O que é automação de processos
A automação de processos pode ser mais simples do que se imagina, consiste na transformação de tarefas, antes feitas de forma manual, em processos automáticos por meio da tecnologia.
Essa tecnologia pode ser de qualquer tipo, não somente sistemas robustos, mas ferramentas, máquinas, planilhas, etc.
Essa automação pode acontecer de forma integral, de modo que o processo seja executado do começo ao fim de forma automática, ou parcial, de maneira que algum operador humano precise executar algumas partes desse processo.
Essa alternativa pode ter uma aplicação muito fácil e rápida ou demorada e complexa. Tudo irá depender dos processos que se deseja automatizar e das ferramentas que serão usadas para isso.
Como automatizar processos
- Priorizar operações
Automatizar todos os processos da empresa de uma só vez é uma ideia utópica. Aqui, o foco deve ser em identificar os processos mais importantes de passarem por essa transformação e priorizar quais serão automatizados primeiro.
Caso tenha dificuldade nessa priorização, é interessante a ajuda de uma empresa ou especialista que entende muito do assunto. Apenas o que for crítico deve ser automatizado primeiro.
- Mapear a sequência de atividades
Em seguida, é preciso mapear o processo, identificando como ele começa, quais são as tarefas que ocorrem ao longo dele, como ocorrem, quem executa e onde acontecem, bem como o processo finaliza e qual o seu produto final.
Só assim será possível entender tudo sobre aquela atividade que se deseja automatizar.
- Modelar o processo
Com o processo mapeado, é hora de fazer uma análise crítica sobre ele e identificar inicialmente o que pode ser melhorado nele. Após isso, é hora de apontar quais partes dele podem ser automatizadas.
Essa etapa é importante pois é o planejamento necessário antes de partir para a automatização de fato.
- Configurar software para a execução do processo
Finalmente, é preciso configurar as ferramentas escolhidas e parametrizá-las para receber os processos, pode ser que seja necessário inserir alguns dados específicos de cada processo para isso.
Ao final disso, é indispensável realizar testes para verificar se tudo está acontecendo como o esperado antes de colocar o sistema para rodar na rotina da empresa.
Benefícios da automação de processos
- Informações mais completas e precisas
Quando um processo está inserido dentro de um sistema tecnológico, máquinas e softwares normalmente precisam de dados corretos e completos para conseguir operar. Da mesma forma, também geram dados precisos, por operarem automaticamente.
Logo, nesse cenário, os processos só iniciam e continuam com essas informações inseridas nesses sistemas. Assim, há garantia de que aquela operação terá registrado todos os dados necessários, os quais estarão a disposição para serem acessados.
Esse ponto fornece um benefício poderoso para a empresa ou setor, pois evita a perda de informações e se constrói um banco de dados confiável e completo.
Informações como data, responsáveis, resultado, etc são só algumas que podem ser registradas de forma automática e depois consultadas. Daí, podem surgir muitos indicadores de desempenho que a organização poderá passar a controlar.
Num contexto o qual informação é poder e valor dos dados cresce cada dia mais com a tecnologia, é indispensável para qualquer negócio conseguir ter informações precisas sobre sua operação, usando essas tecnologias que avançam com muita velocidade.
- Possibilidade de executar processos complexos
É comum encontrar organizações que apresentam dificuldade de executar alguns processos que deseja, o que ocasiona a desistência de operá-los ou a má operação deles. Assim, a empresa deixa de lado uma atividade que poderia agregar muito valor para ela.
Isso pode acontecer por diversos motivos, desde a complexidade do processo ou necessidade de muito recurso de tempo humano, o que é caro.
Frente a isso, a automação de processos aparece como uma resposta para que essas tarefas consigam ser executadas de maneira tecnológica e sem demandar recursos tão custosos como normalmente acontece.
- Aumento de produtividade
Ainda nesse assunto, essa tecnologia pode colocar a empresa num patamar o qual consegue deixar máquinas e sistemas fazendo o trabalho antes pensado como impossível e permitir que seus colaboradores possam focar em outras atividades.
