Como você está cuidando do maior ativo da sua empresa?

Você sabe qual é este ativo?

Seus DOCUMENTOS!

Eles são seus maiores ativos. Como gerador de receitas, ou para resguardar sua empresa de futuros gastos ou custos desnecessários.

Existem vários documentos como: ativos, contratos, propostas, documentos dos seus colaboradores… em áreas especificas ainda tem prontuários médicos, históricos escolares, documentos com valor históricos e entre outros.

Então te pergunto novamente, como você está cuidando do maior ativo da sua empresa?

 

Venho aqui te passar algumas informações e dicas para que sua empresa possa iniciar e dar continuidade em uma gestão documental assertiva e eficaz. 

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Quando falamos de Gestão Documental, muitas pessoas pensam de imediato na  questão de digitalização, mas a gestão vai muito além, a digitalização do seu acervo é um dos serviços e pode ser talvez uma das soluções, pois este universo é muito amplo.

Lembrando que um acervo digital bagunçado é pior e mais difícil de localização do que um acervo físico.

A forma de gestão pode ser feita de várias maneiras, mas o ideal e primordial é começar com um projeto base para alinhamentos e principalmente ter noção do seu acervo e tipologia documental.

Com o desenvolvimento deste projeto, partimos para algumas definições, como por exemplo o local de guarda/organização do acervo.

Este ponto pode ser realizado internamente nas empresas, mas indico a guarda externa/terceirizada.

Irei colocar alguns pontos para justificar esta escolha:

  • Redução de custos com mão de obra e espaço físico interno para a administração do acervo;
  • Comodidade nas consultas aos documentos físicos, agilizando os processos de auditorias e fiscalizações;
  • Controle dos usuários que possuem acesso aos documentos;
  • Facilidade de acesso aos documentos via web, evitando extravios;

Entre outras grandes vantagens, mas o ponto final é que está não é atividade fim da sua empresa, então você terceirizando vai poder focar em sua fonte de receita.

Com desenvolvimento do projeto e definição da guarda, a gestão pode seguir em várias vertentes, como por exemplo: criação da tabela de temporalidade.

Um fator muito importante, é que várias empresas guardam diversos documentos sem necessidade, documentos que já podem ser descartados. Muita atenção a este ponto, pois tem que ser totalmente correto, um descarte seguro e seguindo todas as normas legais.

Outro ponto fundamental é usar a tecnologia a seu favor na gestão documental, procurar uma empresa que tem uma estrutura física para parte do acervo, mas que tem toda a  parte do Software muito forte, para assim trabalhar alinhado na sua gestão. 

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Com o desenvolvimento do projeto, podemos mapear fluxos e trabalhar com gestão de processos dentro da empresa, abaixo irei citar algumas vantagens de trabalhar com um  modelo de Software ligado na gestão de processos –  Workflow.

  • Gerenciamento automatizado que permite a redução de recursos humanos;
  • Monitoramento do processo em tempo real, permitindo saber por quem, onde e quando as informações foram acessadas, além de quais foram as ações tomadas;
  • Controle das tarefas atribuídas a cada colaborador;
  • Etapas e recursos configuráveis de acordo com a necessidade de cada empresa;
  • Alarmes de atividades em atraso para o responsável;
  • Melhoria no atendimento ao cliente por meio de respostas rápidas e precisas.

Entenda que não há um método único na Gestão Documental

Uma empresa tem suas peculiaridades que são exclusivas, como se fosse o seu DNA operacional, por isso, não há como adotar um único método para realizar uma gestão de documentos.

Nesse contexto de adoção da metodologia para arquivamento, deve ser analisada a natureza dos documentos e a estrutura da organização.

Desse modo, alguns documentos terão a organização com base na sua numeração sequencial, outros pela data de competência, data de vencimento ou natureza do assunto que se refere, por este motivo a elaboração do projeto é fundamental.

Por essa característica, é de extrema importância a parte tecnológica para auxiliar a gestão, assim com um sistema GED, ajuda no processo de  arquivamento e resgate das informações.

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Assim, uma empresa pode adotar várias metodologias no arquivamento dos seus documentos.

Por exemplo: os processos administrativos podem ser arquivados pela sua numeração sequencial e ano, os pagamentos pela sua data de vencimento e as suas obrigações junto aos órgãos regulatórios, pela sua data de competência e natureza.

O importante é contar com profissionais especialistas da área de gestão de documentos que te ajudarão a traçar os melhores métodos de acordo com o perfil do seu negócio, pois, isso permitirá o arquivamento da maneira certa, criação de processos e acesso às informações quando necessário.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções!

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