DESCRIÇÃO
Os principais problemas encontrados no Natal Shopping com relação a seus documentos foram a falta de estrutura adequada para guarda, propício à danos graves de deterioração; o alto custo do m2 do shopping, que estava sendo disposto para guarda de documentos; a falta de padronização das informações e a dificuldade de rastreamento dos registros documentais.
Ao serem enviados para a Arquivar, houve a organização de todos os arquivos, com higienização e troca de caixas. Junto a estes procedimentos, todos os departamentos foram inseridos no processo de indexação, destacando-se o departamento financeiro/contábil pela digitalização de todos os documentos de um período de 7 anos, o que facilita a rastreabilidade destes registros para possíveis fiscalizações.
O projeto também conta com a utilização do software GED Arquivar para facilitar a forma de consulta das informações, possibilitando o agrupamento e envio dos documentos de forma personalizada, além de facilitar o seu acesso principalmente para a central do grupo nacional que o Natal Shopping faz parte.
Apesar do tempo curto para execução do serviço, devido a demandas internas do shopping, a Arquivar conseguiu entregar o projeto de maneira satisfatória, com feedbacks positivos do cliente, gerando grandes melhorias e agilidade dos processos.
