Gestão do Tempo: 8 táticas para otimizar a sua produtividade no trabalho

Numa realidade de trabalho tão rápida e dinâmica quanto a que se tem hoje, é fácil se perder na quantidade de informações que se recebe e de tarefas que devem ser executadas no dia a dia.

Nesse contexto, é comum ver profissionais que não conseguem uma boa produtividade e acabam não executando suas atividades ou ficando muito cansados  após realizá-las.

Uma boa produtividade não significa uma quantidade de trabalho grande ou muitas horas de trabalho, mas sim uma boa gestão do tempo.

Diante desse cenário onde “tempo é dinheiro”, conseguir gerir bem o seu tempo de trabalho é um fator muito decisivo para obter um nível alto de produtividade.

Por outro lado, muitos profissionais encontram bastante dificuldade nesta gestão de tempo por diversos motivos. Frente a isso, as táticas a seguir conseguem ser uma ótima base para você conseguir dar um grande passo em direção há uma ótima produtividade 

#01. Entenda e considere seus limites

Antes de tudo, é vital conhecer os seus limites para uma boa produtividade pois se entenderá desde o princípio o que pode ou não ser feito na sua rotina de trabalho e, consequentemente, o que poderá entrar no seu planejamento.

Sobre isso, existem diversas restrições que podem, de certo modo, limitar o seu trabalho. Algumas delas são mais palpáveis e fáceis de apontar, como:

  • Duração da jornada de trabalho,
  • Capacidade técnica;
  • Habilidades;
  • Responsabilidades da função;
  • Equipamentos disponíveis. 

Contudo, também é preciso conhecer seus limites pessoais de carga física, emocional, psicológica e mental. Esses pontos também podem se tornar uma questão e, em algum momento, restringir o seu desempenho no trabalho, caso sejam ultrapassados.

É importante ressaltar que, de nenhuma forma, esses limites são imutáveis, muito pelo contrário. Por isso é importante sempre refletir novamente sobre seus limites pessoais e rever os limites do trabalho, pois esses podem variar ao longo do tempo. 

Na verdade, é interessante que haja um trabalho em conjunto entre o colaborador e a empresa para que essas fronteiras sejam reajustadas de forma benéfica para ambos os lados..

Isso pode ser feito ajustando carga de trabalho, adiquirindo melhores equipamentos, desenvolvendo novas habilidades, cuidando da saúde física e mental do profissional, etc.  

#02. Defina bem as tarefas e os prazos

Um erro muito comum no mundo do trabalho é a má definição das atividades e de seus prazos. Essa falha faz com que haja o risco de não se entregar o esperado e/ou entregar fora do prazo.

Por ser algo aparentemente simples, a descrição das tarefas acaba sendo subestimada e estas acabam, muitas vezes, não sendo definidas da forma mais inteligente, deixando brechas para quem vai executá-las.

Desse modo, saber separar, detalhar e definir o que se espera como output de cada atividade é um processo extremamente importante para se ter sucesso no resultado da operação.

Junto a isso, determinar os prazos de entregas de cada uma, considerando a rotina disponível, é um processo que também demanda muita atenção e ponderação, mas que é indispensável.

Tudo isso vai garantir com que você consiga visualizar bem o planejamento e enxergar exatamente o que precisa ser feito e quando precisa ser feito, aumentando sua produtividade e não deixando brechas para atrasos ou execução errônea das atividades.

#03. Priorize por meio de critérios

É muito comum que surjam muitas demandas no dia a dia e na hora de executar (ou antes mesmo disso, na hora de planejar) e que se tenha o desejo ou a impressão de que é necessário realizar todas essas tarefas.

Mas como já falado, existem alguns limites dentro do seu trabalho, sendo necessário priorizar essas atividades para serem realizadas.

Essa priorização pode não ser fácil de início, mas é importante aqui que você consiga estabelecer algumas regras para entender o que é mais importante, o que é mais urgente, o que pode ficar de fora e o que pode ser repassado para outra pessoa ou departamento.

Para isso  existem inúmeros métodos que podem auxiliar nessa tomada de decisão. O uso de matrizes é bem comum e algumas das mais usadas no mercado de trabalho e na gestão de tempo pessoal são:

  • Matriz custo-benefício;
  • Matriz RICE;
  • Matriz GUT;
  • Matriz de Eisenhower.
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Matriz de Eisenhower – Gestão do Tempo

Esses meios podem ser adaptados para sua realidade do trabalho é importante que isso seja feito já que trabalhos diferentes em setores diferentes demandam prioridades diferentes.

