Um assunto que muitas pessoas se questionam é sobre os documentos fiscais, e provavelmente você já passou por algum momento que precisava deles, ou simplesmente, se questionou da sua funcionalidade, não é mesmo?

Neste conteúdo, iremos tirar as dúvidas sobre ele e explicar o tempo ideal e quais documentos devem realmente ser guardados.

Pronto para a leitura?

O que são os documentos fiscais?

Documentos fiscais são declarações emitidas diante de qualquer operação realizada entre empresas, órgãos públicos ou pessoas físicas.

Eles caracterizam diversos tipos de operações, como transações (a venda de bens ou de prestação de serviços), bem como comprovam que a tributação foi devidamente realizada.

E bom, veja bem:

Se a sua empresa efetua qualquer tipo de operação tributável, mesmo que seja isenta de impostos, é obrigada a emitir os devidos documentos fiscais.

Portanto, os documentos fiscais são obrigatórios para as empresas, que devem realizar sua escrituração e armazená-los por um prazo de 5 anos.

Hoje em dia, boa parte dos documentos fiscais são emitidos eletronicamente — alguns deles, inclusive, devem contar com certificado digital para garantir a proteção dos dados.

Os documentos fiscais são realmente importantes?

Os documentos fiscais são instrumentos importantíssimos para que a empresa cumpra com o compliance fiscal, não se comprometendo com o Fisco.

Na verdade, a correta emissão dos documentos fiscais é uma obrigação prevista em lei. Se um negócio for pego não emitindo-os (seja de forma deliberada ou não), pode ser enquadrado como sonegação de impostos.

De acordo com a Lei 4.729/65, o responsável pode cumprir pena de detenção de seis meses a dois anos, além de ser penalizado com uma multa de duas a cinco vezes o valor do tributo devido.

Pesado, certo?

Por isso, entre as missões diárias das empresas, a gestão dos documentos fiscais se destaca.

Afinal, conforme um negócio cresce, o número de movimentações e operações também cresce.

O que é muito bom para a empresa, mas também significa uma carga muito maior de documentos a serem emitidos, transmitidos, armazenados e protegidos.

Portanto, uma boa e moderna gestão fiscal é necessária para que, entre outras coisas, facilite-se a busca por documentos específicos sempre que for necessário.

Os tipos de documentos fiscais

Separamos uma lista com os tipos de documentos fiscais que é necessário você saber:

2.1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias)

A NF-e, modelo 55, é um documento fiscal eletrônico, de existência apenas digital, que deve ser emitido em diversas operações comerciais envolvendo a circulação de mercadorias — venda para pessoa jurídica, devolução, transferência, entre outros — e, em alguns casos, de serviços. 

2.2.   CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O CT-e é um documento eletrônico que acompanha a prestação de serviços de transporte. Assim como a NF-e, ele é emitido e armazenado eletronicamente e possui o documento auxiliar denominado DACTE. Tem como finalidade prestar contas sobre serviços relacionados à movimentação de cargas, seja no modal rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.

2.3.   NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) 

A NFS-e é também um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela RFB, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada. Esse documento tem a finalidade de documentar as operações de prestação de serviços.

2.4.   NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica)

A NFC-e é um documento fiscal eletrônico emitido para o consumidor final e está alinhado às propostas do SPED fiscal. Trata-se de um documento que pode ter o DANFE impresso por uma impressora comum, sem a necessidade de permissões ou de compra de equipamentos caros.

2.5.  CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico)

O CF-e é emitido através do SAT – Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos. É o documento fiscal emitido por grande parte do varejo do estado de São Paulo.

2.6.   MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos)

O MDF-e é um documento emitido e armazenado eletronicamente para vincular documentos fiscais transportados na carga, como a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico). A principal finalidade desse documento é acompanhar o registro dos documentos fiscais em trânsito e identificar as unidades de carga utilizadas. 

O manifesto deve ocorrer por empresas prestadoras de serviço de transporte para operações que envolvam mais de um CT-e, ou pelas demais empresas nas operações cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, com mais de uma nota fiscal.

2.7.   Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)

A Nota Fiscal Avulsa pode ser emitida por micro e pequenas empresas, autônomos que não possuem CNPJ, microempreendedores individuais e por não contribuintes do ICMS. Em alguns estados também pode ser emitida por contribuinte CNPJ com IE (Inscrição Estadual) que não tenha operações regulares interestaduais e que ainda utiliza talão de nota fiscal manual. Porém, para as operações interestaduais é obrigatória a emissão de documento eletrônico. Para isso, a SEFAZ disponibiliza esse serviço de emissão de documentos avulsos diretamente em atendimento ao posto fiscal. 

Quanto tempo os documentos fiscais devem ser armazenados?

Os documentos fiscais devem ser armazenados, em sua maioria, por 5 anos.

Este é o prazo para auditoria do Fisco, que pode exigi-los para realizar um levantamento completo das movimentações da empresa durante os últimos anos.

De acordo com o Código Tributário Nacional, incluem-se na lista de documentos fiscais que devem ser armazenados por 5 anos os seguintes:

• Simples Nacional;
• CSLL/PIS/COFINS;
• Imposto de Renda;
• Livros Fiscais e Contábeis;
• SPED Contábil e/ou Fiscal;
• Notas Fiscais, Recibos e demais comprovantes.

Conclusão

Está pronto para tirar os documentos fiscais da gaveta ou armazená-los? Esperamos que este conteúdo tenha sido válido para você, e que seu conhecimento sobre documentos fiscais tenha aumentado!

Nós, da G Trigueiro estamos sempre atualizando os nossos documentos e verificando os seus prazos de validade, aliás, ninguém gosta de acúmulo de papelada, não é mesmo?

Caso tenha ficado alguma dúvida, fale com um de nossos especialistas. (:

Até o próximo conteúdo!