O avanço cada vez mais rápido da tecnologia permite que as empresas consigam constantemente fazer mudanças que melhorem significativamente os resultados de seus setores e do empreendimento de maneira geral.
Dentre esses avanços, a automação de processos ganha todos os dias mais e mais atenção de gestores que buscam por maior agilidade, rapidez, produtividade e desempenho nos seus negócios.
Isso acontece porque a automação de processos se mostra como uma solução muito inteligente de se atingir esse cenário tão sonhado por muitas organizações em todos os mercados.
Com a estratégia certa aliada a tecnologia ideal, é possível se atingir resultados muito bons com essa opção de melhoria de processos.
É possível dizer que a automação de processos de uma solução de eficiência operacional que consegue colocar as empresas em um patamar muito acima do que se conhece e gerar vantagens competitivas importantes e fortes.
Quando optar pela automação de processos?
De maneira resumida, a automação de processos consiste em submeter um processo ou partes dele a um sistema que realiza as etapas de maneira automática com o uso da tecnologia.
Sendo assim, uma empresa que deseja tornar sua operação mais veloz, inteligente, econômica e produtiva pode optar pela automação de processos para atingir esses resultados.
Normalmente, essa solução é buscada quando não se consegue mais realizar melhorias no processo de maneira tradicional, com modelagens triviais e “tradicionais”.
Contudo, o uso de tecnologia para automatizar processos pode sim, acontecer como uma primeira opção na melhora operacional de uma empresa ou setor.
Quais as vantagens de se ter processos automatizados?
Maior velocidade na operação
Quando se tem algumas etapas, ou todas, de um processos automatizadas é notório que as máquinas e sistemas que realizam tais etapas conseguem, na maioria das vezes, executá-las de forma muito veloz, quase que instantaneamente em alguns casos.
Se em determinado processo depende de uma ação humana que pode demorar horas para ser executada, com uma automação essa ação pode ser feita em segundos por um software.
Assim, num nível organizacional, a economia de tempo pode ser muito significativa, chegando a horas ou dias de redução de tempo de operação.
Desse modo, processos de suporte e processos que possuem interface direta com o cliente se tornam mais rápidos e otimizam a operação da empresa, aumentando o valor agregado mediante a rapidez com que essa operação ocorre.
Mais dados confiáveis e precisos
Processos que possuem etapas automatizadas em sistemas acabam gerando dados nessas bases digitais. Esses dados podem ser de data, hora, tempo de execução, informações sobre o produto produzido ou sobre o operador, etc.
Dependendo do sistema, é possível parametrizar quais dados se deseja colher durante a execução do processo automatizado e selecionar aquelas informações que são importantes de serem analisadas posteriormente.
Com esses dados em mão, a possibilidade de combiná-los e cruzá-los entre si para realizar análises ricas permite que se crie uma inteligência de negócio em um nível mais alto acerca desses processos em questão ou do setor no qual estão ocorrendo.
Processos padronizados
Ao submeter um processo a um sistema digital ou maquinário, tem-se a segurança de que essas ferramentas irão garantir que o processo ocorra de maneira padronizada de acordo com os parâmetros que foram configurados.
É preciso entender que essas máquinas só irão executar o que foi programado, logo a etapa de configuração e preparação dessas plataformas para executar os processos de forma automática deve ser feita com bastante atenção e cautela.
Redução de falhas
Com um processo mais padronizado, a garantia de que os níveis de falhas e erros serão minimizados é mais alta. Os sistemas vão operar de acordo com a parametrização configurada para eles.
A redução de erros é uma vantagem muito importante para qualquer negócio, pois gera menos retrabalho, maior velocidade, maior satisfação do cliente final do processo e uma maior garantia de qualidade total da operação.
Simplificação de atividades complexas
Se algumas partes de um processo são muito complexas e demoradas quando realizadas por um operador humano, ao se passar para um sistema que automatiza essas etapas é possível enxergar uma execução mais ágil e rápida.