Por exemplo: para o seu setor, pode ser que o mais prioritário sejam as atividades relacionadas aos clientes de contas maiores. Contudo, para outro setor a prioridade pode ser os pedidos mais antigos.

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Assim é interessante que você (junto ao seu time, caso tenha) consiga definir quais são seus meios que serão usados para poder ranquear atividades e assim fazer um bom planejamento.

#04. Planeje e replaneje

Uma das principais alavancas para otimizar a sua produtividade no trabalho é realizar um bom planejamento.

Considerando os pontos já citados aqui, será possível determinar quais tarefas serão feitas, quando serão feitas e como serão feitas em um determinado horizonte de tempo.

Nesse contexto, é indispensável a definição da periodicidade com a qual você vai realizar o planejamento das atividades do seu trabalho.

Sobre isso muitas empresas já possuem a sua rotina de planejamento. Contudo, caso a sua organização ainda não tenha ou caso você trabalhe de forma autônoma, é necessário estabelecer esses ciclos.

Ainda assim, um aspecto extremamente necessário para o sucesso da sua gestão de tempo é o replanejamento.

Isso não quer dizer que você irá mudar completamente o plano quando surgirem imprevistos ou novas atividades, mas sim que você irá monitorar o que foi planejado e o que está sendo executado e realinhar o plano só quando realmente for necessário.

É válido ressaltar que a flexibilidade e a rigidez para alterar o planejamento é um ponto de equilíbrio muitas vezes difícil de ser encontrado, mas, sem dúvidas, absolutamente vital para uma boa produtividade e manutenção de um bom fluxo de trabalho 

#05. Escolha as ferramentas certas

Uso de ferramentas adequadas para sua realidade é determinante para a sua gestão do tempo e produtividade.

Uma boa ferramenta deve ser capaz de concentrar todas as informações que você precisa inserir dentro do seu planejamento e ao mesmo tempo exibir o que você precisa enxergar no plano que montou

Não só isso, é preciso que a ferramenta também te dê a capacidade de atualizar o progresso do seu planejamento para que você consiga fazer a gestão da sua produtividade no trabalho.

Para isso, você pode usar desde uma  folha de papel até um sofisticado software de computador. Hoje em dia as possibilidades são infinitas e o que vale aqui é escolher o que  sem mais se adequa para a sua realidade.

Diversas organizações já utilizam esses sistemas e disponibilizam esses softwares para que os funcionários e a gestão da empresa consigam controlar a operação.

Contudo, muitas vezes, não nos adaptamos inteiramente ao uso rotineiro desses softwares. Nesse caso, é válido buscar uma forma complementar de fazer a gestão das suas atividades, caso seja possível, com o uso de uma outra ferramenta adicional.

Algumas ferramentas de gestão de tempo são amplamente usadas no meio profissional  e que também podem ser usados para o controle da gestão de tempo pessoal algumas delas são:

  • Google Agenda;
  • Google Keep;
  • Trello;
  • Planner;
  • Kanban.

#06. Não tente executar tudo ao mesmo tempo

Dentre os maiores erros na gestão do tempo, a realização de várias tarefas de forma simultânea é um dos piores. É cientificamente comprovado que tentar ser multitarefas na maioria das vezes não gera maior produtividade.

Realizar tarefas simultâneas só faz com que você fique dividindo o seu foco entre mais de uma coisa ao mesmo tempo, sem de fato conseguir executar alguma delas bem pelo tempo que perde para conseguir se concentrar em uma e em outra.

Com bom planejamento você deve iniciar uma tarefa e finalizá-la por completo: fazer uma coisa de cada vez. Assim, o seu cérebro consegue assimilar as informações de cada uma de forma concentrada e focada.

#07. Considere sua rotina além do trabalho

Levar em conta a sua realidade para além do trabalho pode ser uma virada de chave no aumento da sua produtividade. Isso acontece porque o resto do seu dia tem sim influência na sua jornada de trabalho.

Muitas coisas que acontecem na sua rotina podem contribuir para piorar ou melhorar a sua produtividade no trabalho, como: sono, alimentação, atividades físicas, deslocamento urbano, compromissos pessoais, etc.

Por exemplo: dependendo da sua rotina, você pode ter melhor desempenho fazendo tarefas mais complexas no início da manhã ou no final do expediente. Assim, deverá planejar suas atividades considerando essa premissa.

Conclusão

Diante desses tópicos, é possível enxergar que alcançar uma boa produtividade no trabalho depende muito de como está sendo feita a gestão do tempo. Logo, essa capacidade de gerenciamento se tornou uma habilidade muito importante nos profissionais na atualizade.

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