Neste conteúdo iremos falar um pouco sobre a secretaria digital, um assunto que está dando muito o que falar no mercado empreendedor e aqui iremos tirar as suas dúvidas sobre este tema.

Ao adotar um sistema para a secretaria digital, as instituições de ensino dão um passo a mais para a transformação digital e podem focar no ponto de modernização do seu negócio, andando ao mesmo ritmo que outros segmentos, como a industrial, por exemplo.

Está pronto para ver como a secretaria digital é importante e como implementá-la?

Continue lendo este conteúdo.

Afinal, o que é secretaria digital?

Para implementar a secretaria digital, é necessário uma plataforma que será usada pelas instituições de ensino para gerenciar seus documentos e acervo acadêmico.

Todos os processos e documentos gerados pelas áreas administrativas e acadêmicas, agora devem ser digitizados para trazer mais eficiência e produtividade – dentre muitos outros benefícios que vamos falar mais à frente.

Na ferramenta, é possível armazenar, organizar, acessar e compartilhar:

• Documentos pessoais, acadêmicos e financeiros
• Certificados
• Contratos
• Registros de matrículas
• Notas de alunos
• Controle de presença e outros.

Assim, todo o acervo acadêmico e administrativo da instituição, antes arquivado em papéis, fica digitalizado. Isso gera redução de custos com impressão e armazenamento, traz segurança para a memória da instituição e mais eficiência na gestão desses documentos tão importantes para o universo acadêmico.

Quais os principais benefícios da secretaria digital?

Criamos uma lista de benefícios que a secretaria digital pode proporcionar ao seu negócio. Aderir este método, potencializa a gestão de processos do seu negócio e também facilita na eficiência e produtividade dos colaboradores.

Confira:

#01. Processos automatizados

A secretaria digital potencializa os processos de maneira mais eficaz, facilitando a comunicação e a realização de atividades para diversos grupos, por exemplo, para uma instituição educacional, ele agrega valor para grupos de interesses – alunos, pais de alunos, professores, corpo docente e administrativo, Governo e outros.

#02. Mais sustentabilidade

Eliminar papéis, contribuindo para o meio ambiente. Ao digitalizar os documentos, a instituição dispensa a necessidade de imprimir tantos arquivos e cópias.

Uma das intenções é criar um sistema de ensino “paperless”.

Isso também é muito vantajoso para reduzir a necessidade de espaço físico para arquivamento de documentos e, claro, cortar custos com impressão.

#03. Integrar a gestão acadêmica

A Secretaria Digital vem para preencher um gap encontrado em muitas instituições de ensino: a gestão segmentada. As secretarias, diretorias específicas, setor financeiro, jurídico, marketing e outros, funcionam separadamente, cada um com seu próprio sistema, regras e atendendo aos seus próprios objetivos.

Este formato tradicional, acaba atrasando o processo entre diversos setores, pois ocorre muita duplicação de documentos, tarefas repetitivas, falhas na comunicação, entre outras situações embaraçosas.

#04. Ter um acervo na nuvem

Com a implementação da Secretaria Digital, também será possível modernizar a gestão e migrar os documentos para a nuvem e até soluções mobile, ou seja, no celular.

O uso de uma plataforma permite inserir um controle de acesso, que possibilita autorizar e limitar a visualização, a edição e o compartilhamento de arquivos de acordo com o cargo, por exemplo.

#05. Cyber segurança

Ter uma secretaria digital proporciona uma maior segurança aos dados e documentos de um negócio, pois ela tem o intuito de se aliar a segurança da informação, por meio do cyber security, diminuindo as possibilidades de fraude e vazamento de dados.

#06. Rastreabilidade

Com este método, é muito mais fácil localizar qualquer documento que tenha sido registrado através da secretaria digital. Basta filtrar pelo nome, código, identificação, entre outros meios que o gestor optar.

#07. Conservação

Por fim, um excelente benefício da Secretaria Digital é preservar os documentos.

Em papel, os arquivos originais podem ser danificados pelo manuseio e deteriorados com a ação do tempo. Ao perder um documento, parte da memória e do patrimônio da instituição de ensino é perdida, o que não acontece quando está digitalizado de forma segura.

E para garantir que todas as instituições do sistema de ensino público implementem suas Secretarias Digitais, o Ministério da Educação (MEC) publicou uma norma, a Portaria 315/18.

Principais exigências da Portaria 315/18.

As principais exigências da norma que devem ser atendidas pelas instituições de ensino estão relacionadas à criação de uma Secretaria Digital, de modo que cumpram as seguintes questões:

• Digitalizar todos os documentos acadêmicos, garantindo sua integridade, durabilidade, autenticidade e confiabilidade.
• Fazer uma gestão contínua e automatizada da base de dados.
• Indexar os documentos de maneira que eles possam ser prontamente localizados e recuperados no acervo acadêmico digital.
• Criar um método de reproduzir o acervo, para garantir sua segurança e preservação. Essas cópias são fundamentais para a memória documental da instituição.
• Usar o certificado digital com padrão ICP-Brasil, conforme exige a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ao aplicar o certificado digital aos documentos, é possível validá-los juridicamente.

Como migrar para a secretaria digital?

Para fazer a migração para a Secretaria Digital, é preciso implementar um sistema digital para automatização dos processos e fazer o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, o que chamamos de GED.

O GED é uma tecnologia que possibilita, justamente, digitalizar, armazenar, acessar, compartilhar e editar documentos e acervos, de forma segura e em nuvem.

Para iniciar a transição e fazer o GED, a instituição deve apresentar um plano de digitalização de serviços para o Ministério da Educação e criar um comitê gestor do acervo.

A partir desse plano, o comitê pode implementar o sistema eletrônico de gestão de sua preferência, contanto que atenda às exigências que falamos aqui.

No sistema, toda a papelada das secretarias acadêmicas deve ser digitalizada, até o prazo estipulado. É interessante também observar a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, estipulada pelo MEC para as IES federais.

Este documento define o prazo de guarda dos documentos do acervo acadêmico. Assim, é importante manter os arquivos físicos até que esse período determinado se conclua.

As pessoas autorizadas a gerenciar os documentos, devem ter sua assinatura eletrônica e o certificado digital conforme o padrão ICP-Brasil.

Conclusão

Vimos neste conteúdo, o quão importante a secretaria digital acaba sendo para os negócios, principalmente para as instituições financeiras, não é mesmo?

Nós, da G Trigueiro pensamos muito nas automatizações de processos e como elas podem ser grandes facilitadoras para diversos modelos de negócios.

Caso tenha ficado alguma dúvida, pode falar com um de nossos especialistas, pois estamos prontos para te auxiliar da melhor maneira!

Até o nosso próximo conteúdo.