanto, é preciso ter um controle detalhado” para manter os registros que serão utilizados para busca da documentação. Existem três variações desse método de arquivamento, veja só:
- simples: cada item classificado, como os clientes, recebe um número e os documentos seguem essa ordem. Caso algum registro seja descartado, o número correspondente pode ser reutilizado para outro arquivamento;
- cronológico: a organização considera a ordem numérica e as datas, por exemplo “20/2015”, bastante comum para documentos financeiros e outros arquivos cuja data seja mais relevante na busca. Também é comum que o arquivamento considere apenas a data, sem números adicionais;
- dígito-terminal: indicado para facilitar o controle quando existem grandes volumes, então ele utiliza grupos numéricos. São formados por pares de números, lidos da direita para a esquerda.
Geográfico
O método geográfico arquiva os documentos considerando o seu local ou procedência. Para facilitar a busca entre os documentos, é comum que ela também siga a ordenação alfabética. No entanto, dentro de uma pasta sobre determinado estado, o ideal é que a capital fique no início, independentemente da ordem alfabética. O mesmo acontece na ordenação por país.
Ideográfico
Também conhecido como temático, ele considera os assuntos dos documentos. Aqui, existem algumas variações aplicadas, veja só:
- enciclopédico: classifica seguindo os assuntos básicos ou temas que possam ser decompostos diversas vezes, criando subgrupos;
- dicionário: considera a ordem alfabética, sem considerar assuntos correlatos ou áreas específicas;
- duplex: cria um código numérico para assuntos principais e correlatos, criando uma hierarquia em uma lógica semelhante ao enciclopédico;
- classificação decimal: utiliza códigos numéricos, mas pode se dividir em 10 classes que, depois, podem ser divididas em mais 10 subclasses;
- unitermo ou indexação coordenada: atribui um número para cada documento em ordem crescente, conforme o arquivamento.
Bônus: Usando a tecnologia ao seu favor!
A maneira mais eficiente de organizar arquivos é por meio da gestão eletrônica de documentos (GED). Essa ferramenta consiste em um software altamente flexível que integra todos os dados da companhia em uma única plataforma. Os documentos digitalizados podem ser separados por categorias e outros filtros, o que facilita sua busca e acesso.
Além de agilizar as tarefas diárias, investir em GED traz muitos outros benefícios. A tecnologia uniformiza os processos, tornando-os mais compreensíveis para os colaboradores; faz backups automáticos, minimizando a perda de dados; e possibilita um fluxo de informações mais seguro e eficiente.
Há, ainda, a opção de fazer o armazenamento eletrônico na nuvem. Nesse modelo, em vez de usar um software, os colaboradores acessam os documentos em uma plataforma online. A grande vantagem dessa opção é o espaço praticamente ilimitado para os arquivos, além da possibilidade de acessá-los remotamente de qualquer dispositivo conectado à internet.
Conclusão
Vimos neste conteúdo, que os métodos de arquivamento são essenciais para uma boa gestão de documentos e facilidade nos processos de um negócio como um todo, não é mesmo?
Além dos métodos de arquivamento ajudar na diminuição de processos que por muitas vezes seriam burocráticos, ele também amplia as formas de realizar essas demandas.
Nós da G Trigueiro levamos muito em consideração a importância que os documentos tem em um negócio e estamos sempre buscando ajudar os nossos clientes na otimização desses processos.
Caso queira falar um pouco sobre o assunto ou até mesmo tirar suas dúvidas, converse com um de nossos especialistas!
Te aguardamos no nosso próximo conteúdo. Até mais.
