Hoje o nosso assunto irá abranger um tópico muito interessante, que é a assinatura de documentos de maneira remota!
Assinar documentos pode parecer uma tarefa muito simples, mas a sua simplicidade traz uma responsabilidade gigantesca, principalmente quando vinculamos as assinaturas dentro do mercado empreendedor.
Neste conteúdo, iremos ensinar como assinar documentos onde você estiver, agilizando todo o processo e oferecendo uma maior flexibilidade para os seus portadores.
Pronto para a leitura?
O que é uma assinatura digital?
A assinatura digital é uma chave virtual privada, vinculada a um certificado digital, que assume a legalidade de uma assinatura comum, assim como no papel.
Para os advogados, a assinatura digital e o certificado digital podem ser incluídos diretamente nas carteiras da OAB, que vêm com um chip eletrônico com esse propósito.
Embora pareça algo frágil, a assinatura digital é completamente segura, pois é criptografada, ou seja, é protegida por códigos que fazem com que apenas o seu dono consiga utilizá-la.
Além disso, ela é vinculada a um certificado digital, que é uma identidade virtual que permite a identificação de uma pessoa e validação de sua veracidade.
O certificado e o aceite são gerados por uma Autoridade Certificadora (AC) que associa a pessoa a uma chave criptográfica que confirma a identidade do utilizador.
Assinar documentos de forma remota é possível?
A resposta é, sim!
Um problema recorrente para quem trabalha apenas com assinatura à caneta é ter que enviar documentos impressos de um lugar para outro ou esperar que a pessoa responsável pela assinatura se desloque até o escritório. Nas férias, isso pode atrasar o fechamento de contratos importantes e causar prejuízos ao negócio.
A solução para esse tipo de problema é contar com um produto de assinatura eletrônica, que é uma forma segura, rápida e eficaz de assinar documentos de qualquer lugar e a qualquer hora. É possível inclusive fazer isso até mesmo quando estiver sem internet, já que o recurso pode permitir interações offline quando pré-programada. O aplicativo do DocuSign eSignature, por exemplo, tem essa funcionalidade e pode ser baixado gratuitamente nas lojas dos aplicativos.
Pensando de forma mais abrangente, a assinatura eletrônica se faz necessária no cotidiano das empresas como um todo, não somente em períodos de férias, especialmente desde que o trabalho remoto começou a ganhar mais espaço. Por isso mesmo, 95% das organizações já usam esse tipo de recurso ou pretendem adotá-lo no futuro.
É possível fazer a assinatura pelo celular?
Assinar documentos de maneira remota é uma maravilha, não é mesmo?
Agora imagine não precisar de um computador por perto, poder assinar diretamente pelo celular… Aqui, separamos alguns documentos em que você pode assinar tendo um celular na palma da mão.
Desse jeito, é possível assinar documentos como:
- Contratos de venda;
- ordens de compra;
- acordos com fornecedores;
- relatórios de despesas;
- processamento de faturas;
- cartas de intenção;
- acordos de confidencialidade, também chamados de NDA (Non Disclosure Agreement);
- documentos de recursos humanos.
Como assinar documentos? E por onde assinar?
Depois de saber como assinar documentos de forma remota durante as férias, você deve estar se perguntando como se faz isso na prática. A seguir, confira um passo a passo para assinar contratos online com o DocuSign eSignature, o produto de assinatura eletrônica da DocuSign:
- para começar, é preciso que o remetente do documento se torne cliente dessa solução de assinatura eletrônica. Os signatários, por sua vez, não precisam ser clientes da plataforma; (Ou você pode realizar um teste grátis da plataforma e enviar 3 documentos para serem assinados)
- o remetente deve acessar a plataforma, selecionar o documento a ser assinado e os e-mails de quem vai assiná-lo;
- no documento, o remetente deve marcar os campos onde a assinatura será inserida e clicar em “enviar” para que os signatários o recebam;
- usando apenas o celular, os signatários podem assinar o documento eletronicamente e com toda a segurança. Para isso, é só fazer um cadastro na DocuSign sem nenhum custo e criar a própria assinatura em questão de minutos.
O cadastro pode ser feito diretamente no aplicativo, que está disponível para download em dispositivos Android, Windows, iOS e iPadOS. Todo o processo se torna ainda mais rápido a partir do momento que todas as partes já estão cadastradas.
Conclusão
Viu? Assinar documentos de maneira remota oferece uma maior agilidade em situações burocráticas, e existem diversas formas dela ser realizada.
Nós, da G trigueiro, estamos sempre de olho nas tendências e maneiras de executar e otimizar os nossos processos. Caso tenha ficado alguma dúvida, fale com um de nossos especialistas, adoraremos te ajudar!
Até o próximo conteúdo.
