Quantos documentos são criados numa empresa diariamente? Quantos dados são gerados em uma hora de trabalho? Quantas informações de negócio são requisitadas numa semana?

Esses números podem ser inimagináveis pelo alto volume que representam e podem assustar quando se imagina precisar controlar e gerir tudo isso dentro de uma instituição de qualquer porte.

Com o avanço acelerado da tecnologia, as empresas produzem, armazenam e consomem cada vez mais informações e arquivos. É quase impossível trabalhar sem gerar ou consumir dados hoje em dia.

Quando se imagina em todos esses dados existentes numa única empresa, é comum pensar em uma infinidade de contratos, planilhas, documentos, registros, imagens, relatórios, etc.

A desorganização disso tudo pode se tornar um grande problema para o negócio, aumentando os riscos de segurança da informação, diminuindo a eficiência na operação, gerando perda de informações e diversas outras consequências negativas.

Em muitos casos, até busca-se gerenciar bem esses elementos, mas a descentralização de processos, documentos e informações acaba gerando atrasos, despadronização, desconexões e perdas.

Empresas que não dão a devida atenção à gestão na totalidade e em especial a de documentos podem acabar utilizando muitos sistemas para fazer sua operação acontecer e gerar todos esses problemas citados.

Nesse cenário, o GED surge como não só uma opção e forma de gerenciar esses aspectos, mas também como uma maneira inteligente e estratégica de fazer gestão de documentos e pode revolucionar a operação de um negócio.

O que é GED?

O GED é uma sigla que representa o Gerenciamento ou Gestão Eletrônica de Documentos, tal termo já se torna auto explicativo, mas o GED é um solução que visa concentrar a gestão documental de uma organização.

Na realidade, a ideia do GED é reunir em um único sistema (ou conjunto integrado de sistemas) todas as informações e dados da empresa, sendo uma solução que pode receber, armazenar, compartilhar, disponibilizar e fazer cópias de segurança dos dados e arquivos.

O GED promete fazer com que a criação, armazenagem e acesso das informações da empresa seja algo rápido, seguro e sem burocracia. Tudo isso deve ocorrer de maneira integrada, ou seja: todos esses dados sincronizados.

Nesse contexto, o GED não deve ser confundido com a pura gestão documental, pois sua premissa principal é a integração das informações dentro de um sistema único. Assim, o GED também pode e deve englobar documentos físicos também, não só os digitais.

Como funciona o GED?

Em suma, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um sistema composto por algumas ferramentas e funcionalidades que, combinadas, conseguem entregar um sistema completo de gestão documental.

Alguns elementos que são comumente usados no GED são: COLD/ERM, BPM/Workflow, OCR, DI e RIM. Tais ferramentas integradas constroem as funcionalidades de um sistema GED.

Vale pesquisar e entender bem cada uma dessas tecnologias e como elas contribuem para que o GED consiga entregar todos os benefícios esperados.

Qual a importância do GED?

Os motivos pelos quais uma organização busca uma solução de GED são diversos, isso acontece porque os benefícios que essa solução traz para a empresa são muito ricos e significativos.

Esse conjunto de tecnologias permite que a gestão documental suba de patamar e consiga atingir um nível de eficiência muito benéfico a partir de recursos digitais modernos e sistemas poderosos. 

Alguns dos aspectos mais importantes do GED são:

Fácil acesso às informações

Um sistema dessa natureza auxilia todos os departamentos do negócio a conseguirem visualizar ou extrair dados de maneira fácil, evitando burocracias que não precisam existir.

Um sistema integrado facilita encontrar os dados desejados em um único lugar, sem precisar migrar entre programas ou bancos de dados.

O armazenamento em nuvem é um dos principais responsáveis pela existência dessa facilidade, ele é a base para que exista a possibilidade de acessar ou gerar as informações de maneira remota.

Velocidade nos processos

A partir do momento que se torna fácil e rápido encontrar informações e documentos desejados, os processos que envolvem demandam esses dados acabam se tornando mais velozes também.

Isso vale tanto para processos internos, de suporte, entre setores, primários, que envolvam o cliente ou não. No geral, a operação empresarial se torna mais eficiente e rápida, evitando esperas ou etapas demoradas.

Com isso, é possível se ter um negócio que opere com maior produtividade, pois cada departamento e funcionários poderá executar suas tarefas com uma rapidez maior que o comum.

Maior controle de acesso

Quando se tem um sistema GED o controle sobre os acesso aos documentos se torna muito maior e a gestão poderá definir bem regras de acesso a partir de classificações de responsáveis e áreas da empresa. 

Com a separação de departamentos e cargos e a criação de logins, senhas e códigos, é possível definir de forma plena quem poderá visualizar, alterar ou baixar cada arquivo, ou grupo de arquivos.

Segurança de dados

Quando tudo isso é alocado num sistema confiável garante que quem tenha autorização possa acessar as informações e que elas não vão ser vistas por pessoas não autorizadas, isso evita vazamentos e riscos de segurança de dados.

Com o avanço das leis de proteção de dados e aumento da concorrência nos mercados, esse pilar se torna um dos mais importantes, pois protege os dados da empresa evitando processos judiciais e desvantagens competitivas.

Numa realidade onde informação é poder, correr o risco de perdê-las ou permitir que pessoas que não deveriam ter acesso a elas possam visualizá-las é um perigo que nenhuma gestão empresarial deseja ter, por isso o GED é decisivo nesse ponto.

Auxílio na tomada de decisão 

Como o GED consegue integrar arquivos num conjunto único de sistemas, fica mais fácil cruzar e combinar esses dados para serem feitas análises mais ricas na empresa.

Essas análises irão ajudar a tomar decisões mais assertivas e baseadas em dados, criando uma verdadeira inteligência de negócio na organização, conceito que ganha cada vez mais importância e se torna mais necessário no mercado.

A informação certa, na hora certa e com a pessoa certa pode fazer toda a diferença em decisões simples do dia a dia e em grandes decisões estratégicas e o Gerenciamento Eletrônico de Documentos se mostra um importante suporte para isso.

Redução de gastos

O GED pode auxiliar a empresa a reduzir custos desnecessários e evitar gastos indesejados em diversos contextos, áreas e níveis.

A partir do momento em que se reduz o tempo de um processo, os custos daquelas operação diminuem. Quando se evita um vazamento de dados de um cliente, evita-se também o pagamento de uma multa ou processo com esse acidente.

As fontes de redução de gastos são diversas quando se implementa e usa da melhor forma o GED. Esse benefício é um dos principais focos dos gestores ao se buscar uma solução desse tipo, justificando o investimento no GED.

Conclusão

A Gestão Eletrônica de Documentos se prova como uma forma inteligente de cuidar da operação empresarial e dos arquivos gerados, armazenados e extraídos nesses processos.

O GED pode mudar completamente a gestão de um negócio e se tornar uma alavanca estratégica de resultados dentro de uma empresa.

A G Trigueiro pode ajudar seu negócio nisso. Quer saber mais? Entre em contato conosco!