Escritório compartilhado: entenda o conceito e quando usar

Tendo surgido como um ambiente de trabalho que promova uma maior colaboração entre quem a utiliza, o escritório compartilhado tem ganhado popularidade por ser um meio para a integração de pessoas de diversas áreas para realizarem suas atividades profissionais em um mesmo espaço.

Mas o que é um escritório compartilhado?

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Quando a questão é a definição de escritório compartilhado se tem algumas polêmicas, como por exemplo, se escritório compartilhado é o mesmo que coworking. As definições podem ser diferentes a partir de diferentes pessoas ou instituições.

Existem as empresas mais conservadores que olham com desconfiança esse método mais moderno, onde mesmo que o escritório compartilhado venha a ter bons resultados e apresentando um crescimento absurdo nos últimos anos, continuam a se manter nos métodos e padrões mais antigos.

A nova economia de compartilhamento aproximou as pessoas que buscam um novo e mais rentável modelo de trabalho. Assim, os coworkings tem se mostrado vantajosos para os empreendedores, por tornarem possível que se tire mais facilmente do papel as ideias, com um baixo custo.

Ao usarmos esse tipo de ambiente para o desenvolvimento de um trabalho com nossa equipe, encontramos diversos estilos de coworking. Onde mesmo havendo diversos escritórios que praticam esse método, a essência do negócio permanece a mesma: com a oferta de networking e a redução de custos.

Vantagens

Muitas empresas, principalmente as que estão iniciando suas vidas, podem optar por ambientes de escritório compartilhado, onde custos como água, luz e limpeza, assim como os suprimentos de escritório, tem um custo fixo, o que permite que se haja uma maior economia de capital, podendo empregá-lo em outras áreas do negócio.

Outras vantagens vindas da aplicação de métodos de escritório compartilhado são:

Ambiente Profissional

Escritórios compartilhados oferecem um ambiente mais sofisticado e com um perfil profissional para a empresa. Diferente de outros ambientes de trabalho, como o home office, que apresenta uma alta comodidade, no entanto pode comprometer o foco e a produtividade do cliente, devido a sua informalidade excessiva no trabalho, o escritório compartilhado irá apresentar as diversas características que irão tornar o ambiente profissional, e cômodo para os clientes, não sendo um empecilho para a sua produtividade.

Outra característica incentivada no escritório compartilhado é a criatividade e produtividade de seus frequentadores, onde haverá a interação entre diversas empresas e pessoas de diversos ramos, todas focadas em melhorar seus produtos e serviços.

Networking

Outro benefício trazido pelo escritório compartilhado é a oportunidade de trabalhar próximo de pessoas de diversas áreas, e profissões, diferentes. Isto pode ser um ótimo meio de se aumentar a sua rede de contatos, podendo encontrar de clientes a futuras oportunidades de contratar freelancers ao caminhar pelos corredores e salas dos escritórios compartilhados.

A diversidade promovida por este método é mais um fator a criar um ambiente colaborativo, em que todos possam interagir entre si, trocando experiências e sanando dúvidas. Trabalhar em um ambiente que permite uma boa comunicação e incentiva o debate construtivo irá reduzir a curva de aprendizagem, além de estimular a inovação em diversas áreas a partir de conhecimentos adquiridos com outros profissionais.

Boa infraestrutura e serviços

Como dito anteriormente, ao utilizarmos escritórios compartilhados temos acesso, muitas das vezes, a cozinha ou copa, internet segura, limpeza em dia e móveis de boa qualidade, além de diversos serviços, como recepcionista, secretária e motoboys. Estando tudo, em sua maioria, inclusos já na taxa que é paga ao escritório, podendo se acrescentar serviços, de acordo com a disponibilidade do escritório.

Diferente de um escritório tradicional, que além da necessidade de arcarmos com o aluguel, também temos que investir em infraestrutura do local, como móveis, equipamentos, energia, internet, limpeza, entre outras características essencialmente importantes em um negócio.

Salas de reunião

Outra vantagem são as salas de reunião disponíveis, essas são espaços estratégicos que podem ser usados pelo contratante ou eventualmente para receber clientes e fazer reuniões de negócios. Ao compararmos novamente ao home office, o escritório compartilhado irá sair na frente, pois muito dificilmente o profissional irá ter um espaço bem equipado e formalmente adequado para se receber clientes em sua própria casa.

Contratos Flexíveis

Quem está começando sua empresa, muitas das vezes, não tem condições de arcar com as exigências dos longos contratos de aluguel de escritórios tradicionais. Já que além de apresentarem altos valores, com muitas exigências e pouquíssimos quase sem retorno adequado às necessidades do profissional.

Assim, o escritório compartilhado apresentam uma maior proximidade com as necessidades do profissional autônomo, ou freelancer, pois oferece diversos planos flexíveis, que irão se adaptar de acordo com as necessidades de cada um. Podemos citar um profissional que não está em sua cidade sede, e então necessita de um local com boa infraestrutura, privacidade e segurança, por apenas algumas horas. O escritório compartilhado será então a melhor alternativa para este cenário.

Redução nos custos

Como vimos, o escritório compartilhado é uma ótima alternativa em diversos cenários, dos profissionais mais simples e que estão começando sua vida empresarial até as grandes e conceituadas empresas que já estão há anos no mercado.

Outro fator importante a se considerar é o gasto com o deslocamento até o local de trabalho. Como os escritórios compartilhados geralmente estão localizados em regiões centrais, proporcionam uma grande economia para os clientes, que podem então investir esse capital em seu próprio negócio, ou aperfeiçoar seus conhecimentos.

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Quando o escritório compartilhado é a melhor opção?

Como já vimos nesse post, os escritórios compartilhados oferecem as condições ideais para o trabalho de empresas, profissionais freelancers e autônomos. Apresentando um ambiente adequado, não só em sua infraestrutura, como no seu potencial de aumentar a networking e crescimento profissional para os profissionais que a estão contratando.

Empresas de pequeno porte, ou mesmo as de grande porte que não necessitam de um escritório fechado tradicional, se beneficiam em muito da contratação de um escritório compartilhado, tanto pela redução nos seus custos fixos e variáveis, como aluguel, energia e água, como também nos serviços como os de limpeza, segurança, entre outros.

Os espaços do escritório compartilhado são projetados de modo que incentivem o desenvolvimento de novas relações, trocas de experiências e criar conexões entre as pessoas. Deste modo, tendo um networking real e efetivo para que todos os envolvidos cooperem entre si e possam crescer juntos.

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