A organização é um dos pontos primordiais para que se consiga entender melhor até mesmo onde estamos errando em nossos processos.
Os processos, de certa forma, é um conjunto de atividades sequenciais que possuem o objetivo de chegar a um resultado final.
O resultado final podendo ser um serviço, uma entrega ou até mesmo, um produto.
Cada negócio possui suas particularidades processuais e eles são essenciais para que melhorias sempre possam vir a serem feitas.
Processos bem definidos e geridos são essenciais para o crescimento do negócio, influenciando totalmente até mesmo em sua continuidade, tal como o “sucesso” da empresa.
Neste contexto, existem duas formas de gestão diferentes, que podem se parecer por mudança apenas de um artigo, mas que na prática têm aplicações distintas.
Aplicações essas que influenciam completamente no resultado final, e que são extremamente necessárias para compreender o funcionamento do negócio.
A gestão de processos e a gestão por processos nos permite explorar diversos métodos, mas eles dependem de alguns aspectos para serem mais assertivos.
E caso não esteja fazendo da maneira “certa”, recomendo a mudança!
Mas…
Se ainda não conhece a diferença entre os dois termos, acompanhe esse artigo e entenda como as formas de gestão voltadas a processos podem fazer diferença no seu negócio.
Gestão de Processos
A gestão de processos é a aplicação de melhorias nos fluxos de trabalho da empresa.
Começa com termos em evidência quais são as etapas para o resultado final acontecer, os gestores avaliam os processos dentro de suas áreas de atuação e assim organizam seus recursos.
É importante que haja o reconhecimento e identificação de processos nesta gestão, visando sempre a melhoria contínua.
É importante ressaltar que essa gestão influencia completamente na organização e estrutura de um negócio, e quando mal utilizado, pode resultar em frutos “ruins”.
Entretanto, quando utilizado da forma correta, sempre resulta em coisas boas. Portanto, muita atenção!
Na prática da Gestão de Processos…
Alguns pontos são marcados por essa gestão, podendo ser eles:
- Identificação de processos;
- Análise de execução;
- Oportunidades de otimizações;
- Modelos e projetos de melhorias de processos;
- Execução de modelos e projetos feitos com base nos pontos de melhorias;
- Monitoração, levantamento e análise de dados;
- Ajustes e otimizações.
E o fluxo segue buscando sempre as melhorias de acordo com os princípios de cada setor/departamento.
Pensando no cenário “ideal”: recursos são alocados nos setores e os gestores são responsáveis por administrá-los.
Logo, depende inteiramente de quem está à frente daquela equipe, podendo ele também ser sugerido por membros do time, mas claro, deixando a decisão final para o gestor ou gestora.
Gestão por processos
Já na gestão por processos, os departamentos ficam em segundo plano, onde o foco acaba indo para os processos e seu resultado final.
Não aconteceria uma gestão de departamentos, mas sim uma gestão de recursos para o processo ser realizado de forma otimizada.
Ou seja, todas as decisões são também baseadas no resultado final, mas a empresa deixa de ser vista como uma empresa com “setores bem definidos”.
Passando logo a ser vista como uma instituição que visa o bom funcionamento de seus processos, independente de quais sejam os envolvidos.
A literatura trata como este sendo o modelo ideal, pois torna mais ágil as decisões, mas isso envolve uma cultura que consiga tratar isso de forma madura na organização.
Isso porque as paredes e limites dos departamentos se acabam.
Na prática não é tão fácil.
Ou seja, por mais que seja “mais assertiva”, ela também é mais complexa e requer uma atenção diferenciada.
É MUITO importante sempre obter a visão macro de todo processo.
Uma prática comum nessa gestão também é quando os processos são lidados como “interdepartamentais”.
Logo, reforçando que, independentemente se determinado processo está ou não na fase de execução de seu setor, ele continua sendo responsabilidade do colaborador.
Esse senso e a essa criação de cultura é muito importante na Gestão Por Processos e ela faz toda a diferença.
Tudo isso que listamos acaba resultando em um ponto chave: agregar valor ao resultado final do processo, garantindo a sua excelência e o fluxo ideal.
Quebrar paradigmas de que a antiga estrutura organizacional está por trás do processo é muito importante também.
A troca de informações e a desburocratização do acesso à informação são coisas cruciais e indispensáveis.
Tivemos um momento na G Trigueiro sobre gestão de processos em empresas que talvez seja interessante para você!
Na prática…
Na prática, conseguimos visualizar facilmente e reforçar alguns pontos já expostos anteriormente, como por exemplo:
- Gestão por processos ser orientada por resultados;
- Independência entre colaboradores;
- Integração entre setores mas de forma que vise o melhor fluxo de processos;
- Organização e otimização contínua;
- Senso de responsabilidade coletiva;
- Visão sistemática;
- Senso de comunicação; entre outros!
E aí? Conseguiu compreender?! Quando utilizada da forma adequada, de longe, ela é a mais assertiva! Entretanto, é a mais complexa também!
Será que seus colaboradores aceitaram fazer parte desse desafio?!
Continue conosco e compreenda mais sobre esse mundo.
Entendendo melhor as gestões…
De forma bem clara e direta, a gestão de processos consiste no gerenciamento e identificação de pontos de melhorias de determinadas partes de um processo, tratando eles até mesmo por setores.
Já a gestão por processos consiste no processo como um todo, não permitindo que partes dele sejam alocados por setores.
Deu para compreender?
Existem alguns softwares que podem te auxiliar com a gestão de processos e por processos também, temos uma matéria em nosso blog sobre, clique aqui.
Qual é o melhor para o seu negócio?
Necessariamente, não vai existir o melhor ou o pior.
A gestão de processos é bem mais comum e exige menos esforço, pois possui uma visão muito independente de determinada fase do processo, e é o que geralmente acontece em empresas.
Diria que a gestão de processo é a gestão tradicional.
Mas quando falamos de gestão por processos, estamos falando especificamente da assertividade de todas as fases de um projeto, de forma macro.
Ou seja, de certa forma, a gestão de processos é feita para que a gestão por processos possa existir, funcionando como uma espécie de evolução, e cá entre nós, é muito importante.
Lembre-se: tudo isso influencia no resultado que você proporciona para seus clientes, sejam eles internos ou externos.
Te recomendamos também a leitura de nosso postblog sobre 5 livros que vão te ajudar na gestão de processos, sem dúvidas, será muito construtivo para você!
