Como ter um controle de processos eficaz dentro da empresa?

As empresas possuem diversas áreas que são essenciais para o seu funcionamento eficaz, desde a parte administrativa, até a financeira, e todas elas envolvem processos, sejam eles curtos, médios, ou longos, de alta ou de baixa complexidade que precisam de bastante cuidado e atenção para serem executados. Esses processos podem ser de compras, vendas, estoque, marketing, logística, ou até mesmo de prestação de serviços.

Muitas vezes alguns processos são mediados pelas mesmas pessoas, mas é de extrema importância que esses processos sejam documentados por algumas questões, entre elas, o histórico e repasse desses processos, pois é importante saber o que já foi feito anteriormente e como é feito hoje em dia, além de também ter tudo muito bem guardado por medidas de segurança, caso o colaborador pelo qual execute esse processo precise se ausentar, por exemplo, e alguém precise executá-los, eles estarão sob alcance e vai ser mais fácil pôr em prática. Além desses pontos, facilmente pode-se listar algumas consequências geradas pelo não controle dos processos, chegando até a influenciar no financeiro da empresa, entre elas:

  • Baixo volume de produtividade – por não ter o controle, não consegue ter uma métrica sem poder até mesmo colocar metas nas entregas, dificultando diretamente a produção da equipe, pois provavelmente seus colaboradores não terão noção do andamento do negócio.
  • Dificuldades de logística – fica ainda mais complicado gerir a logística de forma eficaz, principalmente por não ter documentados processos anteriores, ocasionando até um grande período de tempo para fazer o levantamento de dados para facilitar processos.
  • Grande desperdício de matéria-prima – por não ter um processo mapeado, fica complicado ter uma noção do que se está fazendo com toda a matéria-prima para a produção, seja até mesmo a que “sobra”, pois dependendo da sua quantidade/qualidade, elas podem ser reaproveitadas com outras finalidades.
  • Alto custo para produção de ítens – possui total ligação com a logística, pois o capital também está envolvido e precisa de muito cuidado para geri-lo. 
  • Dificuldades de comunicação – a comunicação é um dos principais pontos quando se fala sobre controle de processos, pois é através dela que podemos notificar as pessoas sobre serviços, informa-las, repassar etapas, entre outras finalidades. De forma geral, a comunicação é a base de tudo, seja ela direta ou indireta, automatizada ou não.

Incrível, concorda?! O bom controle e gerenciamento de processos pode resultar inúmeros benefícios para a empresa, que,infelizmente, muitas organizações acabam esquecendo que, ao otimizar seus processos, elas podem gerar mais resultados, o que acaba ocasionando em empresas e equipes mais produtivas entregando,assim, mais ao mercado, seja em organização privada ou pública, de maneira indireta ou não.

Vale a pena salientar que cada empresa possui imbróglios específicos e os processos precisam ser adaptados às suas respectivas áreas, logo, fica mais fácil mapear bem suas dificuldades.

Atualmente, diversas empresas estão tendo problemas em lidar com seus processos e controlá-los, isso acontece à falta de organização ou gestão desses processos, em que, muitas vezes, partes importantes destes são extraviadas caso não sejam documentadas e muito bem armazenadas. Em decorrência disso, surge a necessidade de controlar e gerenciar de maneira eficaz esses processos, até mesmo utilizando soluções que contribuem para a boa gestão.

Aqui vai algumas dicas que podem influenciar no bom funcionamento do controle da gestão de processos da sua empresa:

Esquematize seus processos – Quando existe um bom fluxograma de processos, podemos fazer com que ele seja mais palpável e tenhamos mais noção de como podemos otimiza-los, destrinchando todas as etapas necessárias para a execução, pessoas envolvidas para o desenvolvimento do processo e geralmente, tempo de duração. Assim, podendo até mesmo identificar possíveis falhas e traçar planos de ações para serem postos em prática.

Padronize a documentação – É de suma necessidade que a documentação seja padronizada para facilitar que todos os colaboradores tenham noção de como funciona tal processo, pois caso haja algum problema com o responsável por executar algum processo, ele esteja todo mapeado e por ter uma linguagem apenas da empresa, facilita o entendimento entre os colaboradores. A ideia é que facilitem todo o processos no repasse das informações.

Redija metas – Após recolher todas as informações necessárias, é importante traçar metas para que cada setor tenha um direcionamento do que precisa ser feito. Dessa forma, vale a pena salientar que essas metas precisam desafiar o setor/colaborador, mas é importante certificar-se que  essas metas sejam atingíveis. Outro ponto que vale ressaltar, é sobre elas estarem alinhadas com o planejamento estratégico da organização. 

Indicadores de desempenho – Os indicadores possuem uma função muito importante no controle desses processos, pois é a partir deles que pode ser criado um estímulo no que diz respeito aos colaboradores, através do quão estimulados eles estão, podendo ser feito o engajamento deles e, só assim, podemos metrificar todo o desempenho daquilo que vem sendo posto em prática. 

Elabore um planejamento – Ao elaborar um planejamento, fica bem mais fácil metrificar o que vai sendo concluído de acordo com as datas postas para cada atividade/ação, assim, fazendo um check-in com tudo o que precisa ser feito, você consegue ter uma noção maior do andamento das coisas, e consegue notar mudanças, mesmo que sejam mínimas.

Treine seus colaboradores – Treinar seus colaboradores é importante para eles se adaptarem ao “novo” modelo de empresa que está sendo proposto. Não adianta propor várias metodologias e suas  aplicações práticas, quando na verdade elas só fazem sentido pra você, se não é oferecido treinamentos que capacitem os colaboradores para que as atividades sejam executadas com êxito, da maneira ideal. 

Explique a importância dessas novas práticas aos seus colaboradores – Para algumas pessoas, algumas práticas ainda são complicadas quando se é falado sobre algo totalmente novo, facilitando até mesmo a aceitação do que é para ser posto em prática, chegando até mesmo a prejudicar toda uma equipe. Por isso é importante gerar autoridade sobre essas novas  práticas com seus colaboradores para que eles tenham noção do quão significativo são essas ações para a empresa.

Tudo é feito a partir de ações, e é apenas através delas que você vai conseguir descobrir se algo vai dar certo ou não. Procure sempre implantar algo novo na sua empresa, pois até mesmo o engajamento com os colaboradores, facilita. Espero que tenha curtido o conteúdo!

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