Empresas paperless e certificados digitais: descubra o que são

A tecnologia está presente em tudo hoje e ela está à nossa disposição para usarmos em nosso favor. E as empresas paperless fazem parte disso.

Ao passar dos anos, muitas revoluções foram acontecendo em todas as áreas, visando sempre a otimização de resultados e a utilização de novas tecnologias.

Essas tecnologias foram sendo desenvolvidas de acordo com as necessidades do ser humano, e ao passar do tempo outras questões também foram sendo postas em pauta.

Pontos como:

  • Sustentabilidade;
  • Preservação do meio ambiente; e
  • Redução do uso de recursos naturais.

Foram fatores a serem estudados e analisados, atrelando-os a tecnologia e o que ela pode oferecer para essas áreas, visando amenizar os impactos ambientais negativos proporcionados ao meio ambiente.

É bem importante, concorda?!

E pouco a pouco novas coisas foram sendo desenvolvidas e testadas, e hoje, a tecnologia faz parte do nosso dia a dia.

Conseguiu compreender? 

Mas aí você provavelmente vai parar e se perguntar:

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“Qual é exatamente a ligação de tudo isso com o mundo corporativo?”

Algumas modificações precisaram ser feitas para que pudéssemos alcançar “novos horizontes” e precisamos estar sempre em constante mudança.

Sempre há algo para consertar, processos a serem otimizados, sistemas a serem desenvolvidos, e agora não seria diferente.

A ligação de tudo isso o que você viu com o mercado corporativo é a redução do uso de recursos naturais, principalmente tendo em vista a escassez da falta de cuidado e os resultados.

Resultados/consequências que já estamos vivenciando a curto prazo, mas que também sentiremos o impacto a longo prazo.

Toda e qualquer ação pode mudar o rumo da coisa, portanto, bastante cuidado.

Ao adotar o estilo “paperless” no mercado corporativo, empresas contribuem com o desenvolvimento do meio ambiente, além de tornar todos os seus processos mais simples, objetivos, menos burocráticos e com uma maior gestão de dados.

Sem falar que, todos os trâmites das demandas administrativas seriam vetados, transformando tudo em digital!

Interessante, concorda?! Já pensou em não ter que lidar com tudo isso e com os problemas que proporciona, desde a perda de documentos até mesmo a forma de localiza-los.

Inclusive, temos um postblog sobre como transformar departamentos do Financeiro em digitais, talvez interesse você.

E agora, novamente você se pergunta como, e uma das chaves está no nosso próximo parágrafo.

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Empresas paperless

Afinal, o que são empresas paperless?

Primeiramente, paperless em tradução livre significa “sem papel” e esse termo pode ser atrelado a diversos tipos de instituições, e tem o objetivo de acabar ou reduzir o uso de papel, fazendo até mesmo o uso consciente e sustentável dos recursos naturais.

Quando atrelado ao mundo corporativo, é facilmente visualizado a partir de diversos âmbitos. E isso causa impactos incríveis ao mundo.

Há algum tempo as empresas já visavam a redução do uso do papel, até mesmo por ele “dificultar” alguns processos e burocratizar situações que poderiam ter um fluxo mais rápido.

O termo paperless no mercado de trabalho fala a respeito até mesmo do aumento da produtividade de colaboradores e gestão de tempo.

E inclusive, recomendamos um postblog que fala sobre 5 livros para te auxiliar na gestão de processos, vale a pena conferir!

Ele além de ser muito importante para o negócio, é uma atividade sustentável e faz parte até mesmo do branding da sua empresa.

Um outro ponto bastante importante é que sua empresa vai economizar, haverá uma redução de custos a partir do momento em que o uso do papel não será mais necessário, tal como o uso de canetas, carimbos, clips, grampos, autenticações, armazenamentos e muitos outros.

Ao adotar esse estilo de negócio para a sua empresa, você também irá conseguir ter mais espaço físico, a gestão dos documentos pode ser feita digitalmente, além de oferecer mais estabilidade e segurança para sua instituição.

Interessante, né?

Tudo isso, em prol da continuidade de sua empresa e preservação do meio ambiente.
Algumas iniciativas podem ser tomadas para começar a transformação do ambiente e fazer com que a empresa adote o estilo paperless.

Podendo ser eles:

  • Digitalização de documentos
  • Gestão e armazenamento de dados
  • Certificados digitais.

Aprenda um pouco mais sobre como fazer isso a seguir!

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Digitalização de documentos

Ao adotar esse tipo de negócio, a digitalização de documentos passa a ser algo indispensável.

E não só nesse estilo, mas também empresas “modernas” passaram a adotar, tendo em vista os benefícios que a digitalização e gestão eletrônica de documentos proporciona.
Ela é muito importante e faz toda a diferença!

Gestão e armazenamento de dados

Um serviço de armazenamento em nuvem também faz toda a diferença neste momento. Muitas coisas vão precisar ser guardadas e, quando necessário, acessadas.

Logo, o ideal é fazer a guarda de todos os documentos, pois ao contratar até mesmo uma nuvem para isso ou terceirize a digitalização de documentos, você irá conseguir notar toda a diferença que faz.

Certificados digitais

Ao investir em certificados digitais, ele permite que o usuário assine documentos digitalmente, autentifique operações eletrônicas e muito mais!

Tudo isso, dentro da lei e assegurado pela justiça.

E isso permite até mesmo que empresas também adotem o modelo de negócios inside sales que consiste na prática de vendas internas sem a necessidade de se deslocar até ao cliente.

Ou seja, economizando tempo, dinheiro, gasolina, papel… e dando adeus às burocracias.

Interessante, concorda?! Você praticamente pode vender mais e para quem você quiser, estando assegurado de todos os seus direitos.

Existem alguns tipos de certificados e vamos detalhar dois dos mais importantes para você:

Tipos de certificados

E-CPF – Geralmente ele é utilizado por pessoas físicas, mas ele pode ser utilizado por donos/donas de negócios enquanto representantes legais.

Seu uso costuma ser feito para emitir contratos de câmbio, comprovar contratos bancários e até mesmo entregar declarações de renda.

E-CNPJ – Esse tipo de certificado digital é o recomendado e que melhor se aplica a empresas, ele é a versão online do CNPJ. Proporcionando o uso para assinaturas eletrônicas, entregas de declarações, dados de operações, e muito mais.

E aí? Gostou do conteúdo? Esperamos que sim!

Os certificados digitais e as empresas paperless estão cada vez mais presentes no mundo corporativo e você não vai ficar de fora, né?

Caso ainda tenha restado alguma dúvida ou queira esclarecer algo, entre em contato conosco que iremos te ajudar!

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