Essa mudança consegue simplificar uma operação que antes era vista como complexa, pois partes do processo acontecem no sistema de automação, sobrando apenas algumas atividades para serem operadas pelos funcionários da empresa.
Assim, é possível dizer que a automação de processos permite que a organização consiga executar processos que antes eram vistos como impossíveis de serem realizados pela sua complexidade.
Aumento de produtividade
Quando se consegue automatizar um processo ou parte dele, os colaboradores que trabalham diretamente com esses processos ficam mais livres para executar outras tarefas enquanto os sistemas executam as etapas automatizadas.
Essa realidade faz com que funcionários consigam ser mais produtivos à medida que focam em atividades mais prioritárias e que demandam mais da capacidade de julgamento humano deles, deixando as demais tarefas para serem executadas pelos sistemas.
Redução de custos e despesas
Com redução de tempo de operação, aumento de produtividade, maior padronização, redução de falhas, atividades simplificadas e diversos outros benefícios gerados pela automação de processos, a redução de gastos também ocorre mediante isso tudo.
Com todos esses pontos, é possível observar uma minimização de custos e despesas na organização como consequência desses fatores.
Essa redução de gastos é um elemento muito buscado pelo gestores que se mobilizam para automatizar processos no negócio devido à vantagem que isso representa.
Melhores práticas na automação de processos
Escolha os sistemas ideias para a realidade da empresa
Alguns sistemas que são comumente usados por organizações de diversos mercados já possuem funcionalidades que facilitam a automação de partes dos processos executados com o auxílio deles.
Não só isso, algumas máquinas e ferramentas já conseguem facilitar o processos de automação com funcionalidades mais atuais, avanço muito importante para o setor industrial principalmente.
Contudo, em algumas realidades é necessário obter outros softwares para auxiliar ou fazer uma migração completa para outros sistemas com a finalidade de conseguir realizar as automações desejadas da melhor forma.
De qualquer maneira, é indispensável escolher bem os sistemas que serão usados para auxiliar o negócio na automação de processos, pois eles serão determinantes para se atingir o sucesso esperado com essa transformação ao nível organizacional ou departamental.
Priorize os processos mais importantes
Qualquer empresa em funcionamento possui uma quantidade considerável de processos executados em sua rotina e quanto maior a organização for, maior o volume de processos e a complexidade desses processos também tende a aumentar.
Com esse contexto, é muito difícil automatizar muitos processos de uma só vez. Assim, é necessário se fazer um mapeamento das necessidades da empresa e priorizar quais processos são os mais importantes de serem automatizados primeiro.
Começar listando os processos de cada setor e depois analisar os níveis de complexidade, oportunidades de melhoria, problemas e importância de cada um irá ajudar a fazer essa priorização e determinar por onde se deve começar.
Com isso conseguirá automatizar os processos da empresa ou departamento por partes, começando pelo mais crítico para o negócio e, provavelmente, pelo que irá agregar mais valor ou o que faz mais sentido para a realidade atual da organização.
Comece testando
A automação de processos pode ser uma mudança complicada, demorada e complexa para muitas empresas. É preciso de planejamento, foco, conhecimento e paciência para realizar as mudanças necessárias e conseguir colher os frutos disso tudo.
Por isso é estratégico começar a fazer projetos piloto, com a automação de um ou um grupo pequeno de processos e fazer um período de teste para entender a aderência da empresa a essas mudanças, resultados colhidos e alterações necessárias.
Grande parte das mudanças que ocorrem numa empresa sofrem resistências e dificuldades para ocorrerem de forma plena, por isso optar por fazer testes e tratar essas mudanças como projetos de teste pode ser uma alternativa muito inteligente.
É preciso deixar isso claro para os envolvidos e então é provável que a aceitação dessas mudanças seja bem melhor o maximizado.
Conclusão
Organizações que buscam um salto de eficiência operacional optam cada vez mais pela automação de seus processos. Essa solução se mostra muito forte e um divisor de águas em muitas empresas.
A G Trigueiro pode ajudar seu empreendimento na automação de processos. Quer saber mais? Fale conosco
