Um arquivo morto é o terror e o motivo de estresse de muitos empreendedores que trabalham com gestão de documentos, sabia? Pois eles são grandes impactadores de pessoas que precisam manter a organização de um negócio.
Neste conteúdo, nós explicaremos como ele pode causar menos dor de cabeça para a sua empresa, e como se livrar dele da maneira mais adequada.
Pronto para a leitura?
Afinal, o que é um arquivo morto?
Infelizmente, boa parte desses documentos não podem ser descartados, pois, há leis que tratam especificamente deste assunto e, caso não cumpridas, geram multas para as empresas.
E quando esses documentos não possuem mais utilidade e precisam ser guardados por tempo indeterminado damos o nome de “arquivo morto”.
Agora, apenas saber disso não é o suficiente, pois se sua empresa não está guardando estes arquivos da forma certa, você está correndo sérios riscos de segurança e até financeiros.
Qual o ciclo de vida de um arquivo?
Antes de falarmos sobre o tempo que a lei determina que determinados tipos de documentos sejam guardados, é importante destacar algumas das consequências que a empresa pode sofrer, caso não tenha boas políticas de armazenamento de arquivo morto.
- Poderá sofrer cobranças indevidas por parte de fornecedores de serviços, como eletricidade, água, internet, etc, inclusive por contas que já foram pagas, como aluguel, impostos, entre outros;
- Não poderá vender equipamentos que não têm mais utilidade por não ter a nota fiscal dos bens;
- Poderá ser processada por ex-funcionários e terá que pagar todos os direitos novamente, com acréscimo de multas e juros, em casos de documentos relacionados ao cumprimento de direitos trabalhistas.
Existem normas que regulamentam o tempo de guarda para as documentações de uma empresa. Conhecemos esse período como temporalidade dos documentos, conforme diz o Código Tributário Nacional, o Código Civil e a própria Constituição Federal brasileira.
Esse tempo varia conforme o tipo de documento — tributário ou trabalhista — e conforme a norma legal que rege a documentação. O recomendado, para a maioria dos casos, é armazenar o arquivo morto por cinco anos. Contudo, existem casos em que o ideal é guardar a papelada até que ela atinja a decadência, como os livros obrigatórios.
Como organizar o arquivo morto?
Agora que você já sabe o que é arquivo morto e qual a importância de cumprir com as exigências sobre temporalidade de documentos, mostraremos algumas boas práticas para gerenciar a documentação que não pode ser descartada.
Mantenha tudo junto
Mesmo que haja uma boa gestão de armazenamento dos documentos, separando-os em pastas, armários e gavetas, chega em um momento em que o acúmulo de papéis se torna um problema.
Sendo assim, o ideal é guardá-los todos juntos e, de preferência, em um lugar no qual eles possam ficar organizados, facilitando o acesso, quando necessário. Para isso, um box privativo de self storage pode ser altamente vantajoso, pelo fato de:
- Não exigir contrato de fidelidade — a empresa faz uma contratação mensal do box pelo tempo que precisar e pode cancelar quando quiser, sem se preocupar com multas contratuais;
- Permitir a personalização do espaço, de acordo com suas preferências e necessidades;
- Liberar o espaço físico da empresa — a infraestrutura da organização é destinada ao core business, e não ao armazenamento de arquivo morto.
Categorias
Para facilitar o manuseamento do arquivo morto, é muito importante aplicar técnicas de identificação por tipo de documento, isto é, diferentes categorias. Separe por setores, por data ou por natureza, pois quanto mais organizados, mais fácil será encontrar o que você precisa.
Tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada dos negócios e uma ótima maneira de utilizá-la para melhorar a organização de arquivo morto é digitalizar os documentos, antes de transferi-los para um espaço físico específico.
Ao transformar os documentos da empresa em arquivos digitais, você elimina o risco perdas e danos por desgastes naturais ou manuseamento.
Guarda Física
Existem algumas estratégias que vão te ajudar a manter a organização do seu arquivo morto de forma simples e descomplicada. Siga os passos e facilite a rotina da sua gestão!
Planeje seu arquivo
O planejamento é o primeiro passo para entender as necessidades de armazenamento do seu arquivo morto.
Você deve começar pela classificação dos documentos, arrumando-os em categorias e subcategorias que vão facilitar a organização dos seus papéis. Dessa forma, você otimiza tempo e espaço.
Escolha um local
Digitalizar seus documentos é necessário, devido ao desgaste causado pelo tempo. No entanto, os papéis originais devem ser armazenados em um local com condições e ambientes adequados para melhor manutenção destes.
Classifique seu arquivo
Existem várias formas eficazes de classificar arquivos mortos, sendo que o maior desafio é encontrar o formato ideal para o seu gerenciamento.
Você pode dividir por departamentos, tipo de material, data, gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, entre outros.
Contudo, nossa dica valiosa é: se um documento se encaixa em mais de uma categoria, crie uma anotação para sinalizar às quais pertencem. Isso facilitará muito suas buscas futuras!
Manutenção do arquivo
É imprescindível o acompanhamento dos fluxos de guarda dos documentos. Desta maneira, os papéis que já não precisam ser armazenados podem ser descartados e dar espaço aos novos.
Conclusão
Como pudemos ver, o arquivo morto são documentos que impactam na gestão do negócio, mas que podem ser solucionados de uma maneira prática e eficaz.
Nós, da G Trigueiro, estamos sempre pensando na comodidade dos nossos clientes de maneira eficaz e prática.
Caso tenha ficado alguma dúvida, basta conversar com um de nossos especialistas.
