Outsourcing de TI: conheça as vantagens e desvantagens para o seu negócio

O outsourcing de TI é uma alternativa que vem ganhando cada vez mais espaço no mercado de diversos segmentos. Esse serviço consiste resumidamente na terceirização da operação de TI de uma empresa, seja por completo ou por partes. As facilidades e ganhos que esse serviço traz tornam essa modalidade de terceirização muito atraente para pequenas, médias e grandes empresas. O avanço rápido da tecnologia é uma das alavancas que fortalecem o valor desse serviço.

Contudo, é preciso se atentar para todos os pontos positivos e negativos que essa terceirização pode trazer para a empresa para que se possa analisar bem as possibilidades e minimizar os riscos da contratação desse tipo de serviço.

Vantagens

Execução das atividades por especialistas

Ao contratar uma empresa que possa fornecer o serviço de outsourcing de TI, uma das principais vantagens é que os profissionais que irão desempenhar as atividades dessa operação são especialistas em tecnologia da informação. Esse benefício é um dos mais buscados pelos gestores devido à dificuldade de formar um time completo com bons e experientes profissionais de TI. Nesse contexto, a terceirização da operação de TI é a resposta para essa preocupação. 

Um negócio especializado em tecnologia da informação investe esforços, tempo e dinheiro na construção de um bom time de profissionais, algo que é um grande desafio para empresas que não são do segmento. Essa dificuldade existe pelo nível de conhecimento técnico que se espera de um profissional de TI, que acaba sendo específico e alto em muitos casos, tornando esse processo difícil pela escassez de profissionais que se enquadram nisso.

Logo, ao preferir contratar o serviço a empresa terá a segurança de que pessoas competentes e com o conhecimento requerido irão realizar as tarefas necessárias.

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Redução da preocupação com burocracias

Outro ponto bem vantajoso da terceirização do TI é a minimização de algumas burocracias que a empresa contratante terá que se preocupar e realizar. Com o outsourcing de TI, a empresa não precisará cuidar de burocracias de seleção, contratação, controle, treinamento e pagamento de cada funcionário. Esses processos podem se tornar muito burocráticos e custosos.

Além disso, o tempo e dinheiro investidos no levantamento, cotação, compra, manutenção e troca de equipamentos necessários para o TI também é uma preocupação a menos que a empresa terá ao contratar o outsourcing de TI. Esses pontos são só alguns exemplos das burocracias que a empresa deixará de ter que se preocupar ao optar pelo outsourcing de TI, se tornando um benefício de muito destaque e muito procurado pelos gestores.

Melhoria na produtividade da empresa

No contexto o qual as atividades de TI são desempenhadas por outra organização, a realização das atividades ficam na responsabilidade da terceirizada. Assim, a empresa terá maior disponibilidade para concentrar o seu foco em tarefas mais diretamente ligadas ao seu core business, sem se preocupar inteiramente com a operação de tecnologia da informação que não necessariamente. 

Isso faz com que o time tenha sua produtividade melhorada, uma vez que podem direcionar esforços e tempo para tarefas que realmente vão agregar valor direto no produto ou serviço final do negócio. Desse modo, não se terá mais um time completo de colaboradores dentro da empresa desempenhando atividades de TI. Aumentando a proporção no quadro de funcionários daqueles que trabalham diretamente para a atividade fim.

Redução de gastos

Com todas as vantagens já citadas do outsourcing de TI, é possível compreender que os gastos com essa também poderão ser reduzidos. Assim, em muitos casos, essa redução é possível de ser alcançada ao longo do tempo. Esse benefício tem alto impacto na organização, pois minimiza o patamar de despesas que se tinha antes com funcionários, equipamentos e operação do setor de TI. 

Nesse caso, todos esses gastos são substituídos por um único valor do pagamento da prestação do serviço, que pode acabar saindo mais barato para a empresa do que os outros citados anteriormente.

Desvantagens

Necessidade de integração

Mesmo que o serviço seja de alta qualidade, isso não quer dizer que ele será implementado de forma rápida e fácil. Na verdade, essa fase de implementação pode ser difícil e levar um bom tempo até ser finalizada. Isso acontece porque certamente a empresa já possui alguma estrutura de TI com equipamentos e sistemas e a contratada também tem seus softwares e máquinas que já usam e possuem conhecimento neles.

Por isso, um período de integração é necessário para unir as duas partes. Esse processo pode ser feito buscando integrar de fato as duas operações, passar toda a operação para o padrão da contratada ou manter a operação nos sistemas da contratante. Seja qual for a alternativa escolhida, a realidade é que esse processo leva um certo tempo e pode ser demorado e as duas empresas precisarão tentar extra nesse início para conseguir configurar todos os pontos e deixar tudo pronto para a operação começar.

Também há casos em que essa integração é mais simples e rápida do que se imagina, mas é preciso estudar bem a situação junto à empresa especialista para entender o nível de complexidade e tempo necessário para unificar esses pontos. 

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Passagem de conhecimento técnico

Se por um lado os profissionais contratados para fazer o outsourcing de TI possuem alto nível de conhecimento no assunto, por outro é muito provável que eles não entendam tão bem o negócio da empresa que está contratando o serviço. Nesse cenário, essa falta de entendimento necessário pode se tornar uma barreira para a execução plena do serviço, especialmente em situações atípicas as quais demandam uma compreensão do negócio para a tomada de decisão.

Por causa disso, é possível que se enfrente alguns problemas com esse fato ao longo do tempo e para minimizar esse efeito é possível investir na passagem de conhecimento sobre o negócio para esses profissionais. Porém, essa capacitação, seja ela pontual ou contínua, requer um esforço da empresa, disponibilidade dos terceirizados e tempo de ambos. 

Por isso, esse aspecto é um alerta, com destaque para casos nos quais os processos de TI possuem muita relação com os processos do core business do negócio.

Baixo controle da operação por completo

Uma desvantagem que o outsourcing de TI apresenta é a falta de controle completo das atividades desempenhadas pela empresa que está executando as tarefas da área. Por mais que o contrato de serviço estabeleça parâmetros de execução, é difícil ter total controle do que está sendo feito pelos profissionais de TI terceirizados e como está feito. 

Tanto pelas tarefas serem complexas e específicas da área, faltando muitas vezes conhecimento por parte da contratante para avaliar e julgar alguns pontos, quanto pelo simples fato dessa operação ser de responsabilidade da outra empresa. Assim, um monitoramento ideal é requerido para minimizar os efeitos dessa desvantagem.  

Conclusão

Diante das vantagens e desvantagens citadas, é possível entender melhor sobre os impactos da contratação do outsourcing de TI numa empresa e como eles influenciam na operação do negócio como um todo. Com isso, é possível compreender quais pontos de preocupação é preciso ter na contração e monitoramento dessa operação e quais benefícios pode-se esperar da execução do serviço.

É claro que cada caso tem vantagens e desvantagens específicas mas os pontos citados são os que normalmente acontecem no geral. Contudo, ainda assim, é necessário analisar bem quais outros efeitos podem acontecer em um caso específico. 

A G Trigueiro tem uma solução de outsourcing de TI para sua empresa. Quer entender melhor como podemos trabalhar em conjunto e quais as vantagens do serviço para o seu negócio? Entre em contato conosco!

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