Muitas atividades como preenchimento de informações, coleta de dados, atualização de sistemas e disparo de informações ou operações podem tomar muito tempo dos funcionários.
Tudo isso pode ser feito por um sistema hoje em dia, deixando os funcionários mais livres para colocar sua atenção em outras atividades que agregam valor para o negócio e que pedem por um raciocínio humano maior.
Essa melhoria não aumenta só a produtividade de um colaborador de forma individual, mas sim de um setor inteiro ou até de uma empresa por completo.
Pequenas e grandes automações podem ser uma alavanca muito poderosa para gerar essas melhorias.
- Redução de tempo de operação
Muitos processos executados por sistemas acontecem quase que de forma instantânea. Já os por máquinas também apresentam um tempo de execução mais curto comparado ao mesmo processo feito por um humano, normalmente.
Diante disso, os ganhos no tempo de execução dessas atividades pode chegar a níveis muito altos.
Essa redução pode ir de segundos até dias, deixando que um processo tenha seu tempo reduzido em uma proporção menor ou até zerar.
- Maior padronização
Como já citado, máquinas e softwares costumam ser parametrizados para só operarem mediante certas condições específicas. Por esse motivo, os processos realizados por esses meios se tornam mais padronizados.
A padronização é o sonho de empresas mas inatingível para outras, isso porque ela traz ganhos muito significativos mas pode ser difícil de ser realizada e mantida.
Com a padronização de processos, se garante que cada operação irá estar sob controle e sendo executada de acordo com os parâmetros definidos, da maneira correta. Além disso, o resultado final do processo também sai de maneira padrão.
Isso tudo significa que o cliente final de cada processo poderá ter a segurança de que irá receber aquela agregação de valor como esperado. Tudo isso pode ser muito facilitado quando se escolhe automatizar esses processos.
Assim, a qualidade da operação do negócio sobe a um patamar mais alto, com uma confiabilidade maior gerada pela automação dos processos.
- Menos erros
Com processos mais padronizados, os erros reduzem de forma drástica. Isso porque ferramentas e sistemas que operam de maneira automática, em sua maioria, não permitem que um erro aconteça no processo, a não ser que aconteça algum bug ou falha.
Essa vantagem importante faz com que se tenha menos paradas para corrigir erros, menos clientes insatisfeitos com produtos ou serviços fora do padrão, menores custos de reparação e garantia de que a tarefa foi executada de forma plena e correta.
- Gastos mais baixos
Com todos os benefícios já citados é possível se atingir uma redução de custos de uma dimensão muito interessante para o negócio.
Quanto mais processos automatizados, menores tempo de execução, mais padrão, menos erros e maior produtividade. Isso tudo retorna menores gastos com esses processos.
Os gastos com mão-de-obra serão melhor aproveitados pois o funcionários estará agregando mais valor para o negócio, deixando de fazer aquelas tarefas que passaram a ser automáticas. Isso reduz muito o custo do produto ou serviço, ou as despesas gerais.
Além disso, os gastos com retrabalho reduzem também ao passo que máquinas e sistemas executam atividades com quase zero erros. Minimizando o tempo, recurso e dinheiro que são desprendidos para reparar esses eventos.
No final de tudo, o cliente recebe o seu produto/serviço no tempo certo e da forma correta, deixando-o mais satisfeito e com maior probabilidade de voltar a consumir na empresa e se tornar um promotor do negócio. Diminuindo custos de aquisição de clientes.
Conclusão
A automação de processo é um meio muito usado, mesmo sem ter ciência disso, hoje em dia por uma grande parcela das organizações a nível global. Essa melhoria empresarial pode elevar o nível de serviço ao mesmo tempo que reduz custos.
Portanto, é possível dizer que quando se investe nessa transformação, eleva-se de forma significativa o patamar o qual a empresa está inserida. Afinal, num mercado cada vez mais tecnológico, sobrevive e se diferencia quem usa os aparatos digitais como aliados.
